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中小企业“云会计”模式探讨

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  • 更新时间2022-11-21
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摘    要:随着智能网络信息技术的发展,我国的信息化水平提升到一个新的高度,但中小企业的会计信息化建设还不够完善。本文旨在研究云会计模式在中小企业会计信息化发展中的应用情况,发现其优势及存在的问题,并提出对应的解决方案。


关键词:云会计;云计算;会计信息化;中小企业;


虽然会计信息化在不断发展,但是大部分中小企业仍然采用传统的会计软件记账,很多管理层对云会计的了解并不深入,这严重限制云会计在中小企业中的普及范围及其未来发展。目前,社会大环境使得线上办公成为企业的一种客观诉求,企业被迫提升信息化水平以应对危机,云计算以及云会计在中小企业中的使用也势在必行。


一、“云会计”相关概念及特点

(一)云计算的定义。

云计算和普通的分析计算的区别在于,云计算是在虚拟的互联网平台上进行的,作为传统网络管理方式的创新模式,云计算的广泛应用使得各行业的使用者得到了更加高质量、高效率的服务。云的实质是一种虚拟的网络形式,在开放的云端资源池,消费者可以根据需求获取大量的云数据,从而提高资源的利用效率,达到自己的使用目的。目前,市场上的云计算模式有很多,最典型的几种是SAAS、IAAS、PAAS,在这几种模式下产生的云计算产品在市场中的认可度比较高,使用范围也更广,各模式之间协同合作、彼此促进、共同提升。


(二)云会计的定义。

云会计是在云计算这个新型网络管理方式的前提下发展起来的一种新型的虚拟的财务系统管理方式。它通过利用现代的信息技术如互联网等,把会计工作和云计算模式结合在一起并对其进行虚拟化处理,形成一个完善的网络数据信息平台,在这个平台上,企业使用者需要向云服务商购买适合自己企业的云会计软件的使用权限,登录账号之后便可以进行会计业务的操作,比如上传会计凭证、自动生成财务报表、进行会计稽核、获取会计服务等一系列活动,从而更加有效地完成会计的核算、监督与管理。通过这个平台,企业也可以与其他相关使用者实现财务数据共享,提高工作质量和效率。同时,也可以通过云端与政府的税务、审计等部门实现对接,从而完成税费缴纳、报表审计等一系列工作流程。与会计信息化中传统会计软件的区别是,企业并没有云会计软件的所有权,只是拥有使用权。目前,市场上云会计产品主要有浪潮云会计、金蝶精斗云、We Easy等,它们各自的优势和相同点如表1所示。(表1)


(三)云会计的特点

1、便捷性。

与传统会计信息软件相比,云会计最大的特点就是便捷性,它可以实现异地登录,可以随时随地对会计业务进行远程操作,提供了时间和空间上的便捷。云会计在工资支付、银行对账等不同系统应用程序之间的有效对接,很大程度上节约了会计信息收集以及在企业内各个部门之间传递的时间。


2、低成本。

使用云会计还可以大大节约企业的财务处理成本,传统的会计信息软件需要企业买入后自己进行基础的设置,同时也需要后期持续的维护和调试,这就会造成大量的管理费用和维护费用,以及技术人员的调试费用。使用云会计只需要企业向云会计服务供应商租入软件的使用权并交纳少量的维护费用,相对来说成本会更低。


3、自动备份。

为了避免财务数据丢失带来的麻烦和损失,云会计可以在使用者录入财务信息之后对财务数据进行自动备份,并上传到云端的资源池,从而安全有效地保存财务数据信息,以便于使用者后期的查阅。


二、“云会计”模式对中小企业会计信息化的意义

(一)节约中小企业营运成本。

大多数中小企业使用的传统会计信息软件,是企业购买软件的所有权,需要支付一大笔购买费用,并且购买之后企业还要对会计软件进行后期的升级和维护,产生大量维护费用,实力不足和资金欠缺的中小企业很难做到及时维护,同时也不利于企业资金的合理配置。然而,如果企业使用云会计来开展相关的业务活动,就只需根据企业自身的需求(比如,企业需要使用的资源数量和企业的使用时间等)支付相应的租金以及少部分的维护费用。这在很大程度上节约了企业购买会计软件的成本和后期支出,也降低了企业在服务器、机房等设备上的维护费用。除此之外,专业技术团队已经建立起来,云会计服务商已经将应用程序编写完善,系统运行的基本架构、会计程序语言、加载平台、运作环境也都已经准备妥善,使得企业不需要自己再进行软件的升级与改进,可以减少一部分技术研发费用以及人力技术成本。


