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企业电子档案管理工作纳入国家电子商务发展规划

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  • 更新时间2020-09-08
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近期,商务部、中央网信办、国家发展改革委三部门联合印发了《电子商务“十三五”发展规划》(以下简称《规划》)和《促进电子商务发展三年行动实施方案(2016—2018年)》(以下简称《实施方案》),将企业电子文件归档和电子档案管理工作纳入到了其中。

 

  主要内容

 

  《规划》由商务部牵头,与中央网信办和国家发展改革委联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“四、专项行动”的“(一)电子商务信息基础设施建设工作”中,分别为“1.电子商务综合管理平台建设行动”和“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”。

 

  其中,“1.电子商务综合管理平台建设行动”提出,要“加快企业电子档案管理制度及平台建设。完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准,推进电子档案管理,形成电子发票信息库,建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台。在符合国家法律法规前提下,实现各级平台互联共享,依托国家电子商务示范城市,面向各类电子商务交易与服务平台,发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”。

 

  “3.电子商务商业信息服务平台发展行动”提出,要“支持电子商务交易平台研发数据产品。支持企业依托大数据及统一编码技术,创新电子档案收集和利用方式,盘活电子商务交易平台海量交易数据信息,提供合法合规的数据信息产品,提高电子商务经营效率与水平”。

 

  《实施方案》由国家发展改革委牵头,与商务部、中央网信办联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“二、主要任务”的“(一)电子商务基础设施建设专项行动”中,分别为“4.电子印章管理及电子合同应用工程”和“5.电子发票推广工程”。

 

  其中,“4.电子印章管理及电子合同应用工程”提出,要“建立电子合同、电子合同档案管理相关标准规范及制度,建设电子合同公共服务平台,为各类电子商务市场主体提供规范化电子合同相关服务”。

 

  “5.电子发票推广工程”提出,要“完善电子发票、电子会计档案等管理制度;推进电子会计档案管理”。

 

  有关背景

 

  新一轮的科技革命孕育出了电子商务,并已成为当今我国经济下行压力中逆势增长的新亮点。随着经济的发展以及信息技术深入广泛的应用,电子商务可谓是如日中天。受到人们热捧的网上购物,极大地提升了国家信息消费需求的层次。然而,纵观其流程,从进货、存储到配货、发货都已是全流程信息化。这就促使人们开始思考电子档案的管理应当如何促进国家经济的发展。

 

  在财务会计领域,以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案以几何级数量增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式,这导致财务会计工作由分散走向了集中,以前分散的会计档案全部集中至区域中心,使财务共享中心纸质的会计档案管理不堪重负。

 

  在此背景下,各企业强烈要求会计凭证、账本和报表等会计档案电子化,以应对《企业会计信息化工作规范》出台带来的需求,并通过电子文件归档,解决电子商务发展过程中对电子文件管理的需求,这既可以促进电子商务的发展,又可以拉动居民消费,从而促进国家经济发展的转型升级。

 

  2012年2月6日,国家发展改革委联合

 

  12个部委共同下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》,其中第二条专门提出:“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门,组织开展会计档案电子化管理试点工作,修订完善《会计档案管理办法》,研究完善电子会计档案管理制度,推进电子会计档案在电子商务领域中的应用,充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用,推动电子商务领域会计信息化,提高会计信息质量。”

 

  2015年5月4日,国务院下发了《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》,专门要求财政部、税务总局、国家档案局、国家标准委等部门逐步推行电子发票和电子会计档案综合试点工作,完善相关技术标准和规章制度。

 

  为此,国家档案局做了大量的工作来落实这两个文件。2013—2014年,国家档案局联合国家发展改革委、财政部、审计署、税务总局批准中国联通、中国电信、中国人保开展会计档案电子化管理和电子发票及电子会计档案综合试点。试点单位不仅可以用电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、银行回单和内部信息系统产生的原始凭证,而且可以接收电子发票直接入账归档。对此,国务院给予高度关注,第一时间在国务院门户网上予以报道;与此同时,与财务会计有关的各大网站也纷纷报道了这一消息,凤凰卫视财经新闻同样也予以报道。一项电子文件管理试点政策能够取得如此反响,是因为电子会计文件的规范化管理和归档有效降低了电子商务企业经营的成本,推进了可信交易的环境建设,为助推国家电子商务的发展提供了有力支撑。据统计,仅一家中央二级企业,一年就能节省各种费用600多万元。

 

