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大数据背景下会计档案管理工作的数字化转型

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  • 更新时间2022-09-28
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  摘    要:在信息技术飞速发展的背景下,越来越多的企业开始使用现代化、数字化的管理手段,实现运营管理的闭环,在这一过程中,企业所面临的各类数据、信息量显著增加。作为对企业生产经营活动最为直接的反馈,会计档案所记载的不仅是企业各种运营管理以及经济活动所产生的数据,也蕴含着极大的管理价值,很多管理者正是因为意识到这部分内容的存在,才开始积极努力地推进企业会计档案管理工作的数字化转型,以确保其能够为企业的建设和发展创造更大的效益。文章以“大数据背景下会计档案管理工作的数字化转型”为切入点展开论述,以期相关内容能够为广大工作人员提供参考、带来启示。


  关键词:大数据;会计档案;档案管理;数字化;


  “互联网+”时代,大数据正在引领各行各业实现转型,赋予这些行业以新的机遇、资源和发展契机。而在这样一个全新的时期,大数据同样有助于变革会计档案管理工作,促使其走上数字化转型的“道路”。[1]值得一提的是,“大数据”本身就是一把不折不扣的“双刃剑”,其对于会计档案管理工作而言,有价值、也存在隐患和问题。


  一、大数据背景下会计档案管理工作数字化转型的背景阐释


  大数据技术的不断发展和进步,给人们的传统观念和思想认知带来了巨大的冲击。对于很多企业经营者而言,大数据成为其进一步了解市场方向和受众需求的媒介,并习惯于通过大数据对内部的经营战略和运营目标进行调整和优化。从企业内部会计档案管理工作的角度来说,大数据促使会计档案管理所使用的方法和工具、具体的执行程序都处于不断更新的状态中,不过其虽然优化了档案管理的方式和思路,但相应的也带来了一定的问题和瓶颈,如果不采取有力的措施进行应对,很有可能制约会计档案的管理水平和效率。[2]换言之,在大数据不断得到推广、应用以及普及的当下,会计档案管理工作虽然可以依托其进一步走向数字化、现代化和科技化,丰富管理的手段和实践路径,但也有诸多的细节需要予以把握和关注,这些整合在一起就构成了大数据背景下,企业会计档案管理的特殊背景。


  (一)会计档案管理数字化转型的概念


  从概念的角度来说,狭义的会计档案管理数字化意味着将过往纸质化的档案以及电子档案全部进行数据化处理;广义的会计档案管理数字化则是指对传统数字化档案管理的优化与升级,这也是目前国内档案管理的突破口以及发展方向。


  (二)会计档案电子化的社会趋势


  从2019年4月开始,国家税务局以及档案局、财政部联合开展试点工作,针对电子发票报销入账、电子档案归集管理等进行了初步的尝试。在长达两年的尝试当中,过去相当长一段时间内一直以普通载体形式存在的档案资源,慢慢转向数字载体,传统纸质档案和数字档案之间的边界越来越模糊,不仅是趋势,也是必然的走向。


  二、大数据的主要特征及大数据对会计档案管理工作的重要性


  (一)大数据的主要特征


  宏观范围来看,大数据的基本特征表现在三个方面:


  首先,大数据能够实现对数据的实时处理,保证数据的时效性;与此同时,由于大数据本身是从多样化的媒介及海量的资源中所呈现和捕获的,所以其对经济活动的反映更加全面。


  其次,庞大的数据量给相关使用者带来巨大的使用负担,而且随着时间的推移,媒介融合以及信息技术的发展,数据的范围、幅度以及数量还有继续增长的趋势,某种意义上给企业内部实际使用和分析这些数据的工作人员带来巨大的挑战。


  最后,因为大数据的应用涉及数据类型的转变,而传统的数据存储方式以电子表格为主,所以其也被称之为结构化的数据。但是伴随大数据技术的普及和应用,各种不同形式的数据开始出现在人们的视野当中,直接为管理和存储人员的工作带来压力和挑战。[3]


  (二)大数据对会计档案管理工作的作用和影响


  大数据的发展以及应用,对会计档案管理工作产生了重要的意义和影响,主要表现在两个方面:


  1. 进一步提高了会计档案管理的效率


  对于企业管理、财务管理等一系列工作而言,效率是竞争力的重要体现,大数据背景下的会计档案管理工作要与时俱进、顺应时代要求,依托互联网和信息技术创新档案管理模式,进而提高企业的经营管理效率和实力,实现转型升级。