(二)促进中小企业工作模式改进与工作效率的提高。

云会计的使用可以使企业财务人员不再需要对会计软件进行基础设置和后期的调试维护,云服务商所提供的平台上已经根据企业自身的需要将系统的程序语言和基础设置等信息设置完善,并且还会提供进一步的升级更新。这会为企业财务人员节省许多时间,简化财务人员的工作,很大程度上提高了他们的工作效率。另外,云会计的一大优势就是不受时间和空间的限制,财务人员可以随时随地对本企业的财务状况进行监控与操作,以便第一时间发现企业内部存在的问题和危机,并及时采取防范措施做出应对。


(三)有利于中小企业实现财务数据共享。

企业财务数据共享的理论基础是共享服务,共享服务是指在企业的生产经营过程中,把重复性高、专业性强的业务分离出来交给云会计供应商的专门技术团队处理,让更专业的人去从事专业的工作,将企业的人力、技术、财务等各种资源整合到一起进行共享,从而提高企业的综合实力和竞争能力。财务数据共享,可以使信息更加集中,有利于优化节内部的组织结构,使会计业务流程更加规范,同时也使生产服务更加专业化,管理方式更加合理。在有网络的条件下,用户和会计信息使用者可以随时访问云会计平台,从中获取所需信息。


会计信息共享的机制可以通过模型来表示,如图1所示,众多供应商之间通过第三方平台服务器的支撑进行决策信息共享,形成一个巨大的资源池。企业客户作为需求方,与云资源供应商通过云平台这个媒介实现应用共享与服务共享。(图1)


(四)便于会计信息的后期维护与保存。

对于会计信息比较冗杂的中小企业,数据的后期维护与妥善保存执行起来存在着一定的困难,传统手工记账更是存在很大的弊端,人工的管理和纸质版的账簿更容易出现漏洞,也更容易被遗失。另外,账本的装订与保存都费时费力,还会占用大量的空间,并且查阅起来也十分不便。会计软件虽然规避了传统手工记账的这些缺陷,但是其仍然需要技术人员进行定期的系统维护,任何设置上的差错都有可能导致会计信息的缺失,黑客技术和低配置的防火墙也会使企业的会计信息数据面临很大的风险。相比之下,云会计可以更加有效地实现会计信息的维护与保存,云会计对市场风险的识别技术要比人工管理识别高很多。云服务商会有专业的技术团队进行系统维护,为企业在云会计平台保存的会计数据提供较为安全的保障,企业的会计信息有任何问题都可以联系云服务商解决。


三、“云会计”在中小企业会计信息化应用中存在的问题

(一)中小企业会计信息安全问题。尽管云会计的安全性已经比传统的会计软件高出很多,但是仍然存在一些不可忽略的安全隐患。

1、数据保存的安全问题。

互联网上的虚拟平台导致信息存在容易泄露的风险,数据在存储的过程中很有可能会遭受病毒的袭击或者不法分子的破坏,从而造成财务信息泄露或者被篡改。有关数据保密性的制度还存在不完善、执行力不强等问题。由于中小企业自身的实力不够,所以无法在第一时间做好保护数据的防范措施。


2、数据上传的安全问题。

企业的财务信息在上传到云端的过程中,并未设置加密权限,该传输过程中财务数据泄露的风险较大,存在一定的安全隐患。支撑云服务商资源共享的第三方服务器的硬件设施还无法达到所需的标准,防止黑客技术等网络袭击的防火墙设置还需进一步加强,以保障传输过程的安全可靠。


3、信息使用的安全问题。

中小企业中的财务工作人员对会计信息数据的安全重视程度不够,警惕性欠缺,在对信息使用的过程中,没有采取严格的加密保护措施。此外,财务人员的个人素质和企业责任感以及管理层对员工不合理的权限划分也会对信息使用的安全性造成影响。


(二)中小企业相关人员传统的意识观念难以改变。

云会计这一模式的最早提出是在2006年的谷歌引擎大会上,从这一概念的提出到目前为止,云会计在中小企业中的发展仍然比较缓慢,这是由于企业管理层及财务工作者等相关人员的传统会计观念难以改变。人们更多的是关注企业的收益,对于会计软件,很多人认为只要是能够反映会计信息就足够了,没有太强的欲望去对其进行完善和升级,这严重影响了云会计的普及程度。


(三)中小企业更换云会计系统困难较多。

云会计不像传统的会计软件更换系统时容易操作,传统的会计软件是由企业自己进行基础设置与功能开发,更换时的难度较小,产生的成本费用也较小。由于市场中云供应商众多,他们相互之间没有一个统一的标准,导致不同供应商所提供的云会计平台的程序语言、操作流程、管理模式、运作方式,以及平台标准都存在一定的差异,所以为中小企业更换云会计系统带来很多不便,更换成本费用过高。


