第一论文网免费提供办公档案论文范文,办公档案论文格式模板下载

办公档案管理的收集工作论文(共2篇)

  • 投稿
  • 更新时间2020-04-11
  • 阅读量544次
  • 评分0

  导读:办公档案论文写作并不是那么简单容易的,而且在生活当中也是有很多人评定职称的时候也都是会进行撰写论文的,但是初次写作总是会迷茫无措的,本论文分类为文科毕业论文,下面是小编为大家整理的几篇办公档案论文范文供大家参考。


  第1篇:浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作


  摘要:本文首先分析了办公室文书档案的收集与归档管理工作开展的意义,同时分析了这项工作面临的挑战,包括文书档案的信息资源形式与内容的多样化。档案信息具有更高的使用价值和使用频率,针对当前形势提出了办公室文书档案的收集与归档管理工作存在的问题,工作人员的综合素质有待提升,办公室文书档案管理方式有待创新,执行力度有待增强等。最后,提出要强化文书档案工作管理人员的意识和能力,创新办公室文书档案收集、归档工作模式,创新办公室文书档案管理制度和工作流程。


  关键词:办公室;文书档案;归档管理


  随着社会经济的快速发展,办公室文书档案的收集与归档工作受到了广泛的关注,这点在企业单位中表现的非常明显。办公室文书档案的收集和整理工作开展是整个企业管理水平的重要体现。通过记载组织发展历程,包括组织的重要决策事项、发生问题的原因、解决方式等,能够真实的反映这个组织单位的实际状况。办公室的档案管理要求工作人员具备专业化的知识、良好的服务意识,这样才能确保整个工作的有序开展。要发挥办公室文书档案的积极作用,就要确保文书档案的真实性和完整性,整体提升档案管理成效。


  一、办公室文书档案的收集与归档管理工作概述


  在企事业单位发展过程中,办公室的文书档案收集与管理属于一项基础性的工作,也是整个组织管理工作的关键组成部分。对于文书档案来说,主要记载的是组织发展过程中某项事件问题产生的缘由以及解决方式等。在组织做出重大决策的时候,需要参考这些档案信息资料内容,比如,会议记录、项目审批表等,文书档案的重要性不言而喻。而办公室文书档案收集和归档工作的开展状况,能够影响到管理层面的决策,也影响单位组织的战略发展方向,这点毋庸置疑。


  二、办公室文书档案的收集与归档管理面临的挑战


  办公室工作具有很强的特殊性,文书档案资源的收集、整理以及传递等工作都是在这个场所完成。所以,在档案管理工作过程中,信息资源的采集对象是办公室。随着信息技术的发展,企事业单位中办公室工作的开展需要运用多种信息技术手段。所以,以传统的纸质文字表达占据主导地位的办公室文书档案管理面临的挑战主要表现在以下几个方面:


  首先,文书档案的信息资源形式与内容的多样化。由上文所述,以纸张为载体的文书档案主要就是文字的形式,有其标准化格式。文书档案的收集、归档等工作主要就是通过办公室档案工作人员主动收集、整理或者其他人员提供相关信息资料完成。当前,大部分组织都有了办公自动化软件,实现了工作的信息化,而各个部门的工作内容也变得越来越丰富、提升了复杂性。站在这个层面上说,办公室文书档案的收集和整理面临的挑战是如何识别和保留有价值的信息资源,如何保证这些信息资源的完整性和有效性,而且在信息产生和传递形式多样化的前提下,要从哪个环节入手开展工作。


  其次,档案信息具有更高的使用价值和使用频率。就本质上来说,办公室文书档案管理主要是采集和整理比較有价值的信息资源,这些有价值的新型资源要为特定的组织部门、特定的人员服务,从而体现出更大的价值,创造出新的效益。随着社会生活节奏的加快,管理者在设置目标或者做决策的时候会参考档案信息资料,特别是企事业单位,文书档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要性不容小视。所以,办公室文书档案作为重要活动的纪录材料见证了组织的成长,在组织运营管理过程中的使用频率也在提升,对办公室文书档案收集与归档管理的时效性提出了新的要求,要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量,以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据,实现工作开展的价值。


