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基于PDCA的保密检查方法研究

  • 投稿多墨
  • 更新时间2015-09-28
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张文国 阮新异 邓 林 王 勇

(中国舰船研究设计中心 湖北 武汉 430064)

摘 要:富有成效的安全保密管理是国防军工科研单位顺利履行国家使命、确保国家安全、单位稳定发展和职工个人前途的基本保障。保密检查作为涉密军工科研单位保密工作要求落实的核心控制环节,对于提升单位管理成效、确保单位安全发展具有重要意义。通过引用质量管理PDCA循环(戴明环)的理论,指导制定保密检查的策划、实施、检查、整改环节,从其流程和要求上研究提出具体可操的保密检查方法,形成基于PDCA闭环管理的保密检查长效机制。

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关键词 :保密检查;PDCA;方法研究

中图分类号:G354 文献标识码:A doi:10.3969/j.issn.1665-2272.2015.03.022

收稿日期:2014-11-11

1 PDCA循环的概念及特点

1.1 PDCA循环的概念

PDCA循环法是戴明质量管理理念的核心内容,是一种能使任何一项活动有效进行的合乎逻辑的工作程序,又叫 “戴明环”,在质量管理中得到了广泛应用。PDCA指的是plan(计划)、do(执行)、check(检查)、action(处理)4个英文单词的首字母。

PDCA循环按照P、D、C、A共4个阶段及图1所示的8个过程不断循环的顺序进行质量管理。①分析和评价现状过程;②确定改进目标的过程;③寻找可能解决办法的过程;④评价这些解决办法并做出选择的过程;⑤实施选定解决办法的过程;⑥测量、验证、分析和评价实施结果的过程;⑦正式采纳更改过程;⑧必要时对结果进行评审,以确定进一步改进机会的过程。

1.2 PDCA循环的特点

PDCA循环的特点为:四个阶段缺一不可;大环套小环;螺旋式上升,每循环一次,产品质量、工序质量和工作质量就提高一步。

2 传统的保密检查方法及存在的问题

保密检查是保密管理人员履行职责的重要工作内容,也是涉密军工科研单位开展保密管理工作的主要形式。一直以来,由于缺乏系统的策划、规范的流程和详细的要求,使得保密检查流于形式、管理要求落实不到位的情况普遍存在。初步梳理,当前保密检查主要存在以下几个方面的问题:

(1)检查分工不清晰,执行过程死角多。检查组在检查过程中不清楚自己的任务,各自为战,造成简单问题多人重复查,关键问题无人查,存在遗漏。

(2)检查要求不明确,发现问题抓不准。没有规范的问题确认程序和要求,导致现场记录问题不完整、不准确,不能支撑后续的处罚和整改,甚至存在反复翻案,严重影响保密检查的严肃性和权威性。

(3)违规处罚无标准,确认问题打不实。没有规矩,不成方圆。针对检查确认的违规行为,往往因为无明确的奖惩规定和奖惩细则,导致奖惩无法可依,起不到警示效果。

(4)存在问题未整改,检查实效打折扣。检查结束后,整改要求束之高阁,整改情况不能闭环,导致隐患依然存在的现象十分普遍。

上述保密检查存在的典型问题,其实质就是保密检查工作的质量问题,但其会在很大程度上制约保密管理水平提升、保密管理要求落实和保密管理人员的权威性,是一个亟待解决的问题。

3 基于PDCA循环的保密检查方法

3.1 保密检查策划(P)

P 阶段的核心是保密工作小组做好检查策划,主要工作包括明确检查内容、要求、时间、人员、分工,并做好其他准备工作如检查记录表等。具体工作如下:①明确检查工作时间安排;②通过对以往保密检查发现的问题以及近期保密工作的特点,保密工作小组梳理出本次保密检查的内容,形成检查工作分解结构和工作包,尤其是以往检查存在问题应悉数纳入本次检查的范畴;③针对不同类型的检查内容,制定明晰的检查要求,如检查技巧、信息记录准确性要求、问题确认程序以及其他注意事项等;④从保密检查专家库中挑选检查组成员并核实确认,组成检查组;⑤根据工作分解形成的工作包,明确每一个检查组成员的工作分工;⑥完成其他检查准备工作,如保密检查记录单等。