四、“云会计”应用效果改进措施

(一)政府部门应采取的对策

1、完善相关法律法规,强化信息控制。

政府部门应针对云会计平台存在的问题,出台一套统一的标准,统一规范云会计平台的各个方面,强化信息控制。制定可以量化的行业标准和惩罚措施,完善有关云会计系统的法律法规,使其有法可依。同时,政府部门也应该加大对云会计模式的宣传力度,支持和推广云会计在中小企业中的使用与发展,对云会计的使用提供相应的优惠政策,拉动更多的中小企业提高会计信息化水平,进而促进我国国民经济的发展与提升。


2、加强对云供应商的管控与激励。

对于云会计服务商和供应商,政府部门应该加强管控,加大监督力度,严厉打击和惩罚云会计系统不符合规范的供应商。同时,也要激励和扶持云供应商的发展壮大,鼓励其研发更加完善的会计信息系统,为中小企业提供更加优质的云会计平台,政府部门应对云供应商的研发支出给予适当的财政拨款,为其提供资金支持。


(二)企业客户应采取的对策

1、提高管理层云会计意识及财务人员专业水平。

企业管理层传统观念向云会计观念的转变至关重要,只有充分提高云会计意识,充分认识到大数据时代背景下科学技术对中小企业的重要作用,才能与时俱进,成为时代发展变革中的幸存者。这要求企业管理层充分了解使用云会计可以为企业带来的便捷与收益,了解其与传统会计软件的区别所在,并及时采取行动做出改变,加快企业财务活动向云会计模式转变的步伐。虽然云会计的使用可以解放财务工作人员的双手,大大减少其工作量,但是财务人员并不能因此放松对自己的要求,而是要利用节省下来的时间去提高自己的专业水平,更深入地研究会计数据的分析工作,实现传统的财务记账会计的转型,提高会计的分析管理水平。企业也应对财务工作者进行定期的培训与考评,激励并督促其不断学习提升,以促进企业长期持久的发展。


2、建立完善的信息管理系统,有效应对风险。

由于虚拟的云会计平台仍然存在很多安全问题,所以企业要建立一个完善的信息管理系统,进行实时的监督与防控,及时发现会计信息系统存在的漏洞并向云会计供应商反映,有效地应对风险减少企业的损失。企业还应该对不同的人员设置不同的云会计系统管理和进入权限,严格限制访问者身份,限制访问的次数,并对访问记录和访问过程进行监督,实现企业各部门各人员协同合作、各司其职,避免权力滥用和以权谋私等行为。加强安全防护,做好会计数据的自动备份,提高企业内部工作人员的素质,避免其私自改动数据信息。


3、选择合适的云会计系统和供应商。

云会计系统一经选择便很难更换,目前市场上的云会计供应商数量众多,质量水平良莠不齐,这就需要企业根据自己的业务内容和实际需要慎重选择合适的云会计系统和供应商。选择供应商时,要注意其云会计系统是否与企业业务活动所匹配,是否具有国家认可的经营资格。也要关注云供应商的信誉和口碑,确保云会计系统的安全性,确保自己可以得到持续的服务与保障。


(三)云会计供应商应采取的对策

1、提高服务水平,建立平台信誉。

云会计供应商应当以严格的标准来要求自己,打造良好的平台信誉。云会计供应商在设计和研发系统的时候全方位地考虑云会计使用者的需求,并对其可行性进行深度分析,做到各部门之间相互协调。除了最大限度满足使用者的需求之外,云会计供应商也应做好后期服务保障,对企业在使用系统的过程中遇到的一切问题,及时寻找原因并进行修正。在系统日常的运作中,云会计服务商要对云会计系统进行定期的检查、维护与升级,做好安全措施,及时发现风险并解决,确保企业会计业务能够顺利开展,做到云会计系统与企业的需求同步变化,尽最大努力给企业客户提供更好的使用体验。


2、完善云会计系统的功能,加强安全性。

云会计供应商和服务商应当努力打造一个标准的云会计体系,具体结构如图2所示。(图2)


应提高技术人员的水平,打造一支专业的技术研发团队和一支专业的技术维护团队。根据企业会计业务的转变和需求的变化,调整系统研发的方向。不能只局限于可以自动生成企业的会计凭证与财务报表、自动计提和摊销无形资产等技术,而是应该积极研发开拓具有竞争能力的云会计服务和产品,从实际出发,再回归到实际,使云会计系统真正符合市场的发展和会计业务活动的要求。加大研发支出,提高数据传输效率,打造更加便捷、易操作的云会计模式。发展更多适合不同企业的云会计类型,为企业客户提供更加个性化的服务方式。升级安全防护系统,完善数据恢复系统,做好后续保障,加强云会计平台的安全性和可靠性,让云会计更好地推动中小企业会计信息化的提升。


参考文献

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[3] 董文雪.论云会计对中小企业会计信息化的影响[J].现代营销(信息版),2020(01).

[4] 张书杰简析“云会计"在中小企业会计信息化中的应用[J].财经界(学术版),2019(19).