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办公档案管理应有以及工作研究论文(共3篇)

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  • 更新时间2019-12-18
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  办公档案管理都是可以直接影响到企业的一个办公效率的,而随着现在时代的发表,也让办公档案现代化管理得到了改善,本文就为大家整理了几篇关于办公档案的相关论文,欢迎大家前来借鉴参考。


  第1篇:办公档案现代化管理的研究与探讨


  许芸,湖北省孝感市紧急医疗救援中心,湖北孝感432100


  摘要:新形势下,急救中心档案资源建设,事关我国医疗事业的全面发展和创新,事关人民生产生活和人民身体健康,是规范紧急医疗救援中心管理工作和服务工作的重要保障。急救中心办公档案管理,归根到底就是对单位内部的人和物进行依法管理,优化单位内部的组织结构,为单位各项建设提供参考。急救中心办公档案完整、真实和连续,可以使其他部门放心大胆的进行决策,省去很多不必要的干扰因素,实事求是的开展各项工作。笔者结合急救中心实际工作情况,综合自身档案管理工作经验,指出目前急救中心办公档案中存在的不足并提出相关建议,以期对我国急救中心档案管理有所助益。


  关键词:档案急救中心现代化管理


  一、办公档案现代化管理的必要性


  (一)急救中心办公档案现代化管理是充分挖掘其效能的重要手段。一方面,急救中心各项信息都沉淀在档案资源当中,其价值具有潜在性与隐蔽性,如果不利用现代化手段对其进行管理,其还不能成为现代管理学上所称的“档案”[1]。只有对其进行相应的管理并利用,才可以体现其在急救中心各项工作中的地位,引起领导的重视,充分发挥其社会效益和经济效益。特别是在科技迅猛发达的今天,为急救中心办公档案现代化管理提供了一条可行性较强的路径,各个急救中心档案管理部门开始充分利用信息化工具挖掘档案价值。另一方面,如果不能对急救中心办公档案进行现代化管理,就会使一些重要的信息资源流失在历史的长河中,白白浪费急救中心的财力、人力和物力。(二)急救中心办公档案现代化管理是整合急救中心信息资源的有效路径。随着社会环境的不断变迁以及时代的更迭,急救中心对信息资源重要性的认识日益清晰,也愈发得到领导层和档案管理工作人员的重视和关注。同时,急救中心的信息资源涵盖范围广,如果零散的对其进行管理,势必会影响办公工作效率。因此,这就要求档案管理工作人员利用现代化手段,从本中心实际情况出发,对信息资源进行合理的规划和分析,进而最大限度的发挥现代化技术对急救中心各项工作业务的支持。


  二、办公档案现代化管理存在的弊病


  (一)急救中心档案现代化管理基础条件薄弱。急救中心办公档案现代化发展的基础条件是否良好会直接影响到急救中心档案建设成果。现阶段急救中心档案现代化管理基础条件薄弱主要体现在以下几个方面:第一,急救中心档案现代化建设起步较晚,发展速度缓慢,在发展的初期缺乏成熟的技术和优良的基础设施。虽然现在单位内部工作人员都拥有计算机,工作人员都可以顺利使用狐狸王。但急救中心档案现代化建设仅仅依赖这些还不够,其还需要依赖物联网和高端信息处理设备等方方面面的支持。第二,一些急救中心没有合理的对人力、财力和物力等进行合理配置,资源配置结构和效率不高,一定程度上阻碍了急救中心档案现代化管理。(二)急救中心档案管理工作人员综合素质有待提高。急救中心档案管理工作人员的每项工作活动都会对中心的日常管理产生影响。现阶段很多急救中心的档案管理工作人员素质与急救中心档案管理工作现实需求不匹配[2]。一方面,随着网络技术的革新升级以及办公自动化的广泛运用,产生了大量的电子化档案和数据化档案,对于急救中心档案管理工作人员的知识结构和综合素质提出了更高的要求,很多学习接受能力较差的工作人员不能跟上档案现代化管理的步伐。另一方面,一些急救中心没有构建一套科学高效的培养体系,致使急救中心档案管理工作人员的知识结构老化,档案开发利用效率不高,档案开发利用与急救中心其他工作无法顺利衔接,十分不利于急救中心档案管理现代化发展。