3.2 保密检查实施(D)

D 阶段也就是实施阶段,包括两个重要环节。

(1)检查启动会。检查之前,检查组内部充分沟通、明确工作要求,是确保检查实效的关键环节。由检查牵头人召集检查组全体成员,宣贯检查策划中的所有要求,经过充分沟通并确保检查人员知悉检查要求之后再实施检查。

(2)实施检查。按照启动会明确的要求和安排,检查组开展检查工作。此环节关键点在对于发现的问题,检查人员应立即准确、翔实记录,并与当事人充分沟通后由当事人签字确认违规事实,如有必要应采集相关信息以固化证据,确保检查结果的有效性。

同时,对于违规行为,检查人员应当及时提出口头整改要求。

3.3 保密检查结果核实认定(C)

C 阶段就是检查阶段, 当保密检查开始后, 牵头人对检查全程进行跟踪,对检查过程的操作规范性、信息记录准确性等进行检查和指导。对遗漏的检查内容、不恰当的检查行为和不规范的结果信息进行及时的纠偏和指导,确保检查按照策划有效实施。

3.4 保密检查总结和整改落实(A)

PDCA 循环的关键阶段是A 阶段, 即总结和整改落实阶段, 它是保密管理水平改进和提高的基础。检查结束后,牵头人立即召开检查组总结会,完成以下工作:

(1)确认检查结果,形成整改要求、奖惩决定。检查组对检查发现的保密违规问题及其责任主体进行集体认定,并根据保密管理规定和奖惩细则一一明确整改要求和奖惩决定。此环节要注意确保各项结论事实确凿、有法可依。相关决定公示并书面通知责任主体,以促进整改并起到警示他人的效果。同时A 阶段既是一次循环的结束, 又是下一循环的开始,本次检查发现的问题纳入下一次循环的P 阶段,并在下一次循环中进一步解决。

(2)总结保密检查经验并加以推广,持续提高保密检查水平。上述工作完成后,检查组对相关的策划、记录、决定等文件进行整理并归档,建立完整的组织过程资产。

由此可见, PDCA 循环中四个环节, 环环相扣, 密不可分。只有进行充分的准备, 制定详尽的策划, 才能保证执行阶段有章可循;只有认真按照策划执行, 才能保证检查行动的针对性和有效性; 只有注重检查过程中的跟踪检查制度,方能保证检查内容的完整、检查行为的规范和检查结果的有效;只有对问题进行了深入讨论、总结,才能更好的为下一次循环提供充分的资料。

4 PDCA循环保密检查方法与传统方法的对比及应用成效

在利用PDCA 循环改进的保密检查方法中, 将检查各环节进行统筹考虑, 加强检查的策划、实施、跟踪、总结和整改落实,使得保密检查工作质量得到显著提升。

通过在对2014年1-8月共8次检查中共515条检查记录进行统计分析后,挖掘保密检查欠规范的的问题和原因详见表1。采用PDCA循环检查方法改进之后,通过对2个月的检查记录进行统计发现,每次检查均做到有策划、有通知、有记录、有通报、有奖惩、有整改、有复查闭环,极大提升了保密检查实效。

5 结语

总之,保密检查是对保密工作实施宏观管理的有效控制方法,对保护涉密军工科研院所国家秘密信息安全具有重要意义。涉密军工科研院所保密检查贵在发现问题、问题归零和不断改进,要在发现问题后解决问题,其出发点和落脚点都应是排除保密工作中的失泄密隐患;涉密军工科研院所保密检查要不断提升规范化、科学化、制度化水平,真正达到以查促查、以查促改、以查促管的目的。

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参考文献

1 刘伟,梁工谦.基于PDCA循环持续改进的企业设备精益化维修[J].现代制造工程,2008(2)

2 颜培玉,解志斌,张冰,等.高效保密检查工作问题现状及对策分析[J].信息系统工程,2013(12)

(责任编辑 何 丽)