信息时代下办公室档案管理工作的创新研究

  • 投稿柏舟
  • 更新时间2018-01-29
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  摘要:档案记录着文字、声音、图像等重要的信息,是一种重要的信息资源,档案管理工作在各个企事业单位的工作中的地位日益突出。信息时代下的办公室档案管理工作存在一些问题。在讲求与时俱进的时代,办公室档案管理应该借助信息化的契机,将管理工作与自动化和网络化结合起来,达到工作效率的最大化,同时也为更多的人提供有用的相关方面的信息资源。本文的行文结构包括三大方面的内容,首先是对信息化时代下档案管理工作的概述,然后指出信息化时代下档案管理工作存在的问题,最后是根据所存在的问题找出相应的对策。
 
  关键词:信息时代;办公室档案管理;创新研究
 
  1信息化时代下档案管理工作概述
 
  1.1档案管理信息化的概念
 
  档案管理信息化是指将信息技术应用到接受、采集、保存档案信息的管理过程中去,并提供档案信息资源的利用服务。总的来说就是从传统的实物记录存档转变成现代化和数字化管理。这种管理工作必须在档案行政管理机构的统一组织和规划下进行。
 
  1.2档案管理信息化的特点
 
  档案管理信息化的特点主要表现在三个方面。首先,档案管理信息化工作的进行必须遵循档案管理行政部门制定的法律法规和相关政策。其次,档案管理信息化的表现形式由传统的实物存存档转变为电子档案。政府、企业和事业单位走向信息化管理的标志就是存档载体由实物向电子的转变。最后,档案信息化管理较传统的档案管理具有不可比拟的优势,信息化管理实现了档案信息资源管理的数字化和网络化,在很大程度上提高了档案管理的工作效率。
 
  1.3档案信息化管理建设的任务
 
  档案管理信息化建设的主要任务是利用现代信息技术开发和管理档案信息资源。在档案行政管理机构的统一组织和规划下,结合现代信息技术,提高工作人员的信息化管理水平。现代信息技术不仅是一种提高档案管理工作效率的方法和手段,更是管理档案必不可缺的一种载体。
 
  1.4档案信息化管理建设的内容
 
  (1)基础设施建设
 
  完备的软件和硬件基础设施是实施档案信息化建设的重要前提条件。档案信息化管理的最终目标是建设一个全国统一的档案管理信息平台。为了更好地实现这个目标,在进行档案信息化管理时,必须保证基础设施的建设,为档案管理信息化提供保障。
 
  (2)标准规范建设
 
  标准规范建设是档案管理信息化建设的根本。建设档案信息化管理的标准规范,就必须结合我国具体国情及实际,这就要求各个单位档案管理部门要充分调研实际情况,在结合已有的通用规范的基础上,探索出一条合适的标准规范。
 
  (3)档案信息资源建设
 
  档案信息化管理的重要任务是档案信息资源的建设。档案信息资源的建设必须同个单位的管理信息库、数字档案馆和公共档案信息资源库的建设相统一。再次基础上的档案信息资源,将是社会发展不可或缺的重要资源。
 
  (4)应用系统建设
 
  档案信息化建设必须要有相应的技术作为支撑才能顺利持续地进行。技术的表现形式就是应用系统,它应该能满足功能设计和标准兼容。应用系统所采用的软件应尽量产品化和通用化,这样才能更好地实现统一。
 
  2信息化时代下档案管理面临的问题
 
  2.1规划和设计滞后
 
  规划和设计落后是信息化时代下档案管理所面临的首要问题。由于档案信息资源的生成和管理受空间地域的影响,在权限、资金和规范方面都存在一定的局限。在这样的背景下很难制定出全国统一的规划方案。再加上档案信息化进程中由于自身的变化导致档案资源信息化管理系统的设计具有相对不确定性,难以实现一体化管理。
 
  2.2工作理念滞后
 
  传统的档案管理理念更注重对档案的收藏,往往忽视了档案的实用功能。这种理念是一种狭隘的思想。信息时代下的档案管理,信息量大且实用性强,工作人员对档案的管理工作还应树立服务意识。服务对象不仅仅是领导,服务范围不仅仅是内部。从领导到基层,从内部到外部,这些都是工作人员应该与时俱进的理念。
 
  2.3管理方式落伍
 
  传统的档案管理工作,信息的存档是通过工作人员手工编辑进行的,这种存档方式具有兩个弊端,首先,无法及时完整地对档案资料进行归档整理。其次,在检索资料时效率低下,很难发挥档案信息资源应有的作用。
 
  2.4工作队伍整体素质偏低
 
  传统的档案管理工作,其工作人员往往是那些闲置人员进行的,她们只会简单的电脑操作,对于相关软件的使用并不精通。档案信息化管理不仅要求工作人员要具备基本的计算机操作,还应熟练操作某个专业的软件。不同的行业和专业,其档案管理工作中所要求的专业知识也不相同。因此,档案管理信息化应提高工作队伍的整体素质,加大培训力度,培养合格的专业的档案管理人员,从而提高档案管理的工作效率,以便更好地实现档案信息资源的作用。
 
  3.信息化时代下档案管理创新的对策
 
  3.1创新思想观念
 
  革新档案管理理念,就必须在重视档案收藏价值的前提下加大对实用价值的重视力度。信息时代下的档案管理,要求工作人员的观念必须与时俱进,要有现代创新意识,注重档案的实用价值,为社会提供更优质的档案信息服务。
 
  3.2创新优化服务
 
  创新优化服务首先是要构建网络服务平台。传统的档案管理方式滞后,手工编辑的存档不利于档案的利用,提取相关信息必须到档案部门进行搜索和查询,耗费人力和物力,工作效率及其低下[3]。如果构建统一的网络服务平台,就能实现资源的利用不受时空的限制,不管何时何地都能通过相关验证信息对档案资源进行提取查询。构建好了网络服务平台,就要加强对电子档案资料进行自动化管理。即电子资料的自动化上传和整理。上传的电子档案资料可通过下载来实现其实用价值。
 
  3.3加强档案资料的保密工作
 
  现代信息技术为档案管理信息化提供了便利,同时也带来了风险。先进的信息技术对档案资料的保密工作带来了隐患。因为在计算机操作过程中,很有可能由硬件或软件设施故障导致信息丢失,或病毒泄密。因此,必须加强档案资料的保密工作。
 
  4结语
 
  档案管理在企事业单位运行过程中发挥了重要的作用,为了顺应信息化时代发展的潮流,我们必须创新信息化时代下的办公室档案管理工作,实现档案管理的现代化和数字化,在此基础上建立全国统一的档案信息管理平台。创新档案管理工作必须从创新思想观念做起,注视档案的实用价值,创新服务意识,让档案信息资源更好地、合理地服务社会。
 
   参考文献 
  [1]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界(理论版),2012,10:78-79. 
  [2]苏立群.对信息时代档案管理工作创新的探析[J].考试周刊,2014,18:114-115. 
  [3]李成.论信息时代档案管理工作的创新与实践[J].电脑知识与技术,2013,31:7154-7156. 
  谷臣鹏(作者单位:山东省巨野县人力资源和社会保障局)