  三、办公档案现代化管理的路径


  (一)改善急救中心档案现代化管理基础条件。虽然很多急救中心虽然意识到了现代化管理是未来办公档案的发展趋势,但是对于如何系统高效的落实这一项工作,都比较生疏[3]。笔者认为,只有从改善基础条件入手,优化急救中心的软硬件设施,方能以不变应万变,才能切实推动急救中心档案现代化管理步伐。在硬件方面,不同的急救中心要根据自身单位实际情况以及实际需要,配置高速扫描仪、电子化交换机以及高运行速度的计算机处理器。在软件方面,有条件的急救中心可以在市场上购买相应的档案管理软件,实现对财会档案、人事档案、医疗档案和文书档案分类的自动化管理。需要注意的是,急救中心要逐渐加大资金投入力度,探索与社会公益机构合作的档案管理模式,缓解自身资金压力,为软硬件的更新续航提供资金支撑。(二)培养高素质急救中心档案管理人才。急救中心要构建适合本单位档案管理工作人员的培养体系,力求打造一支永立兰台的复合型的人才队伍。第一,急救中心可以加深与当地的高等院校的合作,建立相应的联合培养机制,定期选派信息技术基础薄弱的工作人员到高等院校进行学习,提升这部分工作人员的档案管理理论水平和实践操作水平。第二,急救中心要提高招聘条件。在招聘档案管理工作人员时,要设置相应的门槛,适当提高在计算机技术水平、学历和专业背景等方面的要求,进而为急救中心注入新鲜的血液和活力。第三,急救中心要积极开展线上线下交流活动,加强与本地档案馆或者其他档案管理机构的沟通协调,通过举办交流论坛的形式,学习其他档案管理机构的现代化管理理念,汲取营养,吸取经验教训。第四,急救中心要鼓励本单位档案管理工作人员进行深造,并给予一定政策、资金上的支持,从而激发急救中心档案管理工作人员的学习积极性。


  四、结语


  在医疗体制改革大潮滚滚到来之际,充分开发急救中心档案信息资源已经成为一个非常现实和迫切的问题被提上了急救中心的议事日程。由于我国急救中心档案资源建设起步较晚,加之缺乏相应模式的借鉴,导致其内在动力不足,一直阻碍着急救中心档案资源建设的步伐,急救中心办公档案开发利用效率与国际水平仍有较大的差距。因此,加强急救中心办公档案现代化管理成为了广受社会各界关注的重大命题。笔者相应,随着科学技术的不断飞跃,档案管理工作人员素质的不断提升,急救中心办公档案管理工作必将踏着时代的脚步日新月异,它对急救中心工作的巨大作用也会逐渐凸显出来。


  第2篇:论办公档案的现代化管理及应用


  滕晓军(莱州市文化中心管理处山东莱州261400)


  [摘要]现在的社会是一个信息爆炸的社会,每天都会有数以亿计的信息产生,在各个领域都会有许多的档案需要进行保存。在传统的档案保存方式已经不适合实际工作的需要的时候,就需要现代化的方式来对档案进行管理。办公档案现代化管理可以有效提高档案管理工作的效率,节省工作的时间,还可以对传统方式进行革命化创新。本文通过对现代化档案管理方式进行介绍,让大家了解其优势和重要性,并对其未来的发展方向进行探讨。