  三、办公室文书档案管理和归档工作存在的问题


  首先,办公室档案文书归档管理工作人员的综合素质有待提升。很多企事业单位对办公室文书档案收集与归档管理的重要性认识不到位,在开展这项工作的时候会抱有“侥幸”心理,漫不经心、敷衍了事,并没有统一规范化的要求,只有那些特别重要、价值特别高的文书档案进行了严格意义上的编号、归档。而工作人员会把那些他们认为不太重要的文书档案“随意处理”,导致在使用的时候找不到,或者找不全,无法查询完整的相关信息,影响了办公室文书档案的利用率。


  其次,办公室文书档案管理方式有待创新。就当前情况来看,一部分企事业单位还在延续传统的收集、归档工作方式,这种模式已经不适宜新时期办公室工作的运转要求,显得陈旧而落后。一方面,传统档案管理模式主要的载体是纸质档案,这种方式比较“笨”,不够智能。时间久了,档案纸质还容易出现字迹模糊、纸张泛黄的“尴尬”局面,影响档案的利用。另一方面,由于办公室文书档案管理信息化建设有待进一步提升,人工查找、归档导致工作人员的任务繁重,压力增加,工作成效也不高。


  再次,办公室文书档案收集归档管理的执行力度有待增强。对于办公室文书档案资料来说,其数量非常多,要集中管理的工作量非常大。如果办公室文书档案管理工作执行力度不到位,会导致其他部门不能及时把相关资料报送给档案管理者。此外,档案管理者遗忘或者遗漏的情况下,都会增加档案管理工作的难度。还有很多组织的办公室文书档案管理工作人员是办公室其他人员兼任,由于其他工作需要分散精力,导致档案归档与整理工作分身乏术,影响办公室文书档案管理工作的开展成效。


  四、办公室文书档案的收集与归档管理工作创新的路径


  1.强化文书档案工作管理人员的意识和能力。人员要素是开展一切工作的基础,工作人员的综合素质会影响办公室文书档案管理工作成效。在这项工作受到越来越多的人关注的情况下,提升文书档案收集与归档管理工作质量就显得尤为重要。要提升文书档案工作管理人员的意识和能力,就要先从人员招聘环节入手,要本着岗位需求招聘专业能力比较强的人员来开展这项工作,同时还要具备一定的计算机操作技术。要能够营造良好的工作环境留住专业人员,在招聘的时候本着“公开、公正与公平的原则”,专人负责文书档案收集与归档整理工作。对于当前的办公室文书档案管理人员要定期开展培训工作,提升其专业敏感性与职业使命感,能够在开展工作的时候运用专业化的知识作为保障。激发工作人员自我充电与学习的积极性,完善办公室档案管理人力资源结构。此外,要结合档案管理部门对于办公室文书档案管理工作提出的要求,为这项工作的开展提供条件,确保资金与基础设施方面的支持力度到位。让档案管理工作能够跟组织的整体管理工作有效融入在一起,依托信息化平台为决策者或者其他人员提供档案信息服务。


  2.创新办公室文书档案收集、归档工作模式。就当前情况来看,办公室文书档案信息资源的内容和形式发生了改变,交互模式与载体也有所转变。对于档案管理部门来说,制定规范化的档案文书采集与归档方式,这也是当前创新办公室文书档案管理面临的新的任务。要在办公室文书档案制度规范的基础上,按照规范化的管理框架,对办公室的各种信息资源的具体价值进行判断,结合不同的存储形式选择合适的归档方式和归档标准。也就是说,在重要事务处理过程中,那些有价值的信息资料能够及时、完整收档、确保档案资料整理的质量是重要的环节。随着社会经济的不断发展,办公室文书档案收集、整理等工作也要坚持与时俱进,进行不断创新和改革,选择主动收集、整理的模式:一方面,文书档案管理人员要强化跟各个部门之间的沟通和联系,定期开展文书档案资料收集工作,确保重要信息不漏项,信息资料的真实性。另一方面,对于办公室文书档案管理中存在的问题要能够及时应对,制定出有针对性的改进措施,确保这个工作的顺利开展。此外,工作人员还可以乘着信息技术发展的东风,通过信息技术来开展办公室档案的整理、归档等工作,这样能够相应的减少人工操作存在的误差,提升办公室文书档案管理工作的成效,进而发挥文书档案管理的积极作用。


