电子政务系统中的档案管理探讨

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  • 更新时间2018-05-17
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  摘要:随着科技的发展,为人们的生活带来的巨大改变,不断发展的新技术改变着文字的储藏形式。电子文件是科技进步的产物,也逐渐成为档案存储的一种有效形式。在电子政务系统中的档案管理,一直是电子档案管理中的重要组成部分。而电子档案管理和传统意义上的档案管理不一样,依托于强大的技术支撑。就目前来说,电子政务系统中的档案管理虽然取得了一定的成就,但是其中也还是存在一定问题的。本文主要从电子政务系统中的档案管理中存在的问题以及提升电子政务系统中的档案管理能力的措施,这两方面进行了详细的阐述。


  关键词:电子政务系统档案管理


  近些年来,随着计算机技术、网络技术为代表的现代信息技术的飞跃发展,为社会经济发展格局带来了巨大变化。随着社会主义现代化建设的进一步推进,我国电子政务建设逐步起步发展,电子政务系统中的档案管理便是其中相当重要的一部分。档案管理不仅仅是对过去的记录,更是对今后的发展的反思,其重要性不言而喻。利用电子政务系统存储档案,优化借阅流程,增加使用率,在一定程度上提升了档案的利用效率,同时对原始材料也是有一定保护作用的,能够最大程度发挥档案的作用。当然了,电子政务系统中的档案管理还有很长一段路要走,我们要建设怎样的电子档案管理系统,提供什么样的服务等等这些都是需要我们在实践的发展中不断探索的。


  一、电子政务系统中的档案管理中存在的问题


  (一)档案移交的不规范


  首先,是对移交档案认识的不充分。在档案移交过程中,很多时候仅仅是对单份电子数据的移交,而未能关注到每一份电子数据背后的因果联系,忽视了档案背后的事件发展的整体性,对今后档案作用的发挥起到了一定的阻碍作用。其次,便是移交过程的不合理。电子档案和纸质档案不一样,可以存在很多的原始档案,这也就造成管理人员对备份的依赖性很强,备份越多,在某种程度上来说,就是越安全。因为遗失了某一份,还有其他的备份存在。但是这也从侧面说明了档案管理的不合规范性。最后电子档案的移交一般来说还有纸质档案的存在,再核两者的时候,存在移交时间上的差别,间接性造成了移交过程中工作量的增加。


  (二)技术条件的制约


  电子档案的机密等级不一样,那么对其保存的时间、方式也不一样。而随着时间的推移,档案的数量必将是不断增加的,所以这也对档案管理技术提出了更高的要求,以便能够满足时代的要求。在面对不同等级的档案要进行及时的处理,以确保技术能够满足档案保存以及查询的质量。同时技术条件还制约着档案的安全性。如果说电子档案管理系统薄弱,那么就会存在相当大的安全隐患。比方说,一些不法分子和黑客,利用系统中的漏洞,使相关档案信息外露,会出现损坏和缺失的可能性。这些都是电子档案管理中面临的技术挑战。


  (三)管理制度的缺失


  档案的管理最终落实到人的身上,比方说在管理过程中出现人为操作不当或则和其他意外情况等等,都会对档案的完整性造成一定的威胁。所以说,要求档案管理形成一个有效的闭环,能够最大程度上减少意外情况的出现。而一旦遇到意外情况,管理制度缺失的弊端会更加的凸显。档案数据信息管理缺乏完整性,责权不一致,档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找确认,便极容易出现互相推诿的局面。这也在一定程度上反映出档案监督管理机制的缺失。监管不当,在运行期间以及出现问题,都将面临不小的挑战。毕竟,制度是保证电子档案管理系统运行的框架,一旦丢失了这个框架,问题便会接踵而至。


  二、提升电子政务系统中的档案管理能力的措施


  (一)对档案移交的規范管理


  在电子政务系统中的档案管理,不仅仅是将档案的资料存放起来,同时也应该是为今后决策提供必要的依据,让档案发挥出应有的作用。首先在档案移交中,应该建立相应的管理机制,对不同机密级别的档案分门别类的保存好。按照一定的逻辑顺序分门别类的归纳好,并编制相应的归档条例,做到人人按照制度办事,为档案的归档提供理论依据。当然了,在档案移交管理中,还应该对电子档案的完整性以及移交标准做出相应的考查,确保其满足移交的标准。电子政务系统中的档案的管理,在前期对档案的移交做出相应规范的管理,以便为接下来作用的发挥奠定基础。


  (二)重视电子档案的安全性


  对电子档案而言,和传统的纸质档案还是有区别的,在内外界的影响下,对档案的安全性极容易产生威胁,并且电子档案的存放管理依靠于一定的科学技术基础。一旦黑客从外部攻击,很难对原有的档案进行恢复处理。所以说,我们要为电子档案管理建设一个强有力的技术保障。首先,不断提升电子档案管理系统的技术管理,积极学习和引进国内外的先进技术,加快电子档案的升级管理。其次,便是对管理人员安全意识的培养。时代不一样,管理手段不一样,所需要管理人员的专业素质也是不一样的。对于这些电子档案的管理人员应该具备较高的计算机专业素养,对于出现的一些基本的安全常识能够有所了解,能够及时发现和处理实际管理中的问题。最后便是一个较高层次的管理,应该是对原有管理方式的不断升级改造,对现有档案管理模式进行大胆调整和创新,以便更好的适应时代发展的需求。


  (三)做好信息整合工作


  对于档案管理不仅仅是将这些资料存放起来,更为重要的为今后的发展提供必要的历史史实以及决策依据。所以说我们在点在档案的管理中,还应该管理信息整合工作,促使管理效率以及档案使用率的提升。首先,利用电子档案信息管理优势,建立相应的使用机制,实现信息和实体使用的一体化目标。让管理人员在档案的归放时,就应该考虑到每一份档案的历史联系,这样才能够帮助借阅者了解整件事情发展的来龙去脉,实现信息高效整合。其次,对现有管理方法和形式进行不断的改进,对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用,实现高效的信息整合,从而实现提升电子政务系统中档案管理效果的目标。


  三、总结


  电子政务档案系统的建设,对推动档案现代化管理具有极其重要的意义,同时也是现代化档案管理的发展方向。所以说,档案部门应明确自身在电子文件与档案管理全流程中的定位,从而真正发挥自身的作用。管理,说到底都是依靠人来制定实施的管理,只不过管理对象不同。在进行电子档案政务管理的时,我们应该不断提升从业人员的专业素质,为电子档案规章制度的制定,技术的提升提供坚实的壁垒,从而不断优化电子政务系统中的档案管理。电子政务系统中的档案管理,是一个长期的过程,我们要根据时代对电子档案的要求不断做出调整,以便更好的发挥电子档案的作用。


  参考文献 

  [1]陈永生,杨茜茜,侯衡,苏焕宁.电子政务系统中的档案管理:问题与思考[J]. 档案学研究,2015(02) 

  [2]米静.电子政务系统中档案管理的问题与思考[J].中国管理信息化,2016,(18) 

  [3]林晓东.电子政务系统中的档案管理安全保障浅析[J]. 信息化建设,2016,(06) 

    作者:蔡秋华