  [关键词]办公档案现代化管理应用


  1前言


  各个企业和政府都会对档案进行良好的储存,这些档案记录了重要的数据和资料。对于各行业的发展和政府的决策工作都有重要的指导作用。所谓的前车之鉴,后车之师便可以通过对档案的分析提现出来。传统的档案储存方式不能够保证档案的安全性,经常会发生档案损毁和丢失的情况,给实际的工作带来诸多不便。办公档案的现代化管理方式便可以改善这种情况,对办公档案进行更好地保护。


  2现代化管理档案的优点


  办公档案采用现代化管理,是对传统档案管理方式的突破,既然是对传统档案的突破,必然是在继承了传统方式的作用后,对其不足进行改善,并具有自身独特的优点。


  2.1提高办公档案的健全性


  在过去,人们普遍重要的资料记录在纸上,然后经过分析整理,规整保存成为档案。但纸张融资毁损,不能保证安全性。现代化的办公档案管理,采用了计算机来作为档案储存的载体,进行档案的双份储存。在保存纸质档案的基础上,在用计算机保存一份电子版。这样如果纸质档案出现毁损丢失的问题,就可以利用电子档案进行保存,提高的档案保存的安全性。而且利用计算机保存,一份档案可以保存在多个计算机里,使安全性更加提高。计算机还有一个优点,就是储存的档案不会因为时间过久而出现字迹模糊的情况。


  2.2提高工作的效率


  传统的档案管理方式一般都是将档案按照不同的类别在不同的区域进行分类储存,虽然这种方式可以在一定程度上提高查找的效率,但是,当储存的档案过多,或者管理人员没有对档案进行有效分类,就会使查找的效率大大降低。利用计算机进行档案的查找,只需要在档案库里输入几个关键字,系统就会自动分辨出你需要查阅的档案。而且还可以根据不同的需要提供相应的部分,在短时间内完成查找工作,提高工作的效率。


  2.3提高档案管理的规范性


  现代化的办公档案管理利用计算机将所有的档案按照一定的方式进行系统化的分类,然后进行分类储存。不仅可以按照数据的来源,还可以按照数据的类型,例如文字、图表、图片等类别。这就体现了档案管理的规范性,不同于传统的档案管理方式只能按照一种大类作为标准,将各种类型的档案进行集中储存。这种管理方式便不能体现出档案管理的规范性特点。可以有效降低传统办公档案管理的难度,建立规范化的档案管理制度。


  3办公档案现代化管理的必要性


  随着社会的发展,传统的办公档案和社会实际需求间的不适应性越来越明显,人们迫切希望对传统方式进行改革,对档案的管理水平进行提升,办公档案现代化管理也就有了一定的必要性。


  3.1现代工作的要求


  在现代工作中,人们需要进行大量的信息传输。随着经济的快速发展,人们生活的速度也在不断提高,特别是在工作中,随身携带大量的资料已经不适合现代社会的需要。人们需要将档案储存在方便携带的工具内。而且现代化的档案中包括了大量的视频、声音资料,这些都不适合传统的档案管理方式。


  3.2时效性要求


  利用现代化的管理方式,档案可以在计算机之间实现迅速传播,而且各种类型的档案都可以进行传输。计算机的传输不受档案大小、传输的时间的现实,可以随时随地利用计算机进行大容量的文件传输。在现在,大量的档案处于对外开放的状态,涉及科学、艺术、宗教等各个领域,社会上的各种人员都有权利进行查阅,传统方式远远不能满足需求。


  4办公档案现代化管理的应用


  办公档案的现代化管理可以有效提高公司的档案的保存的安全性,提高档案查找的效率。还可以有效的实现档案的共享与快速传输。但各个公司在进行具体应用时,还需要注意一些问题,才能充分发挥现代化管理的作用。


  4.1实现办公档案现代化


  采用办公档案现代化管理,首先就需要按照实事求是的原则来进行。各个公司都在不同的领域中,而且每个公司的机构设置、管理方式也是不同的,所以在进行办公档案的现代化管理师,也需要根据不同的情况来进行。除此之外,还需要员工了解现代化管理的方式,在公司运行的各个方面都努力实现现代化,实现现代化管理的深入人心。在公司的运营中,理念是最重要的,要想将一个新的管理方式完美推广,首先就需要人们心中有这个理念。


