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谈企业体系文件的信息化管理

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  • 更新时间2022-09-22
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  摘    要:从体系文件信息化系统设置、文件征求意见的应用、文件的宣贯和使用等5个方面阐述了企业体系文件的信息化管理和应用,从而在通过企业体系文件信息化实现文件全流程管理和管控的同时,提高文件的使用效率和质量。


  关键词:企业: 体系文件管理:信息化;


  Talk About the Information Management of Enterprise System Documents


  JING Chengkui NIE Jiayan


  Anhui Gujing Gongjiu Co.,Ltd. Anhui Run An Xin Ke Testing Technology Co.,Ltd.


  Abstract:


  The information management and application of enterprise system documents are elaborated from five aspects, such as the setting of the system document information system, the application of the document solicitation, and the publicity and use of the document, so as to improve the efficiency and quality of the use of the document while realizing the whole process management and control of the document through the informationization of the enterprise system document.


  Keyword:


  Enterprise; System document management; Informatization;


  1 前言


  企业体系文件管理是一项重要而繁琐的工作,因此需要建立完善的文件控制程序,并通过文件管理人员很大的耐心和细心,才能完成体系文件安全有效的管理控制。同时,企业通过纸质版文件进行各类体系文件和表单的登记,导致员工对各管理体系及文件的源头不了解,实际工作需要的文件找不到,或找到的文件是非现行有效,文件适用性太差又不能及时修改完善等,这种现状的存在将导致过程管理失控,员工工作效率低下,企业日常运行管理存在一定的风险。


  信息化是将传统业务中的流程和数据通过信息系统采集处理,通过将技术应用于个别资源或流程来提高效率,同时实现信息的共享和高效利用。随着大数据时代的到来,传统纸质管理体系文件已很难满足现在企业快速发展的需求,文件的信息化管理无疑是提升企业体系文件管理水平的重要途径,也是企业体系文件管理的必然趋势。


  2 体系文件信息化管理及应用


  体系文件的信息化管理能确保体系文件的管理和使用,并有利于对文件进行查阅等级控制。当文件临近失效或超出有效期时,文件信息化管理系统自动提醒文件管理人员进行相应处理,防止误用,对废止的文件进行标记单独存放,同时明确废止原因等信息,从而实现对企业体系文件的全流程管理。除文件审批、下发、回收等体系流程性管理外,以下将从体系文件信息化系统设置、文件征求意见的应用、文件的宣贯和使用等方面对企业管理体系文件信息化管理进行阐述。


  2.1 体系文件信息化系统设置


  不管是从文件流程性审批、下发过程,还是以下即将提及的文件征求意见、文件的宣贯和使用、文件的修订和意见反馈等方面,如何做好企业体系文件管理,离不开体系文件的信息化管理;如何做好体系文件的信息化管理,离不开体系文件信息化系统的规划和设计。


  对于企业体系文件信息化各环节的使用,通过多练习均能熟能生巧,但体系文件信息化系统的规划和设计需企业结合自身实际及企业未来发展需要,多层面参与交流探讨后确定。


  目前随着信息系统快速发展,各软件开发公司均陆续开发了文件管理系统或者作为其它系统的子模块。但企业应结合自身实际,建立信息化文件控制软件,实现资源更新共享、信息统筹管理、授权查询使用等功能,提高企业体系文件管理的工作效率,并实现快速的查新检索,拓宽信息来源,以确保受控文件(或外来文件)的准确可靠性以及安全有效性。可结合自身情况,对其提出针对性开发要求:如文件目录和分类设置,职责和权限及文件的可读性、文件学习笔记及文件水印设置、文件打印标记、文件制修订意见栏、文件管理员手机号关联等企业特有的元素,从而保障文件全流程管理均有路可寻,在符合体系文件管控要求的同时融入企业日常管理需求,从而全方面提升企业体系文件管理水平。


  2.2 文件征求意见的应用


  管理体系文件均从文件制定开始,制定的文件在审批前需经征求各相关单位意见,经确定无异议后再定稿审批。在征求意见时通过信息化系统中设置好的框架,选择对应涉及相关部门的意见,不管是否存在意见均在线反馈。同时,当牵头单位对相关单位反馈的意见部分采纳或不能采纳时,可以直接明示出来,相关单位在线确认,提高文件征求意见的时效性和效率。


  2.3 文件的宣贯和使用


  文件经征求意见完善后定稿审批下发,发送到相关单位后首先应进行宣贯。为进一步提高宣贯的效果,单位员工可先选择自学,将不了解或有疑问的地方通过系统中学习笔记进行标识,宣贯人员可查询后台了解人员自学情况,汇总学习人员不了解或有疑问的内容,针对性地进行培训学习,可以有效提升宣贯学习效果。


  众所周知,受控文件是应受控的,不能随意打印,受控形式有多种,只要能有效管理均可。如果各使用单位需要现场操作的作业指导书、操作规程可通过在线申请,通过企业特有的标识确定受控标识后进行打印使用。系统同时做好使用信息统计,明确现场使用文件的具体管理人员,当相应文件作废时同时提醒收回作废文件。


  2.4 文件的修订和意见反馈


  随着国家政策的变化、科技的发展及企业内部管理要求的变化,文件的适应性、充分性和有效性也是变化的。当使用的文件与企业生产、管理实际或法规、标准等不相符时,可通过系统中设置的对应文件的制修订意见模块进行意见反馈,同时系统发送信息提醒相应文件管理人员查收。文件管理人员汇报、交流、确定后回复是否纳入文件制修订、预计完成时间信息等,给予文件使用方正面回复,从而保证文件的适用性、充分性和有效性。


  2.5 文件的回收和作废


  当文件需要修订或者新文件制定需代替原多个文件时,在系统中做好作废标识,并注明作废原因,同时下发新文件。对于标识已打印受控文件的单位根据系统登记情况,针对性进行文件回收登记,防止现场非受控文件的误用。


  随着企业快速发展,当企业需要查找以往企业管理方面好的做法时,可以通过作废文件模块进行检索,从而从文件完善的历程和内容进行查询,作为企业优秀管理的案例库。


  3 结语


  综上所述,从企业文件管理水平提升及技术管理创新提升的角度,企业长期通过纸质进行体系文件的管理,单纯依赖人为沟通和文件管理传统方式,企业体系文件管理会面临许多困难和问题。而体系文件的信息化管理在实现企业体系文件全流程的管理和管控同时,提高了文件使用的效率和质量。因此,信息化管理将成为企业体系文件管理的必由之路,企业应结合自身实际,从做好信息化系统开发和设计工作入手,量身定做有利于企业管理进步的信息化管理系统。


  参考文献


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