王娅
大兴安岭云冶矿业开发有限公司 黑龙江大兴安岭 165000
[摘要]科学技术的快速发展，使得社会各行各业的工作方式都发生了翻天覆地的变化，特别是计算机技术及网络技术的诞生及推广使用，为现代化办公带来了前所未有的便利，使得不论是政府部门还是企事业单位的工作效率都大为提升。而就现代秘书工作本身来说，工作内容比较繁琐，所涉及的内容也越来越广泛，仅仅依靠传统的工作方式已经不能满足现代化企业秘书工作的需求，只在将办公自动化模式应用于日常的秘书工作中，才能更好的提高工作效率和工作质量。本文中针对办公自动化对文秘工作的重要性进行了详细的论述，并办公自动化在完善的过程中需要注意的问题进行了简要探讨。
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关键词 ]办公自动化；文秘；重要性
文秘的日常工作内容十分的琐碎复杂，一般包括年度和季度报表的制定、相关会议的筹备工作及会议记录工作、老板的日程安排等等，这些看似简单的工作，却需要极其认真细心的人来完成，一旦某些环节出现失误，还可能造成巨大的损失。但是科学技术革新带来的新的工作模式，弥补了传统文秘工作中存在的诸多问题，特别是办公自动化的使用使得文秘工作变得更加有据可循，不再忙乱。特别是近年来社会信息化程度的加深，以及现代办公设备的涌现，改变了原有的文秘工作人员手工办公的模式，对相关信息的掌握及储存也更加的便利，大大的提高了文秘从业人员的工作效率，精简了企业人员，对秘书及企业都有十分重要的实际意义。
一、办公自动化对文秘工作的重要性
1、办公自动化能极大地提高办公效率和办公质量。在我国的文秘工作中，文稿撰写等是十分重要的工作内容，原有的写作模式均是手写，再反复的修改等，操作起来十分的麻烦，工作效率很低，而现代计算机技术的应用必变了这一令人烦的状况，通过键盘、鼠标等输入设备，在显示器上便可显示文稿内容，并可进行任意的修改，导入存储设备后，还可以随时调用，提高了工作效率及办公质量。
2、办公自动化使办公活动呈现全新的面貌。办公自动化是实现秘书工作现代化的重要条件，它使传统的办公室结构和工作方式发生新的变化，呈现全新的面貌。在自动化办公室里，荐也见不到塞满房间的档案柜、文件匣；看不到成堆的表格和纸张。所有文件的内容，全部存放在一个小小的磁盘中。桌上的计算机将按照向它发出的指令做着各式各样的工作。显示屏幕代替了纸、键盘代替了笔、打印机代替了大量的抄写和复印工作。有了自动化设备，促进文书工作的处理手段更加先进，更不用担心离开办公室后无人接电话。电话打进，它会自动将电话存入电脑中。并在显示屏上显示电话内容或提醒主人。如果建立了局域网。便可不必为发信、发文件犯愁，此时只要在网络工作站上发一个命令，所有该发的信息全都会迅速无误地到达接收者手里。打印机坏了不必着急，可以在自己的办公室里通过共享手段借用其他办公室的打印机工作。有些数据在本办公室找不到，可以通过网络到别处去墩，它就是共亨数据库。在这样的办公室里。秘书人员定会高效而有条不紊地工作。3、办公自动化有力地促进管理工作的改革。实现办公自动化的过程。也是促进管理工作改革的过程。实现办公自动化后，可以实现时间管理现代化。因为电子日程表和电子备忘录可以在两分钟之内安排好一个在平时需要七十分钟方能安排好的会议，还会巧妙地解决同一段时间中很多人参加的多种会议．使人能轻易地应付大量会议某些原因而改期或撤消等情况；能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到；还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。实现办公自动化必然促进管理系统和管理手段的改革。如决策手段凭经验不能输入电脑，必须将经验升华为科学手段；公文格式不一，报表五花八门不便输入电脑，必须促其简明划一，形式标准化。为充分发挥办公自动化设备的效用，必须联结成网，成为整个单位、整个系统、整个地以至于整个国家的网，甚至与世界有关系统的网络相通。为达此目的，必须促使我国电话通讯系统迅速发展。
4、办公自动化促使秘书人员业务素质等发生一系列变化。办公自动化的使用，使得文秘工作发生了一次巨大的变革，它不仅使得办公硬件水平得到提升，同时，通人与机器等的协调与沟通，更好的发挥出了秘书人员的主导作用，合文秘工作者的自我价值得到进一步体现，使其思想观念也更加先进。同时，秘书还必须具有很强的信息观念、时间观念、战略观念、效率观念和竞争观念。办公室运用工具的巨大变革，不可避免地会引起办公室内部组织机构、管理形式、人员素质的巨大变化。秘书如不更新传统的思想观念，不努力地去学习，就不能适应这一历史的变化，而被时代所淘汰。
二、办公自动化在完善的过程中应注意的问题
1、办公自动化软、硬件同时开发。办公自动化的应用开创了新的办公局面，打破了原有办公的繁琐，简化了办公的流程，精简了人员的数量，为公司创造了一定的价值利益。重视硬件系统的建设同时，更应当把完善办公自动化的重点放在软件系统开发的工作上，软件系统的开发直接适应了市场对办公软件的需求，能更好的被应用者所接纳，直接针对性的解决其需求。因为办公自动化已被广泛的应用，在各行各业都能找到其身影，所以软件系统的开发对开发者们的要求有了进一步的提升。要求软件开发人员调研市场，真正的了解各行各业对办公自动化应用的特点，从而总结数据，归纳设计的重点，然后对软件进行反复的试验，修改与完善。
2、开发者的不断“更新”。不与时俱进的思想是陈旧固执的，落后的思想终归是无法适用日新月异的时代，所以对于开发者而言，需要不断的学习充实自己，不断的发现市场对软件所提出的新要求，进驻新技能，探索新方法，更新原有的知识体系，不要让办公自动化只是成为一种良好的主观愿望。办公自动化的普及，使得越来越多用户广泛使用，所以开发者应当聆听用户需求的声音，征求他们的意见和建议，敢于找出自身的不足，摒弃以往的设计思路，不断的改进完善，以此为办公自动化注入新鲜的血液。
3、团队的重要性。一切美好事物的形成都不简简单单靠一个人的努力，众人的齐心协力才能催生出美丽事物的产生。所以团队合作在软件开发的过程中极为重要。办公自动化的开发工作不同于其他的工作，这是一个环环相扣，链条似的工作模式，需要开发者不单单要完成自身环节的设计与完善，同样要求其能关注大局，了解软件设计的主旨，以此来围绕软件的核心思想进行设计，做到统筹兼顾。团队的通力合作使得办公自动化更好的被研发，被推广应用。同样知晓业务，精通技术的复合型人才更是给软件开发锦上添花。
结语
综上所述，办公自动化技术的应用为现代企业的秘书工作提供了新的发展平台，提高了相应办公室人员的工作效率及工作质量，节约了办公费用，调动了文秘工作人员的工作热情，使得新时期的文秘工作更具创造性。同时办公自动化的使用，使秘书的求知欲望及进取心等更加的强烈，提高了秘书的专业素质，使得他们能够更好的完成所有工作内容。因此，要在文秘工作中推文办公自动化的使用，企业也要为办公自动化的广泛使用提供必要的物质及精神支持，从而更好的促进秘书工作的进步与提高。
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参考文献
[1]刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力,2011(08).
[2]曹承禄.浅谈当前机关办公自动化建设[J ].科学大众(科学教育),2013(05).