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浅谈办公室主任的方圆艺术

  • 投稿张师
  • 更新时间2015-09-22
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文/ 江苏省如东县政协城乡建设、社会法制委员会 孙陈建

【摘要】“方”指得是原则性,包括规范和范围;“圆”指得是灵活性,包括技艺和策略。“方”是一种内在要求,“圆”则是一种艺术形式。办公室主任的方圆艺术即办公室主任注意将“方”与“圆”辩证统一地贯穿在履职中,即原则性与灵活性的有机结合。本文试图从开局、立威、管理、决策、用人、交往、激励六个方面,用谈话体的方式对办公室主任工作作一种普遍经验的提炼和升华,以期对各类单位的办公室主任有启发和借鉴作用。

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关键词 办公室主任;工作艺术

一个单位的办公室主任是这个单位中承上启下、沟通左右的重要角色,是单位行政运转的关键人物。这就要求办公室主任在单位管理中,注意将管理工作的原则性和灵活性实现有机统一,尤其要讲究随方就圆的工作艺术。

开局:先圆后方

办公室主任上任伊始,是转变角色、适应工作的开局阶段,切不可新官上任急点火,宜循序渐进,先圆后方。以热情、真诚的态度对待周围每一位同志,主动拉近与兄弟科室及下属之间的距离,让大家对你产生好感和认同感,从而不由自主地向你敞开心扉,以便较快地全面而又真实地掌握单位情况,为今后有针对性地开展工作夯实基础。待摸清真实情况后,管理才可以进入方的阶段,但也要注意团结并带领大家,在继承中融入己见,在容忍中纠正错误,以开拓进取的精神兴利除弊、砥砺前进。

立威:己方人圆

对己应方,对人要圆,也就是严于律己、宽以待人。为此,办公室主任在制度和原则面前要严格遵守、率先垂范,要有一心为公、管理为民的党性修养,绝不存有特权思想,以权谋私。对于下属,要时刻关注他们想什么、盼什么、忧什么、缺什么,体现组织的人性化关怀。在具体工作中,对有缺点和犯错误的同志要有容人之量。己方人圆有助于办公室主任树立良好的对外形象,增强自身的人格魅力,使自己的威信不断得以巩固并确立。

管理:有方有圆

过于求方,会使被领导者感到压抑;而过于求圆,又会使领导威信受到损害。正确的做法是,办公室主任要根据不同情境、不同人物,掌握好方圆尺度,做到有方有圆。办公室主任应建立一个适当的权威阀,在没有达到阀值的时候让下属有足够的自由度,即这时应以圆为宜。而在达到或超过阀值,一定要采取果断的措施和严格的方式约束下属,让他知道“权威阀”是不可挑战的,即应以方为主。在处理矛盾事件时,也应坚持有方有圆的艺术。若一遇矛盾,便采用强硬措施,往往会激发矛盾,而光用软办法,往往不能解决问题。因此,处理矛盾既要通情达理,又不能失之于宽。只有方圆兼顾,恩威并施,才能取得平衡,减少内耗,使工作的推进效益实现最大化。

决策:上方下圆

这里的方是指在执行上级的决策法规方面要不折不扣,顾大局,讲原则;圆则并非指圆滑和随意变通,而是要“吃透上面的,摸清下面的”,根据本单位自身情况,创造性地开展工作。上方下圆的核心是方中有圆,即圆再大,也绝不能超越方的范围。为此,在事关本单位发展方向的把握上,一定要准确领悟政策、法规精神实质,在充分结合本单位实际的基础上,再行作出决策。

用人:大方小圆

大方,就是说办公室主任在举荐、提拔干部时要公道正派,一视同仁,不搞远近亲疏,要让优秀后备干部的推荐、选拔、任用等一切程序在制度的框架下运行,不能利用领导特权搞变通执行。之所以还要提出用人中的小圆,那是因为有些同志不完全符合我们制定的标准,有的甚至有明显缺陷,但同时,他们的特长也很突出。对这部分同志要本着“不拘小节,用其所长”的原则,而不能死抱着完美人才的框框。只有这样,才能使单位所有同志都能把自己的光和热发挥到极致。只有在用人上充分做到大方小圆,才能使人才资源的使用实现高效化和科学化,也才有利于工作的开展和事业的进步。

交往:内方外圆

办公室主任手中都掌握着一定的权力,身边经常会聚集各式人等,这就使办公室主任处在一个复杂的人际环境中,面临很多诱惑,稍不小心,就会绊倒摔跤。此时,办公室主任若掌握好内方外圆的艺术,绝大部分问题都会迎刃而解。内方外圆指得是办公室主任的内心一定要明辨是非,坚持原则,牢记权力并非自己私有之物。在面对不正之风的诱惑时,要有坐怀不乱的气度,并努力做到“非礼勿视,非礼勿听,非礼勿动”,但在具体行为上则要表现得比较随和,晓之以理,动之以情,不让对方感到尴尬和难堪。

激励:神方形圆

激励的目的在于调动办公室全体同志的积极因素,减少消极因素,以最大的可能形成集体智慧和集体力量。神方,指的是激励措施必须坚持正确的原则、导向、尺度、方法,并努力做到公平、公正、公开。形圆,指的是在遵守相应的制度规定的前提下,要灵活运用各种激励手段,对不同的人采取不同的激励措施,从而引导他们追求更高层次的价值实现。