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高校财务信息化建设探讨

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  • 更新时间2015-10-26
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公维辛

(山东中医药大学 山东·济南)

摘要:信息技术的飞速发展,推动了高校财务管理模式和管理方式的转变,使得高校财务信息化建设成为必然的要求。本文从财务信息化现状和意义出发,试图构建一套以核算工作系统为核心,由六个模块构成的财务信息化系统,提高高校的财务管理水平。

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关键词 :高校;财务;信息化建设

新形势下,高校财务管理的内容、方式和手段发生了重大变化。传统单一的财务管理体系,已满足不了内外部信息使用者的需要。高校需要借助先进的信息技术手段,搭建财务信息化平台,实现会计信息的快速收集、加工、分析、传输和共享,缩短会计信息处理时间,解决因人工操作、人为的单据传输导致的信息滞后性,保证决策数据的时效性,真正将会计监督贯穿于财务工作的始终。

一、高校财务信息化现状

(1)高校财务信息化水平整体偏低,发展不平衡。我国高校财务信息化水平低,差距比较大。笔者对山东省内十几所高校进行抽样调查发现,高校财务信息化水平偏低。部分高校实现了网上报销、财务信息查询等功能,但并未实现全校范围内的财务信息化平台搭建。部分学校仍然停留在会计电算化的初级阶段,对财务信息化系统还没予以充分的重视和具体实施。

(2)高校财务信息化起步晚,与企业差距大。企业是以经济效益最大化为目标,这一特征决定了一切活动都要围绕这一目标展开。财务信息化可以整合内外部资源,促进财务管理水平,提高整个企业经济效益。高校作为公益性事业单位,以培养高等人才为一切工作的核心。管理服从于教学,一切以教学为重,不论从政策倾向,还是资金支持,一定程度限制了财务信息化的发展。

二、高校财务信息化建设的意义

(1)适应教育信息化建设发展的要求。随着网络信息技术的迅速发展,先进的技术手段和理念逐渐应用到教育领域,为推动我国高等教育事业发展发挥着重要的作用。2012年3月教育部发布了《教育信息化十年发展规划(2011-2020年)》,推动信息技术与高等教育深度融合,要求高等学校从教学、科研、管理等方面完善信息化体系。财务管理作为高校管理的重要组成部分,与教学、科研和其他管理活动密不可分,建立完善的财务信息化体系成为整个学校信息化建设的必然要求。

(2)实现信息公开,加强有效监督的需要。近年来,财政性教育经费的投入不断增长,2012年国家财政性教育经费投入占GDP比重超过4%。教育经费投入的同时,政府加大了对教育经费的监管力度。部门预算管理制度、国库集中支付制度.政府采购制度、财务信息公开制度的推行,将社会监督置于财务监督的重要地位,满足信息使用者对财务信息监督要求。

(3)有利于促进高校精细化管理。根据《2014年度山东省教育事业发展统计公告》数字显示:2014年,山东省142所普通高校中,本专科在校生校均规模为12614人。在校师生人数不断攀升,各项经费分配和使用、预算执行过程监督、财务分析等的要求不断细化,迫切需要借助先进的信息网络技术将工作量层层划分,将财务人员从繁琐的会计信息处理中解放出来,投入到财务管理活动中。

(4)提高管理水平,创新服务方式的需要。随着网络普及和信息技术的发展,教师、学生对于服务的方式和方法有了多样性的要求。财务信息化系统的建立,可以满足个人即时、直观地查询相关财务信息的需求,诸如:工资、公积金、税金、科研经费到账和使用情况,欠费情况、助学贷款到账情况等。

三、财务信息化系统的构建

建立以核算系统为中心的财务信息化系统,主要包括以下六部分。

(1)核算工作系统。核算工作系统是财务信息化系统的核心。外部管理系统通过与核算工作系统对接,将核算业务提交给财务部门。比如,人事部门可以通过薪酬系统将每月的工资薪金提交到核算工作系统.等待会计人员审核、支付。个人通过网上报账系统提交报账业务,完成原始数据填报,提请财务人员审核、结算。依据完备的预算管理系统,对预算项目经费开支进行控制,确保预算执行一致性。财务部门与银行进行深度合作,支持网上银行、一卡通、公务卡、支票等多种结算方式。

(2)学生收费管理系统。学生收费管理系统,与教务系统、学生管理系统对接,实现学生注册、退学、休学、学生公寓调整等信息的多方联动。学生收费网络化管理,学生可以自主查询交费信息,通过网上银行、支付宝等办理交费业务。各学院、专业可以实时查询学生交费情况,及时催缴各项费用。

(3)预算管理系统。预算管理系统的建立,可以实现全员参与的预算管理目标。预算部门根据部门年度规划,自主填写预算申请。财务部门根据填报情况进行甄别、审核,提请校党委会进行讨论、批复。预算部门可以自主查询各项目经费使用情况,合理控制预算进度。学校领导可以对预算执行情况进行有效监督。

(4)固定资产管理系统。固定资产管理系统,将资产采购部门、资产使用部门和财务部门结合起来。通过网络化的软件系统,各部门实时查询资产新增、变更、处置情况。固定资产系统与财务系统对接,固定资产购置、处置的凭单信息,直接转入核算系统,财务人员进行审核、入账,缩短了固定资产账务处理时间。

(5)分析和决策管理系统。建立完善的报表和决策管理系统,将一定范围的财务数据,通过直观的图形和报表展现出来。财务分析报表主要包括:收入支出表、资产负债表、部门预算执行分析表、专项资金使用情况统计表、各学院交费情况统计表、往来款统计表、科研经费使用情况统计表等。

(6)网上查询、服务功能。实现财务信息实时网上发布。教职工可在授权范围内,通过网络查询个人工资薪金、科研经费到账和使用情况等。学生可以及时查询个人交费信息、助学贷款到账情况等。各部门可以查询部门经费总额、经费支出明细、往来款情况等。

四、信息化实施中的重点

(1)整体规划,共同实施。财务信息化系统是一项系统性的、长期的工作,不可能一蹴而就。学校领导应认识到财务信息化体系建立的重要性,从全局出发,统一部署,制定信息化实施规划,从人力和物力上给予大力的支持,并对实施过程进行监督和指导。学校财务处、人事处、学生工作处、网络中心、教务处、科研处、资产管理处等部门共同参与,共同实施。

(2)完善内部控制制度。建立与财务信息化相适应的新的内部控制制度。传统财务管理模式下,遵循不相容岗位相分离的原则进行岗位设置,明确各岗位职责,完善授权、审批制度、保证内部控制的合理有效。在财务信息化条件下,内部控制范围扩大,增加了会计信息输出控制、各系统间连接控制、软件自身的程序控制、网络安全控制等内容。

(3)选择合适的软件和技术支持机构。财务数据安全是信息化建设的重要保障,因此,选择操作软件时,首先应当考虑软件的安全性设置,对选购的软件进行专业的技术鉴定和检测。操作软件在使用过程中,需要根据具体业务进行专门的设置,满足个性化设置的需求,学校内部缺乏综合性人才,无法满足个性化建设和软件维护的需要。因此,必须选择正规的、具有良好的售后保障和技术支持的软件公司,为后期升级、功能开发提供保障。