新形势下油田企业档案管理模式创新研究

  • 投稿阿喂
  • 更新时间2017-11-07
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[摘 要]档案管理是油田企业管理的重要组成部分,在新形势下,其管理模式的创新,对于提高档案管理水平具有积极意义。在传统的油田企业档案管理模式中,存在管理手段落后、管理人员素质有待提高以及信息利用率低等问题,要想解决这些问题,油田企业必须进行管理革新,通过管理内容数字化、日常管理网络化、服务社会化的方式,创新管理模式,同时,根据生产实情,完善油田档案管理工作机制,完善管理设施配置,加强档案管理队伍的素质建设,加强档案信息平台的维护管理,提高档案信息利用率。

[关键词]新形势;油田企业;档案管理;模式创新

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.104

[中图分类号]G271  [文献标识码]A  [文章编号]1673-0194(2017)20-0169-02

石油是一种黏稠的深褐色液体,被称为“工业的血液”,在工业生产中常被用作燃油和汽油,同时是化肥、杀虫剂、塑料等化学工业产品的原料。石油工程是国家经济发展的主导性经济产业之一,在生产期间,企业管理水平会影响到企业的综合实力,继而影响到油田开发的经济效益,影响到油田开发的行业生态。在油田企业中,档案管理工作内容繁杂,涵盖了党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、科学技术研究及设备仪器等11 个项目,跟随油田开发工艺的发展脚步,实现档案管理模式创新,充分发挥档案信息的指导价值,对于油田企业来说,是进一步提高企业管理水平的关键性策略。

1 传统油田企业档案管理模式中存在的问题

1.1 管理手段落后

在传统的油田企业档案管理中,档案信息的载体多为纸质文件,管理手段落后,在档案信息量不大的阶段,具有一定的应用价值。如今,油田开发项目的工程量均比较大,在此期间会积累大量的档案,需要大量硬件、软件设备的支持,如,性能稳定、安全系数高、信息存储量大的存储设备,以构建一套完整的信息输入、存储、分析、编辑以及输出一体化系统。由于管理模式落后,油田企业并没有意识到档案管理,对于先进信息技术手段的需求,在这方面没有投入较多的资金,技术手段落后,制约了档案管理工作质量及效率的提升。

1.2 管理人员素质有待提高

一直以来,我国油田企业在档案管理工作上,一直是采用人工管理的模式,信息化程度较低,大部分的管理人员都是在岗数十年的老员工,接受新知识的能力较差,不具备现代化的信息素质,有些人员甚至无法熟练使用计算机进行办公。除了信息素质低,由于负责档案管理工作的人员多为办公室机要人员或文秘,这些人员在档案工作前没有接受过系统的培训,对档案工作的业务知识、工作流程不熟悉,导致档案管理部门的综合业务水平较低,阻碍了档案标准化管理建设进程的推进。

1.3 信息利用率较低

档案是在企业长期发展过程中,对生产过程及职工管理等方面积累的资料,它的作用不仅仅是记录历史,更重要的是发挥信息资产的价值,为企业决策提供参考依据。在油田企业每一个项目开发过程中,都会积累大量的档案,其中包括施工流程、施工工艺、科学技术以及施工设备等资料,这些资料都是施工人员智慧的结晶,对于油田开发技术实践体系的完善具有积极意义。但由于传统的档案管理采用的是纸质档案,信息化程度较低,无法实现对档案信息的高效利用,且纸质档案管理难度较大,容易出现受潮、遭虫蛀甚至氧化等问题,反而成为企业生产管理中的一大“包袱”。

2 油田企业档案管理模式创新方式

2.1 管理内容数字化

在传统的油田企业档案管理中,档案载体为纸张,在长期储存的过程中,难免出现纸张受潮或遭虫蛀,导致档案原件受损,以及文字因光照氧化,出现字迹模糊的情况,这些都是纸质档案管理中存在的普遍性问题,也是档案数字化建设的必要原因。使用数字处理技术,可将纸质档案转化为电子资源,并进行储存,同时还能将档案信息及载体原件分离,将档案原件作为原始凭证进行保存,有效避免纸质文件在翻阅浏览过程中发生损耗。

