高校财务业务一体化信息系统分析

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  • 更新时间2018-07-10
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  随着内外环境的不断变化,高校的经济活动日益复杂,无论是财务管理理念,还是财务管理手段,都亟待加以创新与完善,特别是在信息时代下,构建完善的财务信息一体化系统,以提高其财务管理绩效,促进高校教学科研活动正常开展势在必行。对此,笔者通过分析建设高校财务业务一体化信息系统的意义,研究了其可行性,并提出了一些建议。


  一、高校财务业务一体化背景


  当今世界高校经营与管理先进思想和技术所启发,在消化、吸收其管理理念和技术方法的基础上,分析传统高校财务管理弊端,运用业务流程再造理论对高校财务业务流程进行重组,提出了高校财务信息一体化的全新管理模式,并且通过信息化手段从四个方面深入地论证和实践了这种模式的可行性,具体包括:网络和存储体系(校园网环境下的跨地域、高安全性的财务网络建设)、财务业务一体化(将各类财务业务流程优化、重组,实现信息系统的整合)、资金项目化管理(对各类资金以立项的形式进行全程跟踪管理,实现以预算管理为核心的经费事前、事中和事后的全程管理,提高资金使用效益,实现对资金的动态控制和风险防范)、财务决策支持(通过数据挖掘技术,针对不同的用户提供决策支持信息)。


  二、高校财务信息化建设的意义


  (一)实现高校财务精细化管理的重要前提和基础


  在高校促进财务信息化建设是实现高校财务精细化管理的重要前提和基础,会计精细化管理作为一种先进的财务管理理念、模式、文化和方法最早出现在高校管理领域,20世纪90年代精细化管理从高校管理领域延伸到教育领域,成为教育管理的一种重要理念、模式、文化和方法。这样的管理方法和理念推动了高等教育快速健康的发展,高校财务管理工作的管理精细化已经逐渐成为高校信息化发展的目标。


  (二)高校财务信息化有助于提高效率


  传统的财务工作中,财务人员需要把大量的时间和精力投入财务信息的输入、输出和整理上,然而时间却大部分消耗在了机械劳动中。高校建设财务信息系统,可以自动的对财务数据进行统计分析,账目核算结转,减少财务人员的工作量,大大提高了工作效率。


  三、高校财务业务一体化信息系统可行性


  (一)将财务部门多个系统进行整合,实现数据互联


  先看财务系统内部,在酬金、工资、财务、预算、预约以及收费等各个子系统之间做好系统整体规划,目前国内有三百多所高校使用复旦天翼的财务系统,该系统目前囊括了财务做账各个方面的系统,但是依然没有做到很完善,财务部门的各个子系统之间数据共享差,与财务系统之外的其他系统尚未实现数据共享。如收费系统与教务系统、财务系统与教师日常办公系统等,高校财务部门和校内其他部门的信息交换越来越频繁,互相查询和传递的信息量越来越大,为提高信息交互的速度和响应质量,需要在数据化校园平台上建立财务管理信息沟通平台,实现人事、学工、教务、后勤、科研以及资产等财务信息实时交互,目的就是要实现高校财务信息的集成和共享,解决高校财务管理中的“信息孤島”现象。


  (二)积极推进“校园一卡通”建设


  随着数字化网络的推广和普及,许多高校正在积极的进行数字化校园的建设,实现整个高校的信息化平台的统一管理。现代化的教学和工作离不开网络及信息技术智能化的管理,学校的收费管理、教学服务及后勤服务等部门都需要提高信息化去实现信息互联,校园一卡通管理系统的上线,是高校信息化建设的必然趋势,是高校现代化管理的标志,具有消费简单、方便、高效、安全、统一等特性。校园一卡通管理系统给所有校园一卡通使用者提供方便,大大提高了工作和生活效率。同时,在加强财务管理,促进高校财务信息化建设,规范学校经济秩序等方面起到了积极作用。


  (三)提高高校财务部门和财务系统的服务能力和透明度


  高校财务部门致力为学校内部各级领导和师生提供准确、优质、即时的财务信息服务,为各级领导管理提供决策依据。财务信息主要包括:财务处网站发布的各类信息,通过计财处的微信公众号发布的各类信息等。目前,高校财务管理工作在高校的智能化发展方面已经从传统经济业务核算全面转型到支持高校战略发展阶段,大力推进具有现代特色的高校财务管理工作越来越重要,高校信息化建设必须要打破现有的发展瓶颈,从高校的教学管理整体出发,改革现有业务流程,并结合现代信息技术,构建现代高校财务管理信息化体系。