  2. 推进会计档案管理的信息化进程


  鉴于国家积极推行的会计档案“互联网+”活动,会计档案管理工作被提出新的要求。如从2016年1月1日开始正式实施的《会计档案管理办法》中就明确指出“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案”,从立法的角度保障了会计档案管理的信息化进程。而且《会计档案管理办法》还提出,单位内部形成的电子会计档案资料可以通过电子形式保存,进一步为会计档案管理的信息化实现提供了方向和指引。


  三、大数据在会计档案管理中的实际应用


  当前,大数据与各行业的融合已经成为一种趋势,在企业会计档案管理工作推进的过程中,大数据与之的融合主要体现在以下几个方面:


  (一)深入分析大数据并对其进行加工处理


  在大数据的引导和带动下,会计档案管理工作为了提高管理效率,必须对数据进行深入的发掘和分析,进而确保企业在后续运营管理的过程中,能够更好地利用数据开展决策。大数据的存在能够帮助企业在进行管理决策的过程中,为企业的后续发展提供强有力的策划依据,让企业在实际开启决策的过程中既有发展和盈利的空间,也有参与市场竞争的资本。[4]


  (二)对大数据信息进行统计和应用


  对会计档案管理工作而言,信息和数据的价值就是帮助企业及时获取更为有利的处理依据和应对指南,通过对大数据展开应用分析,可以为档案管理工作提供更为有力的平台。


  在实际进行大数据分析的过程中,为了切实提高信息的统计效率,需要对其进行合理的设置,进而提高信息统计的效率。具体需要根据数据的不同类型展开针对性的分析与统计,进而推动会计档案信息的处理,在节约时间、压缩和控制成本的同时,减少会计档案管理的失误。


  (三)采集大数据信息


  通常情况下,针对大数据的采集必然绕不开各个企业、各个渠道、各个路径的数据传输和共享。在实际从事会计档案管理的过程中,只有获取系统且完整的会计信息,才能确保档案管理工作的系统性、正确性以及完善性。[5]


  在企业发展和建设的过程中,将大数据和会计档案管理工作进行组合,企业最终获取的会计数据信息会更加系统、更为完整,而且通过及时整合这些数据和信息,最终得出的结论对会计档案管理工作会产生更为有效的影响。当然在实际采集和接收数据的过程中,相关人员必须采取不同的手段和方式接收数据,目的在于快速收集和处理信息,提高对其的利用率,也为会计档案管理工作提供更为完善和系统的数据参考,提供支持。


  三、大数据背景下,会计档案管理工作存在的主要问题


  会计档案管理工作本身也是企业传统档案管理以及会计工作的重要组成部分,在大数据时代已经到来的当下,其面临着新的发展方向以及技术突破口,但相应的,也表现出过往没有被人发觉的问题,具体如下:


  (一)会计档案管理人员存在问题


  会计档案工作的最终执行者是“人”,但无论档案管理工作如何走向数字化,都不可能完全取代“人”的作用和价值。大数据的飞速发展以及应用普及,虽然为会计档案管理的现代化提供了丰富且有效的手段,但是也有部分工作人员因为对大数据不够了解、掌握不够熟练,以至于对会计档案管理工作疲于应对,导致最终影响到企业财务管理的效率和水平,出现严重漏洞和失误。


  (二)会计档案工作存在严重的泄密风险


  大数据具有的共享性特征,促使其在介入会计档案管理工作的过程中,很容易遭受黑客攻击,而存在泄密的风险和隐患。但是如果这些资料发生信息泄露,为不法分子所窃取,企业本身所面临的损失将难以估量。[4]


  因此,在大数据背景下,企业究竟该如何利用这一技术为会计档案管理工作服务,同时避免信息泄露,给企业带来隐患和损失,成为一个非常重要的话题。


  (三)会计档案管理制度已经严重落后于大数据的发展诉求


  在大数据技术飞速发展的当下,会计档案管理如果依然沿用传统的、落后的,背离这个时代潮流的方法,显然会影响企业内部管理工作的顺利推进。一方面,会计档案相关的数据资料没有充分借助大数据、也没有充分发挥其具有的功能和优势,以至于企业的会计档案归档严重滞后,发生严重的数据丢失情况;另一方面,因为没有及时对档案数据资料进行备份,导致在严重依赖网络技术和空间的基础上,一旦出现技术问题,已经丢失的资料很难被找回,已经泄露的信息很难被根除。


