做好办公室综合协调工作的几点感悟

  • 投稿Lesl
  • 更新时间2015-09-22
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文/ 新疆油田公司低效油田开发公司 曾伟

【摘 要】本文就如何做好办公室综合协调工作谈几点感悟。重点在于强化“三个意识”、把握“三个原则”、做好“三个注重”。

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关键词 办公室;综合协调;体会

办公室是一个单位的综合管理机构,发挥着沟通上下、联系内外、协调各方的重要作用。办公室综合协调是企业管理的重要手段,是沟通和反馈各种信息、协调和改善各方关系的重要途径。做好综合协调工作,对调动各方工作积极性、提高办公室的工作效率和管理效能、提升“三服务”工作的质量和水平都有直接的影响。下面,笔者就如何做好办公室综合协调工作浅谈几点感悟。

一、强化三个意识

(一)强化全局意识。“不谋全局者,不足以谋一域。”做好综合协调工作,要始终把“围绕中心、服从大局、统筹安排”作为工作的出发点和着力点。办公室人员要立足本职岗位,牢固树立全局意识和长远观念,要增强对宏观性、战略性、全局性的关键问题和企业中心工作的敏感性,准确认清整体局势,善于吃透上情、把握下情、了解外情,从全局发展上分析和解决问题。在具体工作中,不能计较眼前得失,不图一时之利,不谋一己之利,要顾全长远、放眼全局,统筹兼顾各方利益,妥善协调各方关系,着力提高各方积极性和主动性,有效推动各项工作。

(二)强化服务意识。能不能让领导满意、让基层满意、让员工群众满意是衡量办公室工作的根本标准,综合协调工作则是办公室服务的具体体现。要做好协调工作,提高工作效率,就要着力提升“三服务”工作质量和水平。一是要转变思想,改进工作态度。学会换位思考,想他人之所想、急他人之所急,在服务他人中提升自我;二是要转变沟通方式和策略方法。充分发挥主观能动性,善于把握企业脉搏,贴近领导思路,关注员工实际需求,把问题想在前,把工作做在前,主动服务,超前服务;三是要以理服人,更要以情感人。不论面对领导上司还是同事下属都要谦虚真诚、主动热情,讲究协调方法,加强有效沟通,努力实现让各级领导称心、让办公室同事舒心、让上门办事同志省心的“三心”服务。

(三)强化学习意识。办公室协调是一项集公共关系和沟通艺术于一体的综合性管理工作,具有政策水平高、工作范围广、业务信息量大等特点。综合协调的工作职责决定了办公室人员必须具备扎实的理论功底和较强的业务技能,这就需要办公室人员不断加强自身学习,增强知识储备。特别在新形势下,办公室人员要立足自身本职工作,紧紧围绕企业发展方向,不断拓展新视野、新思想,既要熟悉自身业务知识,了解国家和企业的政策环境、战略规划等方面的发展背景,也要学习掌握企业和社会管理、心理学、法律法规及公文写作等综合类基础知识。在工作中学习,在学习中积累,勤于思考,善于总结,用知识拓宽理论视野,用实践丰富工作经验,持续提升个人工作能力和业务水平。

二、把握三个原则

(一)把握协调重点原则。综合协调工作涉及企业上下内外事务的方方面面,只有抓住工作重点才能带动全局。办公室人员要善于确定并抓好一个时期的重点工作,把办公室工作置于企业的协调发展和稳定的大局中来谋划,把重点决策部署、关键工作环节、主要矛盾和问题等关注点作为协调工作的着力点。在繁杂的协调工作形势中,要善于牵动“牛鼻子”,学会“四两拨千斤”,抓住对全局发展具有关键性影响的工作,抓住协调工作的决定性环节,增强协调工作的针对性,做到“牵一发而动全身”。另外,随着时间的推移、形势任务的变化,办公室工作重心也随之变化,要在不断变化的工作中抓住主要矛盾,不在非原则问题上纠结,正确、适时地把握工作重点转换,及时调整工作思路和部署,切实把其他工作带动起来。

(二)把握照章办事原则。制度协调是最基本、最有效的协调方式之一。建立健全各项规章制度和工作程序,是实现办公室管理科学化、系统化、规范化的基础,也是实施有效协调的前提保障。办公室要不断加强办公室自身建设,改进和完善制度约束体系,形成有章可循、有法可依的工作机制,明确责任划分,以制度管人,按规定办事,避免职责不清、任务不明、推诿扯皮等问题发生。特别是在办公室公务接待、办公费用等协调管理方面,要遵照严格的操作程序和工作要求,落实制度规定,把控费用标准,加强日常督促检查,促进办公室工作规范化管理。

(三)把握团结内外的原则。办公室工作具有系统性、协调性和连续性,绝大部分工作都需要办公室内外同事的齐心协力、互相配合才能做好。“若不团结,任何力量都是弱小的。”做好办公室工作,首先要协调好内外关系。办公室内外同事间要相互信任、相互支持,大事共商量,小事多体谅,培养员工之间、部门之间的凝聚力。其次,要维护好领导集体的团结,办公室人员要紧跟领导思路,准确把握领导的想法和意图,客观、公正、准确地表达各方意见,当好参谋助手,不越级请示,不多头请示。尽量避免和化解领导之间的矛盾,促进领导集体统一认识,心往一处想,劲往一处使,营造一个团结融洽、精诚协作的集体氛围。

三、做好三个注重

(一)注重时效。在新形势下,开展综合协调工作要注重时效性。办公室人员要持续改进思想态度和工作作风,认清企业发展的规律和趋势,时刻保持紧迫感,合理计划,统筹安排,急事急办、要事催办、难事商办,把握好工作的主动权。在当前信息时代大背景下,沟通协调工作也要与时俱进,通过网络办公和信息管理系统等手段,逐步建立和完善信息传递系统,实现办公室上下、左右、内外各路信息的实时沟通和准确反馈,有效提高综合管理水平和办公室协调效率。

(二)注重创新。随着企业的发展和时代的变化,面对办公室复杂多变的新形势、新事物,要做好综合协调工作,就不能因循守旧、墨守成规,既要坚持原则,立足实际,又要灵活变通,勇于创新。要善于突破思维定势,打破思维惯性,主动吸收新观念,接受新事物,学习新知识,以新的角度观察事物,以创新思维谋划全局,以新的方法解决问题,推动办公室工作思路和工作理念的创新。

(三)注重细节。“天下难事,必做于易;天下大事,必做于细”,要成就一番事业,要有所作为,必须要从简单之事做起,从细微之处入手。办公室是企业形象的窗口,在办公室待人接物、会议活动策划及执行、信息沟通及关系协调等各方面的细节处理直接反映了办公室的服务质量和工作水平,同时也体现了个人的综合素质和业务能力,可以说能否做好细节工作决定了办公室工作的成败。细微之处见真章,在日常协调工作中要善于分解细节、抓住细节,只有把日常小事做实,把平凡工作做细,把一个个小成功聚集起来,才能获得更大的成功。

在强化“三个意识”、把握“三个原则”、做好“三个注重”的同时,办公室人员还要加强思想境界、品格魅力的培养,把握协调策略和沟通艺术,用心、用情做好每一件事,在综合协调工作中磨练成长,努力开创办公室工作的新局面。