  4.2要培养专业管理人员


  现代化的办公档案管理不同于以往的档案普通分类,传统的方式大部分都可以胜任,但现代化的管理工作需要专门的人员来处理每天产生的大量的信息。如果是普通的人员,很难实现将海量的信息进行正确分类,并及时进行数据储存。因此,要想实现办公档案现代化管理,将这种方式应用到实际工作中,公司就需要进行人员的培养,选择一些人员进行专门的技术培训,让他们掌握现代化档案管理的方法,帮助公司管理档案。


  4.3加大科技投入


  对办公档案进行现代化管理的方式,需要利用计算机进行处理。一些公司需要在全世界范围内进行数据的收集储存,通过大数据进行分析,这就需要大型的计算机来完成工作。同时,进行档案的分类整理,也需要高性能的计算机。公司应该加强科技投入,使用高性能的计算机,并聘请专业人员来进行设备维护。


  5结语


  办公档案的现代化管理可以有效提高办公档案的管理水平,使得档案管理更加适应社会快速发展的要求,满足人们的需求。在公司和政府中应用,公司需要采取相应的措施来进行推行,培养专业人员,加大投入力度,提高使用效率。还需要在使用过程中总结经验,进行创新,不断改进使用的方法。


  第3篇:新形势下高职院校党政办公档案管理工作研究


  刘莹(阜新高等专科学校,辽宁阜新123000)


  摘要:高职院校党政办公档案是高校建设的重要档案资源,为领导决策和学校正常运行提供借鉴与依据,为最大程度提升工作效率提供重要保障。而高职院校办公室档案是学校重大建设、活动的重要原始凭证和依据。但现实中很多高职院校党政办公室文件档案管理工作容易受到日常工作的冲击。所以存在着重视不够、文书与档案管理联系不紧密、各部门协调不足、电子化不够等问题。应从加强重视、制度建设、加强人员培训、部门协调、提高电子化等方面入手,提高档案管理水平。


  关键词:高职院校;党政办公档案;管理;对策


  高职院校党政办公室档案资料工作参差不齐,一些新建的国家、省示范校,从建设初期开始,在档案资料工作上就高起点、规范化,但很多高职院校是从中专、师范等层次、类型的学校升格、转型来的,学校的历史较长,但档案资料工作的规范程度、标准化程度不够。特别是一些多校合并的高职院校,档案资料工作更需要梳理、归口和升级。因此说,新的形势下,无论哪种类型的高职院校,档案资料工作都要以高标准、高规范的要求,进行创新工作,提升档案工作对高职院校建设发展的作用。


  1高职院校办公室档案管理的内容和意义


  高职院校的党政办公室档案资料不仅记录了学校建设发展的历史轨迹,更将对高校未来的发展趋势及发展途径提供重要依据,“决策的及时正确、管理措施是否得当,要靠信息的完整、准确和快速的综合分析能力保证”,[1]因此其实际保存价值应该受到重视。


  1.1高职院校党政办公室档案管理的内容


  一般来说,高职院校办学过程中涉及学校建设发展的各种各类上级来文、学校上报上级管理机构的文件、校内发文等,都在高职院校党政办公室档案管理范围。


  上级来文,包括省、市级教育行政管理部门的行业管理的一般性文件,例如《辽宁省教育厅转发教育部关于学习宣传贯彻实施新修订的教育法和高等教育法的通知》;专门性文件,例如《辽宁省教育厅关于核准辽宁农业职业技术学院等28所高校章程的批复》(辽教发〔2015〕159号);也包括市级以上属地政府及政府各部门的属地管理文件,例如《辽宁省人民政府办公厅关于促进高等院校创新创业工作的实施意见》。