2.2 日常管理网络化

利用数字化技术,实现油田企业档案管理内容的数字化,并建立数据库,能够有效提高档案信息的共享效率。在日常管理工作中,若涉及油田企业档案信息的调阅及分析,相关人员只需要登录数据库,便能快速找出所需资料,工作效率大大提高。此外,油田企业档案管理的数字化建设,能够有效提高档案的调动速率,在网络平台上,实现档案信息的异地共享,大大节省油田企业档案管理信息的查证时间,使相关程序的便利度大大提升。

2.3 服务社会化

随着社会的发展,石油开发技术体系日渐完善,施工工艺更新速度较快,通过档案记载的方式,记录最新的油田开发项目中的生产技术及管理方式,可为油田开发工艺的更替提供信息支持。在传统的纸质档案管理模式中,调动档案获取信息的速率是比较慢的,且会受到地域的限制,有关于档案信息管理工作的效率都比较低。利用数字化技术,构建油田企业档案数字化网络平台,能够使档案信息的调动利用脱离地域的限制,实现档案信息资源的整合与共享,在需要浏览档案获取信息时,只要登录信息共享平台,便能获取所需信息。

3 油田企业档案管理创新实施策略

3.1 完善油田档案管理工作机制

油田企业首先要改变传统的档案管理工作理念,正确认识该工作项目的价值,从而突破传统油田档案工作模式的禁锢,做好档案编研工作,追求油田高层次信息资源开发的目标。在现行档案管理规章制度的约束下,油田企业应该加强关于档案工作相关政策的宣传教育工作,按照档案工作政策,根据部门的档案管理工作现状,制定相应的档案管理制度,明确其工作流程和业务操作标准,在单位内部形成良好的依法制档氛围,规范档案管理执法行为。同时,油田企业应加大资金投入,确保相关软件、硬件设施配置完善,为其标准化管理体系的建设提供物质基础和技术支持。

3.2 加强档案管理队伍素质建设

油田档案管理的信息化建设,要求相关部门的职工具备较高的信息素质,能够熟悉掌握各类数字化技术,并应用相关软件、硬件设施,对档案信息进行统计分析。提高油田档案管理部门人员的信息素质,是档案信息化建设的一部分,相关单位在配置信息化系统及数字化设施后,应该组织员工进行集体培训,让其掌握档案管理的信息技术,在工作时严格按照工作要求,将油田档案信息录入公共信息平台上,确保档案信息录入的全面性、真实性,促进油田档案信息的共享。同时,油田企业应创新档案学人才培养机制,加大对档案工作人才培养的投资力度,培养一批具备专业理论知识和业务操作技术的人才。

3.3 加强档案信息平台的维护管理

信息化建设在油田档案管理中的意义,并不止于提高档案管理工作效率,确保油田开采信息及企业管理信息的持续更新,更多的是利用这些数据资料,为油田开发及企业管理提供信息支持,帮助管理者明确企业在管理上、技术上、人力资源上的优势与不足,构建和谐油田。油田档案的信息化建设是一个持续性的过程,在此过程中,工作人员应该加强对信息平台的维护,不断更新档案数据,实现档案信息的即时共享,利用这些信息了解各个油田开采区的生产情况,并通过这些信息的分析整合,为下一阶段的油气开发提供信息支持,充分发挥油田档案数字化管理的价值。

4 结 语

档案管理,是企业管理工作中的信息管理项目,由档案室直接对档案原件及档案信息进行管理,并提供相关服务。随着人们对于档案服务需求的变化,其工作观念和方法也在不断革新。2014 年,国务院发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,明确提出档案管理工作的改革方针,为档案管理工作的发展提出合理的意见。在油田企业中,加强档案管理工作,根据现阶段企业管理及生产发展的需求,创新工作理念,突破传统档案管理模式的禁锢,实现油田档案的信息化、数字化建设,切实提高油田档案管理工作水平,有效发挥档案信息的生产指导作用,对提高油田企业的生产效益,具有积极意义。