  3.创新办公室文书档案管理制度和工作流程。办公室文书档案的内容和形式比较多,除了信息内容从传统的单一文字转化为文字、图片结合的形式,载体也从原来的纸质档案转化为纸质与数字化共同的局面。在信息时代,数字化文档信息传播渠道发生了改变,原本依靠人员之间直接交接的方式转变为依靠各部门间的网络进行信息传递。在这样的背景下,就需要不断完善办公室文书档案管理的相关制度,制定出切合实际的工作流程。制度是基础也是保障,在制度中明确重要文档的具体内容、形式,要按照制度要求完成档案的收集、交接以及歸档管理工作。此外,在建立科学化、标准化办公室文书档案管理流程,工作人员必须按照制度和流程开展工作,及时整理相关档案信息资料,让文书档案的质量得到大幅度提升。


  五、结语


  随着社会形势的发展变化,文书档案的信息资源形式与内容变得越来越多样化,档案信息具有更高的使用价值和使用频率。但是,由于思想上不重视、操作不规范等因素的影响,办公室文书档案的收集与归档管理工作还存在一定的问题,管理方式有待创新,执行力度有待增强。所以,在现阶段,要积极强化文书档案工作管理人员的意识和能力,创新办公室文书档案收集、归档工作模式,创新办公室文书档案管理制度和工作流程,从而为文书档案的收集、归档管理打下坚实的基础。


  第2篇:探析信息化时代高校办公室档案管理工作


  【摘要】现阶段,我们已步入信息化时代,在此形势下,推动了高校办公室档案管理工作的优化。同时,信息化的管理方式,促进了档案管理电子介质管理的有效革新,对档案管理工作的创新就显得极为关键。针对现阶段我国高校办公室档案管理工作现状可以发现,其仍存在着一定的制约性,不利于档案管理工作的改革。对此,本文主要对信息时代高校办公室档案管理工作进行了探讨,以供参考。


  【关键词】信息时代;高校办公室;档案管理


  众所周知,档案管理是高校管理工作中不可或缺的重要一部分。就一所高校的发展来说,档案管理所发挥的作用极为显著,因此我国高校给予了档案管理工作更多的重视,进而在工作中开始广泛运用信息化技术,运用电子介质管理档案,以将档案管理方式的自动化顺利实现。从我国现阶段办公室档案管理工作的现状来看,其均采用了最为先进的技术设备,这对创新档案管理方式极为有利。


  一、信息化时代档案管理工作概述


  (一)档案管理信息化的定义。现阶段,我们已进入信息化社会,档案信息化即将信息化技术融入办公室档案管理工作中,高校收集、整理、归档和保存档案资料。除此之外,档案管理部门还要负责档案信息资料的提供工作。相较于传统的纸质档案管理工作来说,信息化档案管理工作存在一定的区别,其朝着数字化和智能化方向发展,但是信息化档案管理工作通常需要借助管理组织的支持才能得到顺利开展。


  (二)信息化档案管理的意义。首先,在档案管理工作中渗透信息化的方式,可充分发挥出便捷的优势,借助计算机软件对档案予以高效的收集与归档。如此一来,档案工作人员运用计算机便能增减和变更资料,促进工作效率显著提高。其次,落实高效档案信息化管理方案,推动高校的可持续发展,节约成本和资源。在现阶段的发展中,高校要想在短期内让档案管理与信息化能够维持同步,应不断增强信息化建设,进而推动高校综合实力以及竞争力的提升。因此,提升高校档案管理在信息化建设方面的质量,既能有效利用和查阅信息,同时还能为高校实现整体性发展夯实基础。