  高职院校上报各级政府部门、上报各级教育行政主管部门的文件,包括应上级要求上报,例如《××学校2015年度科技创新工作总结》;自主请示汇报的文件,例如《××高等职业技术学校关于参与〈辽宁高职学报〉主办单位的申请》。


  高职院校校内发文,包括学校各项管理规定、校党委会决议、学校办学章程、学校发展规划等重要文件,也包括学校年度工作计划、各类专项工作、专题工作的决定、通知、总结等,甚至包括领导在各类会议上的讲话等。


  2.2档案管理人员的专业素质不够


  1.2高职院校党政办公室档案管理的意义


  (1)记录高校建设发展历史。


  高职院校党政办公室档案真实地记载了学校内无论是基础建设还是历年的精神文明、教学发展方方面面的最新动态,同时也包括上级对学校发展的重大决策、学校发生的重大事件实际经过的详细资料。只有对各种文书档案的归档、整理与存档,加强对文件的保护,从而在保持学校发展原貌的基础上,为领导决策提供有力借鉴。


  上述高职院校党政办公室档案管理内容可以看出,这些文件档案关乎学校生存、发展的重大事件,因此,其规范管理对于高职院校具有重要意义。


  完整系统的办公室档案会给后来的建设者提供详实的基础资料。有关部门通过查阅历史资料,在学校无论是教学还是科研等方面取其精华、去其糟粕,从而在继承中去创新、建设过程不走弯路,节省时间,提高效率。


  (3)有利于高校教育评估工作的开展


  高职院校档案资料的准确性、全面性影响着教育评估工作的开展。只有在丰富的档案资料的基础上,教育部评估工作组才能对高校做出全面公证的评估,高校才能不断地通过自我评估发现教学、行政工作中存在的长处和短处,取长补短,从而提高高校的教育教学水平。


  2存在的问题


  从现在高职院校办公室档案管理现状来看,其办公室档案管理工作制度虽然在不断完善,但是相对于使其充分发挥作用来说,仍存在一些不容忽视的问题。


  2.1重视程度不够


  “档案安全关系着档案的存亡,是国家档案事业可持续发展的基础和条件。”[2]然而现实中一些高职院校对档案管理工作的重要意义往往认识不足,导致档案安全性、科学性、规范性受到影响等一系列的后续问题。重视不够的具体表现,一是很多高职院校中的档案管理人员并非专门人员,往往身兼多职,诸如档案员兼文书收发、档案员兼文案写作、档案员兼资料统计汇总等;二是很多高职院校的档案管理人员并非档案管理的专业出身,并且在从事相关工作之前几乎不会接受档案管理的相关培训;三是从事档案管理岗位的工作人员往往对档案管理的工作认识不足,甚至认识错误,认为这是学校里最微不足道、无足轻重的岗位,因而热情不高,责任心不强。诸如此类原因导致高校办公室文书档案管理工作效率低下,成效甚微。


  (2)为学校未来的续建和发展提供借鉴作用


  因为多数档案人员为非专业出身,因此缺乏档案管理专业意识,专业习惯,很多文件随手放置,相关领导阅处完毕档案管理人员对文件不负责追回、归档,导致文件后续查询、利用困难。同时,档案管理工作以文书工作为基础,也是文书工作的延伸和发展,二者互相联系互相配合,科班出身的档案管理人员都同时具备文书工作素质。而现实中很多高职院校档案管理员对文书的工作内容不够熟悉,面对一份文件档案无法判断是该进行长期保存还是短期保存,是按通知类别保存还是按管理文件类别进行保存,导致无法准确归类、存档,影响后续查询、利用。特别是高职院校党政办公室的档案管理人员档案保密意识普遍不足,保密知识普遍缺乏,不能很好地按文件密级进行管理,导致文件被不应阅览、不应经手的人员阅览、经手,文件失密情况时有发生,给工作带来损失和负面影响。