  四、高校财务业务一体化信息系统创建分析


  (一)选择合适的财务业务一体化软件


  目前国内针对实现财务业务一体化而开发的ERP软件有很多,但不是每种都会适合高校的发展,高校应根据自身情况谨慎选择使用。高校可以对同行业内已实施财务业务一体化的高校进行调研,比较各个高校所采用软件的优势与劣势进行选择,但是必须选择符合高校发展需要的软件。


  (二)培养实现财务业务一体化的员工


  要实现财务业务一体化的重中之重是培养谙熟财务业务一体化的员工。与手工管理相比,财务业务一体化是一种新的管理模式,只有通过培训才能学习并掌握新的知识。高校必须建立自己的培训队伍,要结合高校特点和问题进行培训,这对巩固软件成功实施至关重要。结合高校的实际情况,理论联系实际,解决实际问题,这种方式更为高校所认可和接受。只有合理分配公司内部的资源,各部门通力合作,相关员工尽力配合,才有财务业务一体化实现的可能。


  (三)注重高校管理需求分析


  为了实现财务业务一体化,第一步是管理需求分析。主要是:分析高校基础是不是坚实可靠,各项规章制度是不是完善,是不是严格按照流程处理业务;认真分析高校管理存在的问题,只有找出问题,才能把握解决问题的关键;按照供应链、流程再造等先进的管理思想改进现有流程或使现有流程一致、标准;实施财务业务一体化存在的问题与相关风险防范。


  (四)实施财务业务一体化的风险防范


  高校在实施财务业务一体化时,面临很多风险,有财务风险、操作风险、内控风险和业务风险。高校间相互合作,不断扩大已有业务,使其在整个价值链条内,高校与供应商、高校与学生特别是高校与高校之间紧密联系,一环扣一环,任何一个环节出现问题,都可能导致整个价值链的崩溃。建立综合绩效评价体系,不能简单的以创造的利润是多少衡量业绩绩效,而以其对高校带来的贡献与价值为标准。


  五、高校财务业务一体化信息系统建立策略


  财务业务一体化信息处理系统,也称为财务管理信息系统或者管理型财务软件,它系统集成了固定资产管理、采购管理、销售管理、存货管理等财务管理功能,并包含了对成本控制和人力资源管理的部分内容。


  (一)加强资金和成本的管理和控制


  传统财务会计的账务处理程序是从原始凭证开始编制会计凭证,而财务业务一体化将业务数据加入账务处理系统。数据在业务部门与财务部门之间往来,保证了财务数据与业务数据的统一、准确。实施财务业务一体化,实现信息资源畅享,既可以监督业务部门严格按照业流程进行业务处理,进行成本核算,控制成本,避免超出成本外的资金浪费,也可以根据本月成本支出编制下月的采购及相关业务活动的资金往来,加强资金和成本的管理和控制。


  (二)全面提升高校的竞争力


  高校在实施了财务业务一体化后,高校贯彻管理理念,提升员工能力和素质,使高校不管是在并购活动还是在生产经营上都表现出了异于以往的竞争力。财务业务一体化使高校管理方式发生了显著地改变,加快高校管理方式的改革,同时还极大地创新了业务处理方式。在生产领域内,财务业务一体化采用科学技术与网络科技,推动高校采用数字化标准方式生产产品满足学生需要。在管理领域内,财务业务一体化扩大了整个价值链,使高校之间密切联系,消除高校间的隔阂与摩擦,拓宽了高校的竞争领域,在一定程度上提升了了高校竞争力。除此之外,财务业务一体化能更好地适应全新的管理模式和经营策略。新的管理模式和经营策略在提升高校的竞争力和管理水平上表现出相当大的潜力。由此可以看出,财务业务一体化集中整合了信息、资金,将客户、供应商、联盟高校放在一起,加强了彼此之间的联系,提高了高校的竞争力。


  (三)提高了会计信息质量


  财务业务一体化保存有财务数据与业务数据,如有管理需要可直接在系统中提取并分析,少了信息在财务部门与业务部门之间的传递,提高了信息传输的速度和信息使用的效率与效果。财务业务一体化不仅在事件发生前进行规划,还在事件进行中进行控制,最重要的是要在一切结束时对所发生的进行分析评价。整个过程严密有序,减少了虚假信息的录入,使信息真实可靠,提高了会计信息质量。


  曾琛(作者单位:赣南医学院)