办公自动化环境下的医院档案管理研究

  • 投稿柏舟
  • 更新时间2018-01-26
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  [摘要]随着科技的发展和社会的进步,办公环境自动化越来越被广泛普及,医院档案管理也在办公自动化的大环境下得到发展。如何利用办公自动化环境使医院档案管理得到更好的发展,是当前各大医院普遍面临的一个问题。文章结合当前实际,综合分析办公自动化环境下医院档案管理的重要意义,以及当前医院档案管理的发展现状,深入探讨在办公自动化的发展环境下,如何更好地发展医院档案管理。
 
  [关键词]办公自动化;医院;档案管理研究
 
  [DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.03.145
 
  医院档案管理作为医院日常运行的重点工作之一,对维系医院工作的有序性具有关键意义。医院档案的管理好坏直接影响着医院自身的发展,在一定程度上推动着医院医疗水平的进步。随着科技的进步和卫生医疗体制的改革与发展,自动化的办公环境越来越被广大人民群众所青睐,医院档案管理在自动化办公环境的发展之下,逐渐摆脱了传统形势下档案管理模式,越来越趋于现代化。应用办公自动化技术进行的医院档案管理,在提高工作效率的同时,也给传统的医院档案管理工作带来了不小的冲击力。医院只有顺应时代的发展,在办公自动化的发展趋势下,不断转变自身的档案管理模式,以促进医院档案管理得以更好地发展。
 
  1办公自动化的内涵及其意义
 
  1.1办公自动化的基本内涵
 
  通过对计算机技术和现代化技术设备的有效利用,从而加快信息的流动,使信息能够完成自动发送、传输、接收和存储,进而增强信息的真实性和可靠性。办公自动化在改变手工归档管理方式的同时,不仅提高了医院档案管理的工作效率,而且提高了医院档案管理信息的可靠性与完整性。因此,办公自动化在医院档案管理中的作用不可小觑。
 
  1.2办公自动化的意义
 
  办公自动化技术首先在提高了医院档案管理工作效率的同时,打破了传统的医院手工归档的档案管理工作,使医院档案管理工作更加合理化,检索功能也更加方便、快捷。[1]其次办公自动化的医院档案管理是以计算机操作为基础的,因此,医院档案管理人员在档案管理工作上将面临着不小的挑战,自动化的医院档案管理办公要求医院档案管理人员能够熟练地应用自动化的办公设备,在不断学习新技术的同时提高业务操作水平。
 
  办公自动化促进了医院档案存储管理的多样性,传统的医院档案管理采用手工归档的方式,档案存储的载体大多为纸质版,传统的档案归档方式不利于档案完整保存。办公自动化下的医院档案存儲的载体由单一的纸质版向更多方面过渡,例如,出现电子、声音、音像等多种方式的存储载体,新型载体的出现方便了医院档案管理的读取,也使医院的档案得以更好地保存。
 
  此外,办公自动化在促进医院档案信息的分门别类上具有关键意义,传统的医院档案分档方式使各个科室的档案分散管理,查找起来相对困难。办公自动化的档案管理方式使医院档案管理更加科学化、系统化,不仅极大地方便了档案的查找与归档,而且有利于各个科室间的档案资源共享,使调阅档案信息摆脱了空间上的限制,同时也使得档案的存储、归档、审批和查阅更具有规范性。[2]
 
  2办公自动化环境下医院档案管理的发展现状
 
  2.1档案管理的保密性相对较低
 
  网络作为一把双刃剑,信息技术在方便人们学习生活的同时,也带来了一定的安全隐患。在电脑黑客飞速发展的今天,存储文件的防盗性与保密性越来越受到挑战,电子文件相比较于传统的纸质版文件更容易被修改,电子病历不仅涉及患者的隐私,而且包含医院对于患者的诊疗记录,因此,对电子病历进行充分的保密是至关重要的。
 