  基于国家档案局卓有成效的工作,各有关部门认识到了电子档案管理在经济发展中的重要作用。2016年,国家发展改革委牵头成立“促进电子商务发展部际综合协调工作组”时,国家档案局也成为其中一个成员单位。在随后促进电子商务发展部际综合协调工作组制定《规划》和《行动方案》的过程中,国家档案局充分发挥了成员单位的作用,广泛宣传和展示两次电子会计档案试点的成效,强调电子档案管理对电子商务发展的重要作用,得到了有关部门的认可和肯定,遂将电子档案管理工作纳入到了上述两个文件之中。

 

  落实中长期规划有关措施

 

  为落实《规划》和《行动方案》,国家档案局领导高度重视,制定了“十三五”期间落实的具体措施。

 

  一是推进电子商务企业数字档案馆(室)建设试点,每年遴选一定数量的电子商务企业作为试点单位参与数字档案馆(室)建设。

 

  二是大力推进企业电子文件归档与电子档案管理试点工作,与国家发展改革委共同开展企业电子文件归档与电子档案管理试点。“十三五”期间分期推进企业参与试点,在验收通过后,选出典型示范企业并向全国推广。

 

  三是探索电子商务电子档案信息开发利用的新方式,探索采用大数据技术开发电子商务电子档案资源,建立电子商务电子档案资源开发成果转化为数据信息产品的机制,会同税务主管部门推进电子发票档案公共利用平台建设,形成电子发票档案查询利用新机制,探索电子发票档案编研成果新形式,探索基于档案数据的电子发票大数据产品推广利用机制。

 

  四是加强企业电子档案管理制度规范建设,制定电子商务平台电子文件归档与电子档案管理规范,包括归档范围规范、接口标准、元数据管理规范、归档流程指南、利用规范等;编制电子发票入账归档管理指引和电子发票平台数据归档指南。

 

  五是推进新《会计档案管理办法》的实施,会同财政部编制电子会计档案管理案例汇编,每年推出若干家电子会计档案管理示范企业,定期组织研讨会、培训班,推进新《会计档案管理办法》的宣传与实施。

 

  六是对电子商务平台电子文件归档与电子档案管理难点技术进行攻关,开展电子商务企业电子档案利用方式创新研究,探索引入大数据技术开发电子商务系统电子档案的思路,盘活海量交易数据信息。

 

  七是鼓励电子商务企业加入企业档案工作协作组、组织专家组,为制定政策、规章、标准规范等提供咨询,就工作中的技术难点开展攻关。

 

  有关工作纳入《规划》的意义

 

  1.有利于通过服务国家经济建设提高档案工作的地位

 

  近年来,电子商务发展风起云涌,在经济增长中比重越来越大,将电子文件归档和电子档案管理纳入电子商务规划,通过电子文件归档和电子档案管理工作促进电子商务的发展,使档案工作前所未有地贴近经济建设的主战场。这是贯彻档案工作服务中心和服务大局的重要措施,也是档案工作为经济建设服务的具体体现。

 

  2.有利于加强档案资源建设

 

  电子商务作为人类社会活动的一部分,与人类其他社会活动一样,会产生大量的记录,最终形成大量档案。但由于电子商务活动高度电子化,较少形成传统载体的档案,所以容易导致档案资源的大量流失。将档案工作纳入国家电子商务规划,使档案工作提前介入电子商务活动,保证电子商务活动形成的档案资源应收尽收,有利于维护电子商务档案资源的安全

 

  3.有利于推进电子文件归档和电子档案管理工作

 

  电子商务活动的一大显著特点便是交易活动和记录的电子化,由于形成电子文件的形式多种多样,导致归档难度较大。把电子文件归档和电子档案管理工作纳入国家电子商务规划,将促进电子文件归档和电子档案管理技术难点的解决,将促进互联网、云计算技术背景下的电子文件归档和电子管理工作,从而形成具有中国特色的电子文件归档和电子档案管理体系。通过电子商务企业电子文件归档和电子档案管理工作的典型示范效应,推动全国电子文件归档和电子档案管理工作。

 

  4.有利于将档案融入国家大数据行动

 

  《规划》提出“支持企业依托大数据及统一编码技术,创新电子档案收集和利用方式,盘活电子商务交易平台海量交易数据信息,提供合法合规的数据信息产品,提高电子商务经营效率与水平”。此要求的含义是,为提高电子商务经营的效率与水平,将依托电子档案数据形成大数据产品,从而盘活电子商务交易平台的海量交易数据信息。为了达到这一目的,企业要采用大数据及统一编码技术,创新电子档案收集和利用的方式,使电子档案数据方便地成为大数据产品。这表明,电子商务平台形成的电子档案将成为大数据产品的来源,为档案工作真正融入大数据行动提供了机遇。