  二、高校办公室档案管理工作的策略


  (一)构建完善的管理机制。在信息化时代背景下,要想增强办公室档案管理工作的有效性,必须积极改革其管理过程,运用全面管理的模式。首先,将完善的管理机制构建起来。其主要目的是为高校档案管理工作奠定坚实的基础,先将标准制定好,和标准相结合展开管理,有效落实管理工作。同时,在管理机制的影响下,档案的管理工作逐渐朝着规范化和系统化的方向发展,在这一过程中需要将监督工作做好,保留资料收集、归档和保管等,均要严格遵循相关要求进行管理。其次,对高质量的档案管理人才进行培养。目前,大部分高校办公室档案是由兼职或非专业人员进行管理,效率较低。所以,在信息化发展速度日益加快的时代,要想加强高校档案管理必须对业务水平较强的专门人才进行培养,促进其责任感的增强,使其管理档案的综合水平显著提升,可以借助加大培训力度等方式对其综合管理能力进行培养,包括重视档案的保密工作、增强其信息风险意识、提高其安全意识等,以不断优化档案管理人员的内部结构,在将工作人员业务能力提高的基础上,对档案管理工作进行有效优化。


  (二)构建档案信息资源管理系统。各高校应推动档案信息资料向着数字化资料的方向发展,之后在档案信息资源系统中存储,从而使高校办公室档案的快速检索、高校传输和信息资源的共享顺利实现。同时,在展开档案管理的时候,我们必须充分认识到创新对整个管理工作的重要性。在将高校自身发展情况充分了解的基础上,和时代的发展需求相结合,对档案信息资源体系进行积极完善和调整。如结合高校的档案资源管理系统和学校建设相关信息平台的管理,用统一的管理要求对管理工作的开展予以规范,以便于更好地创新高校办公室管理工作。


  (三)档案材料信息化处理。高校举办的形式多样的日常活动以及开展的日常工作是高校办公室档案材料的主要来源渠道,其主要以一定目的得以保存。如财产登记本、录音带、珍贵照片、收发电文、重要电话记录、人事材料、会议决定、会议记录等。通过信息化的方式,将声像、纸质等文件,通过系统构建完善、科学的数据库,通过数字化的方式对全部档案信息予以存储。同时,在实际构建的过程中,需通过层次化形式,由低到高,循序渐进,以便于更好地展开信息化管理。


  (四)创新管理方法。在信息化时代,出现了各种新的理论知识,为网络化和信息化的发展奠定了坚实的基础,也革新了管理技术和管理科学。信息时代信息量巨大、传播速度快、内容繁杂,办公室管理人员应第一时间将观念更新,转变认识,重视培养自身的创新精神和专业能力,和新形势的发展需要相适应。应进一步强化研究和调研工作,立足于学校发展的实际情况,尽量多思考,总结管理工作的经验和规律,准确判断新形势下出现的新问题,促进管理工作能动性、实效性和预见性的增强。首先,应将基础设施建设力度加大,借助现代化的办公设备,有效提高工作效率和工作质量。其次,应加大应用信息化技术的力度,构建良好的信息管理系统,将指挥调控的现代化以及事务处理的信息化顺利实现,为办公室管理的智能化和自动化奠定坚实基础。


  (五)增强档案资料的保密性。在高校办公室档案管理工作中引入互联网信息化技术,尽管可以有效促进各类管理工作效率的提升,但会增加管理风险。导致此情况的原因在于,立足于互联网信息技术的办公室档案管理工作,会将档案信息存放在虚拟空间之中。此外,软硬件中应将各方面的管理力度加大。首先,落实好档案保密工作,避免在运用互联网信息技术时,出现信息泄露的情况。其次,针对那些经常出现的风险还应保持积极的应对态度,这里可以考虑将备份工作等方式做好,以确保档案资料的安全性。


  三、结语


  总而言之,在高校整体工作中高校行政工作占据着极为重要的位置,在行政管理中所承担的职能极为重要,有利于促进高校科研、高校教学等工作的顺利开展。高校办公室的档案材料,紧跟学校发展的潮流趋势,对学校各个历史时期的发展轨迹进行了客观真实地记录,在信息化时代,为档案管理工作构建起优良的客观条件。对此,探讨高校办公室档案工作对策意义极为重大。管理工作人员应充分借助此特点,借助主观努力显著提高办公室档案的服务质量,推动学校的持续发展。

上一篇: 创新发展办公档案管理的路径
下一篇:
在线客服