  2.2档案管理人员的专业技术水平有待加强
 
  办公自动化环境下的医院档案管理工作与传统的手工档案归档工作存在不同,现代化的医院档案管理工作要求档案管理人员不能停留在纸质版的档案管理模式之下,传统的档案管理人员因为缺乏对现代化档案管理专业知识的基础性培训,因此很难适应现代化的档案管理模式。[3]办公自动化环境下的医院档案管理,要求档案管理人员在不断提高自身档案管理专业素养的同时,能够紧追潮流,不断加强对计算机和档案管理的学习,不断提高自身的专业水平。
 
  2.3办公自动化档案管理系统性不够完善
 
  大多数医院的办公自动化档案管理系统发展不够健全,许多办公自动化档案管理系统还存在或多或少的问题,医院对办公自动化档案管理系统软件制作的投入较少,对软件制作的不够重视,因此直接导致软件开发商设计出的软件质量不高,脱离实际且导致软件的实际运行存在着问题。[4]
 
  3办公自动化环境下医院档案管理的发展策略
 
  3.1加强医院档案管理的安全化
 
  办公自动化的不断推进加深了医院档案管理的存储风险,因此,医院必须提高对档案管理的安全力度。维护网络的安全以保证医院档案不会被恶意泄露,通过对网络进行防火墙、数据加密、数据恢复等技术的操作,从而保护网络系统中的各个部分不会被遭到破坏。医院患者病例档案关乎患者的治疗进程,对患者的诊治及康复治疗具有重要意义。因此,医院在开展自动化办公的过程中,应加强对档案管理安全信息的保护力度,对办公自动化软件应建立起安全的保护措施,以保证办公自动化环境下医院档案管理的顺利进行。
 
  3.2制定出科学的档案管理标准
 
  档案管理的标准直接影响着医院档案管理的有效开展,医院档案管理工作主要通过对档案信息的收集、整理、编目、保管、统计、检索和利用等。因此,档案制定的标准必须具有科学性,以确保档案的管理更符合医院工作的进程,医院档案管理人员应该对档案进行认真筛选,科学地进行分类归档,从而确保档案信息资源得以留存下来。
 
  3.3加强对档案管理人员的培训
 
  办公自动化环境下医院的档案管理工作,要求医院档案管理工作人员能够顺应当前医疗卫生改革的发展状况,在医院档案管理工作逐渐复杂化的今天,能够顺应当前形势的发展,通过对档案管理等专业基础知识的技能培训,不断提升自身的档案管理工作水平。医院也应该为档案管理工作者技能培训的开展提供便利,例如,开展医院之间档案管理的研究和定期组织档案管理人员的经验交流,都能够有效促进档案管理人员的专业管理水平。
 
  3.4对医院档案进行合理利用
 
  医院档案管理的发展离不开对档案资源的开发利用,将档案信息与病患服务有效结合,从而使档案管理信息在医疗诊治中发挥出更大的作用。通过对档案资源的有效利用,分析医疗信息等方面对档案资源进行整合,使医院的档案管理能够更好地服务于广大病患,充分对档案资源进行有效利用,为医院领领导和医生在不断提高临床经验、科研、管理等方面提供相关的信息。因此,医院档案管理应当对档案资源加以充分的利用,不断提高档案管理水平。
 
  4结论
 
  办公自动化环境下的医院档案管理不但能够加强档案管理的规范力度,而且对于合理利用医疗资源有着重要的意义。在办公自动化环境下的医院档案管理的发展既面临着机遇也充满了挑战,因此,只有医院档案管理工作不断地与办公自动化技术相结合,在不断提高医院档案管理水平的基础上提高档案管理的工作效率。通过不断对自动化办公加以完善,在使医院意识到自动化办公的重要性,从而对自动化办公加以有效地利用。
 
  作者:李峰
 
  参考文献: 
  [1] 薛理花.基于办公自动化环境的医院档案管理探析 [J].商,2015(25): 36,79. 
  [2] 梁惠志.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性 [J].办公室业务,2014(23):190. 
  [3] 吴冬冬,宋洪伟.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性研究 [J].中国卫生产业,2017,14(7):95-96. 
  [4] 金燕玲.医院病案档案的自动化管理体会 [J].大家健康:中旬版,2015(3):254-255.