  四、大数据背景下,会计档案管理工作的改进和优化措施


  针对前文所提及的,大数据时代会计档案工作尚存一些问题以及不足,笔者认为需要从三个角度做出优化和改进:


  (一)进一步提高会计档案管理人员的专业技能和综合水平


  大数据背景下,企业要想借大数据之便,不断提高会计档案管理人员的专业技能和综合水平,最终实现数字化的升级和转型,可以从这样两个角度着手:一方面,会计档案管理人员必须抱有认真学习的态度和积极心理,主动了解和应用大数据,寻找具有针对性的学习办法,不断提高自身的业务素质以及综合技能,进而更好地为会计档案管理工作提供服务与支持;另一方面,为了让企业内部实际负责会计档案管理的工作人员能够更为积极地应对和使用大数据,企业内部需要开展相应的培训工作,既确保培训人员能够接受大数据所赋予的新内容、新内涵,也要考虑将其和企业发展的实际特点进行组合,进而生成更加具有档案管理特色的数据管理和应用体系,确保相关人员对于大数据的使用能够做到游刃有余。


  (二)加强大数据背景下,会计档案的保密力度


  在大数据背景下,包括互联网、云计算以及计算机等都可以用于会计档案管理过程中,所以加强会计档案的保密力度十分关键。身为“双刃剑”的大数据其不仅要发展自身之“便”,更要规避其“不便”。


  首先,会计档案管理部门有必要制定相应的保密制度,促使相关工作人员的保密行为能够有章可循、有据可依;


  其次,企业相关部门必须加大对档案管理人员的保密意识培养,通过构建清晰的保密责任制,落实相应的权责及奖惩措施,对于因为工作失误导致的信息泄露、资料丢失,企业有义务追究相关责任;


  最后,会计档案管理人员必须态度端正,拥有较高的保密意识以及责任意识。这意味着企业在进行档案管理人员的选拔时,不仅需要考虑其专业方面的能力,也要考虑其品质道德和责任方面的要素,确保其不仅有能力承担工作,更有能力保护企业会计档案信息。


  (三)完善并持续贯彻会计档案管理的制度


  完善并持续贯彻会计档案管理的制度需要从以下三个角度着手改进,同时要将这些内容补充到现有的档案管理制度当中。


  首先,企业在应用大数据技术时,必须加强对相关数据资料的备份处理,防止网络故障发生时,出现数据丢失、泄漏等情况。关于会计档案管理的数字化备份以及实体化存储,需要填写到现有的档案管理制度当中,作为补充和完善。


  其次,在企业已经制定了严格的会计档案管理机制的情况下,必须出台严格的贯彻落实机制,不能“纸上谈兵”。同时针对实际负责会计档案管理的人员以及部门,有必要构建相应的考核指标,落实绩效管理和考核制度,提高管理人员的责任意识。


  最后,大数据背景下,会计档案管理工作需要与时俱进,不断完善相应的制度,不能固步自封、停滞不前,要充分结合大数据的特点和优势,规避数据资料以及档案资源遗失的可能性。换言之,企业需要将强化大数据应用以及系统维护的相关内容落实到制度建设和内容体系当中,提高企业内部工作人员对其的关注和重视程度。


  五、结语


  会计档案管理工作本身对企业发展会产生至关重要的影响,而在大数据背景下,会计档案管理工作面临新的机遇和挑战。但是从宏观范围来看,会计档案管理终归还是借助大数据迈向了数字化之路,在帮助企业呈现更为广阔的发展前景同时,也为广大从业者带来了新的思考和审视。要积极关注大数据背景下会计档案管理数字化转型存在的问题和不足,采取针对性的措施予以调整和改进,进而提升大数据的使用效果。


  参考文献


  [1] 邓钧阳.加快推进会计档案信息化转型升级的措施研究[J].黑龙江档案,2021(03):214-215.


  [2] 刘佳.浅谈数字化背景下企业会计档案管理[J].冶金财会,2021(04):11-13.


  [3] 饶美霞.会计档案信息化管理建设研究[J].时代经贸,2020(11):28-29.


  [4] 黄海清.财务会计档案信息化管理建设探讨[J].办公室业务,2019(16):85+88.


  [5] 梁燕莹信息化条件下会计档案的电子化管理探讨[J].企业改革与管理.2019(12):155-156.