  2.3各部门之间协调力度不够


  “档案管理不是被动地接受文档并保存,而是需要与其他科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。”[3]高职院校多数档案员为年轻刚参加工作的大学毕业生,沟通意识和能力都有待提高,往往因为忽视或回避与其他部门之间的合作与沟通,时常导致文件在归档过程的缺失与遗漏。


  根据项目区渠系情况、计量点布置、灌溉面积等实际情况,农民用水者协会在项目区共设置8个配水人员,负责项目区范围内供配水及计量用水。根据多年用水定额计算和实际灌溉用水调查情况,平水年灌水次数为12次,每次灌水时间为7天,石首市当地农村劳动力价格为100元/d,则每年配水人员劳务费计算结果为6.72万元。


  所谓档案信息电子化,“是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。”[4]如果软件没有信息管理功能,就会缺乏通用性,就会使很多单纯以纸质方式传递的文件档案会随着纸质文件遗失而失去,因此电子时代,高职院校档案信息的电子化管理是十分必要和重要的,这也正是高职院校档案管理方面所欠缺的。


  3加强高校办公室档案管理的措施


  随着教育事业的发展,近年来我国对高职教育发展越来越重视,高职院校的规模越来越大,办学质量要求越来越高,办公室文件档案管理所应发挥的作用越来越大,因此,加强规范管理,提升管理科学性,不是什么难题,但是十分紧迫。具体主要应从以下方面入手。


  3.1提高重视程度,建立相关制度


  高职院校管理者应对档案管理予以足够的重视,将档案管理水平的提高列入到办公室的工作日程当中,建立档案管理责任制,引起相关人员的足够重视,加强归档意识,杜绝在工作过程中由于疏忽、轻视而导致的归档工作的失误。建立档案管理工作定期检查制度,及时纠正归档过程中的错误。


  3.2加强档案管理人员业务培训


  (1)高职院校应有针对性地加强办公室档案管理人员的业务培训,一个是校内培训,另一个是派出档案管理人员参加档案管理专业的条线培训,让管理人员不断强化相关理论知识,领会办公室现代档案管理的业务要求标准,使办公室档案管理人员能够熟知档案管理的基本方法。


  (2)定期举行相关人员对档案管理过程中的问题研讨,提出解决方案,从而提高档案管理的专业化水平。


  (3)应加强档案管理员与办公室文书之间的交流,使档案管理员能够对所要归档的文件性质、类型有一个更为切实的认识,从而能够结合实际进行合理化归档。文书与档案两者关系理顺了,就可以使档案管理达到事半功倍的效果。


  3.3加强各部门之间的协调


  强化各部门对档案管理的重视程度,提高各部门人员对档案管理工作的认识,提高对文件归档作用的认识,从而配合办公室档案归档工作,能够将上传下达的材料及时、完整送回,以供归档。提升档案管理人员沟通、协调能力,培养沟通主动性、及时性、有效性,以免影响档案归档管理。


  3.4明确责任制度


  (1)加强电子档案安全保护。“我国电子档案安全保护工作仍比较迟缓,缺乏协调全面的保护机制及统筹管理的计划目标。”[5]随着大数据时代的发展,档案数字化已经是必然趋势,档案管理已从传统的档案管理主要以纸质版为主向以计算机技术为主的现代化管理方式转变,但同时也带来了相应的弊端,如电子数据更容易由于操作上的失误被更改或者删除。面对这样的情况,一方面要加强档案管理人员的责任意识,同时也可以“通过构建隔离内外网管理系统,将文书管理网络进行内外网隔离”,[6]使重要文件处于安全的内网,保证其安全性。


  (2)纸质档案存在由于管理不健全导致的安全隐患,因此,应建立健全阅览制度、复制制度、外借制度等。根据实际情况,对不同层次的工作人员确定不同的阅览范围,规定不同的审批手续,让此项工作有章可循,确保文件资料完好无损。


  总之,随着经济建设改革开放和市场经济的发展,应由传统的档案管理理念向现代管理理念转变,使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。