王博文
集团企业是现代企业在高度发展基础上形成的一种以母子公司为主体，通过产权关系和生产经营协作等多种方式，由众多的企业法人组织共同组成的经济联合体。所辖单位多、涉及学科多、技术难度大、生产规模大、管理幅度宽、社会化程度高，对办公室系统发挥综合协调、服务保障、决策支撑、参谋助手等作用提出了更高要求。
办公室业务领域宽，综合性强，工作精细化要求高。深入研究各专业规律和特点，使大量周期性、基础性、事务性工作实现制度化、程序化、标准化，就要以制度标准建设为抓手，着力提升工作规范性。在集团制度框架下，行政办公制度标准体系建设在整个集团的管理实践中，以“制度先行、标准跟进、分步实施、动态维护”为原则，构建基于层级关系的“金字塔四级制度标准体系”，确保人人职责清晰，事事有章可循。
一、“金字塔四级制度标准体系”的提出
集团企业各级单位办公室工作标准高低不一，水平参差不齐。办公室系统的集约化管理亟待进一步加强，促进资源优化配置的空间还很大。为了消除“自转”，强化“公转”，理清管理界面与责任，将标准化建设拓展至办公室所有业务领域，围绕办文、办会、办事三大核心业务而开展“标准化办公”，提出构建基于层级关系的“金字塔四级制度标准体系”这一理念。制度标准体系建设包括软硬件的标准化和宏微观标准化等两个方面，互为补充和协调。
1.软硬件标准化
硬件标准化就是按照“实战、实用、实效、实际”的要求，坚持高标准、严要求，从标准化、人性化、科技化三方面着手，落实到每一个细节，甚至办公室桌面上摆放的物品，都要统一摆放、统一位置甚至统一朝向，哪间办公室、哪张桌子摆放不规范，要一眼就能看出来。
软件标准化是指重视企业行政办公功能的全面性，流程的可控性，技术的先进性，更要注重系统的易用性，注重每个细节，甚至员工日常工作所提交的计划、总结、方案等，所有文件都要统一格式，甚至统一字体，做到符合要求。
2.宏微观标准化
宏观标准化是框架性标准，就是确立一定的等级和程序，有步骤地去实施。细化标准就是进一步明确标准的可操作性和适宜性，加强监督，确保标准的制度化。笔者在办公室从事行政办公工作，总结个人工作实践经验，尝试提出基于层级关系而构建“金字塔四级制度标准体系”，从依靠摸索和模仿形式的产生变为有意识地制定，并且实现综合理论指导。概而言之，即以“一个中心、两个层面、三个统一、四级体系”为目标，以制度标准和职责一体化建设为重点，构建基于层级关系的四级金字塔制度标准体系。
二、“金字塔四级制度标准体系”目标实现的具体分解
1“. 一个中心”的明确——简化原理办公室工作要紧紧围绕集团改革发展中心，以集团化、标准化为目标，健全工作体系，创新管理模式，规范业务流程，强化协调高效运转，保障行政办公信息在集团中各部门、各单位实现纵向贯通、横向集成、高度共享。对标准化对象的结构、型式、规格或其他性能进行筛选提炼，剔除其中多余的、低效能的、可替换的环节，精炼并确定出满足需要所必要的高效能的环节，保持整体构成精简合理，使之功能效率最高。只有通过行政办公制度标准体系建设，强化风险管控，降低管理成本，提升工作效率，才能为集团改革发展提供坚强支撑服务。
2“. 两个层面”的互动——协调原理“两个层面”的互动是为了使行政办公制度标准体系的整体功能达到最佳，并产生实际效果。必须通过有效的方式协调好办公室系统内外相关因素之间的关系，确定为建立和保持相互一致，适应或平衡关系所必须具备的条件。具体而言：一是集团办公室抓好统筹规划、顶层设计，科学制定制度标准，以制度保障标准的执行。用标准作为制度的补充和完善，对下属单位进行总体监督和指导，引领基层单位贯彻执行，注重区分轻重缓急，以重点带动一般，实现行政办公资源的集中统一管理，提高办公室系统整体管理水平；二是基层单位结合自身状况，做好制度标准体系的实践，探索，完善方式、方法，集团办公室总结、提炼成功经验，上升为集团标准，在集团范围内推广，实现各类行政办公资源共同建设、共享同有、共同完善。
3“. 三个统一”的坚持——组织原理行政办公制度标准体系的构建，就是基于办文、办会、办事三大核心业务实现组织协调、齐头并进。一是统一办公体系，建设一体化、横向协调、上下联动的办公室系统。办公室统筹规划行政办公一体化办公体系建设，下属单位办公室在业务上接受集团办公室的指导和安排，确保行政办公制度标准体系建设的落实和管理流程畅通；二是统一支撑平台，建立以协同办公系统为核心，以行政办公资源管理为对象，以标准化、程序化、模板化为手段，覆盖集团本部和下属单位的一体化综合办公平台。实现应急值班、信息报送、督察督办、公文流转、会议接待、档案管理、公务车辆等业务的标准化管理；三是统一考核评价，突出办文、办会、办事三大核心业务，设计评价指标，建立覆盖集团行政办公各环节的量化考核评价机制，促进工作水平持续提升。
4“. 四级体系”的构建——最优化原理
按照特定的目标，在一定的限制条件下，对标准系统的构成因素及其关系进行选择、设计或调整，使之达到最理想的效果，称为“最优化原理”。就行政办公制度标准体系建设而言，“金字塔四级制度标准体系”的构建分为四级：第一级为纲领性制度，面向办公室全业务领域，明确工作总方向、总要求、总原则，以责任制为核心，建立顶层制度；第二级为专项业务规定，在顶层文件指导下，建立覆盖督办、调研、值班、公文、档案、保密、接待、信息、信访等所有业务的规章制度体系，做到凡事有章可循、有据可依；第三级为各项业务标准，明确每个业务、每类任务的工作质量标准，形成对一、二级制度的补充和完善，确保业务精细管理、规范运行；第四级为内部管理制度和作业指导书，将标准规范逐个固化于各专业岗位、业务流程和工作环节，形成多项内部管理制度和作业指导书。通过“金字塔四级制度标准体系”的构建，办公室各项业务基本实现标准化操作，工作标准化程度显著增强。
三、“金字塔四级制度标准体系”的实施
1.顶层设计、自上而下
“金字塔四级制度标准体系”的顶层设计是一种自上而下的设计。集团办公室统筹规划，以科学的方法制订各级行政办公制度标准体系的规范，引领并指导各单位贯彻执行；下属单位参照执行集团各项规章制度，做好行政办公制度标准体系建设的实践。
制度标准的制定可以从操作性和可监督性两方面入手。可操作性就是制订标准时必须有明确的目的、范围和权限职责，要易于理解，易于操作。一项行政办公制度的标准或流程自开始制订之时，一定要把握好视角，这个视角最好能从基础操作实施的层面出发。以可操作性为前提，以规范流程为目标，一定要重视行政办公制度标准体系建设试用环节的信息和意见反馈，针对试用意见的收集和分析，是提高标准适宜性最有效的手段。随着企业集团的发展和时代的变化，标准的适宜性也会发生变化，这就要求行政办公制度标准体系建设的管理人员要有一定的前瞻性，紧跟企业集团的发展现状，对标准做及时更新。可监督性就是注重评价反馈，把收集的资料与现行标准进行对比，可根据管理层次不同，建立不同的评价重点。作为基层单位，尤其要坚持评价，通过评价反馈可以发现好的经验，总结上升到理论高度，形成好的管理制度，加以推广。
2.任务明确、逐层分解
“金字塔四级制度标准体系”的实施必须明确任务，并进行逐层分解。需要经过六大环节来落实：一是确立整合企业集团部门所有行政办公制度标准体系建设工作的整体思路；二是将所有工作细化为分步落实的具体环节；三是将各环节进行可行性组合排序，做出综合流程分析；四是对比之后，选择理论上最为可行、最为高效的流程，就是“可操作性”；五是进入实施并监管、监督；六是不断加以修改、补充、改进，直至最终完善。
3.制度先行、标准跟进
“金字塔四级制度标准体系”的构建，存在标准和制度的互动，二者相辅相成。制度是行政办公管理的行为准则，标准是行政办公业务工作的行为结果。标准是依靠企业长期积累起来的周密、细致的制度。制度建设要从大处着眼，小处着手，认真对待每一个细节。企业应根据经营管理实际，分别制定科学的、细化的、量化的标准，并能按标准坚决执行。标准化管理是制度管理层面中的最高阶段，没有健全的制度，就没有严格意义上的标准。行政办公制度标准体系建设是一个长期坚持、循序渐进的过程，不可能在短期内一蹴而就。
4.人文主导、全盘战略
“金字塔四级制度标准体系”能否得到真正的贯彻执行，企业文化是一个重要的影响因素。要做到使企业从上到下，从领导到员工，统一思想、统一观念、统一制度、统一标准。通过印发手册、专题培训、座谈交流等方式，加强制度标准宣贯，改变“自立规矩、以我为主”的工作习惯，固化工作标准，加强周期督促和定期检查，着力抓好制度执行，切实把制度标准转化为行为准则。
通过“金字塔四级制度标准体系”的建设，集团企业办公室系统基础管理工作进一步加强，流程进一步优化，标准进一步提高，许多好的经验做法得到固化和推广，建成了覆盖各项业务的“横向协同、纵向贯通、高效运转”的工作体系，进一步提升了办公室系统各专业的规范化、精益化管理水平。
（作者单位：南瑞集团）