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企业办公室行政管理工作的职能、问题及对策

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  • 更新时间2021-10-19
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  摘    要: 近年来,科学技术不断发展,企业办公室行政管理工作逐渐向综合化方向发展,很多管理机构和管理职能也发生了巨大变化,行政管理的重要性逐渐突出。在当前的市场发展形势下,企业办公室行政管理工作面临着非常多的困境,针对这些问题需要加强分析,降低问题对办公室行政工作造成的困扰,推进企业办公室行政工作实效性的提升。论文主要分析企业办公室行政管理中存在的问题,探讨对应的实效性提升办法,仅供参考。

  

  关键词 :     企业办公室;行政管理工作,提升办法:

  

  Abstract: In recent years, with the continuous development of science and technology, the administrative work of enterprise office has gradually developed to the direction of integration. Great changes have taken place in many management institutions and management functions, and the importance of administrative management has gradually become prominent. In the current market development situation, the enterprise office administrative work is facing a lot of difficulties. In view of these problems, it is necessary to increase the analysis, reduce the problems caused by the office administrative work, and promote the improvement of the effectiveness of the office administrative work of enterprises. This paper mainly analyzes the problems existing in the enterprise office administration, and discusses the corresponding methods to improve the effectiveness, for reference.

  

  Keyword: enterprise office; administrative work; improvement methods;

  

  1 、引言

  

  行政管理工作在企业办公室内发挥着关键作用,是促进企业发展的基础。在办公室行政工作中包含非常多的工作内容,而且综合性较高,涉及范围较广,行政管理工作对于企业上下级工作起到了桥梁作用,关系着企业的正常运营。所以,企业行政管理人员需要加大对自身工作职责的分析,探讨行政工作中存在的问题,及时探讨问题的解决办法,促进办公室行政管理工作的科学开展。

  

  2、 企业办公室行政管理的特点

  

  2.1、 服务性

  

  企业办公室行政工作具备着较强的服务性,主要体现在以下几点:

  

  第一,为领导服务。行政工作的主要职责是协助企业决策人员完成相应的工作内容,促进各项工作顺利开展。

  

  第二,为各职能部门服务。行政工作人员需要保持各部门之间的紧密沟通与联系,做到各部门的相互配合,确保企业内部工作的高效开展。行政部门在企业内部发挥着关键作用,促进了企业内部管理的协调性,让各项工作开展更具效率。

  

  第三,为员工服务。结合企业内部工作人员的日常工作内容,积极解决工作中出现的问题,充分调动每一位工作人员的积极性,为企业发展创造良好的管理环境,真正实现行政工作的落实与优化。

  

  2.2、 复杂性

  

  办公室行政管理工作存在着极强的复杂性,在实际的企业运转中,行政部门需要做到对企业内部各个事物的分析,虽然工作过程中遇到的都是小事,但是过多的小事堆叠在一起,造成了事物处理的繁杂性,一旦处理不当,不仅会影响到工作效率,还会给企业造成巨大的经济损失。因此,在企业行政管理工作中,工作人员需要加大对行政工作的正确认知,做到对各细节的分析,无论事务大小都应该保持正确的工作态度,尤其对待一些复杂的事务处理时,需要做到以人为本的原则,注意问题解决的方式方法,确保企业各项工作的科学开展。

  

  2.3、 困难性

  

  企业办公室行政工作具备着非常强的开放性与系统性,而这一情况增加了办公室行政事务管理的难度,每一位办公室行政工作人员都需要积极处理好各项事务之间的关系,配合企业决策人员的工作,做到行政管理的优化,积极解决工作中存在的难题。其面临的主要困难包含以下方面:首先,行政管理工作需要保持其时效性,针对工作复杂程度展开分析,对于一些需紧急完成的工作要做到马上执行,不允许出现延误。其次,落实科学的沟通和交流。在企业发展中,行政工作人员需要协调好上下级部门之间的关系,注意企业内部关系的掌握。行政工作人员主要做到的工作内容是上传下达,让企业各部门凝聚力提升,塑造良好的企业形象。最后,工作职责较大。在行政管理工作中包含为企业决策人员安排会议、对物品的采购和发放等,为确保各项工作的积极开展,行政工作人员需要做到对各领导层和员工的需求分析,认真落实工作职责。

  

  3 、企业办公室行政管理工作的职能

  

  3.1、 协调职能

  

  办公室行政工作的主要任务是完成上传下达,属于企业内部信息的中转站,及时做到信息收集、整理、分析与传递。在协调职能方面需要做到以下几点:

  

  第一,上下协调。上下协调就是指根据企业内部的工作重点和决策方向展开分析,做到与相关部门的科学沟通,及时了解基层工作状况,将信息准确传达给上级领导,并且将企业决策传递给相应的职能部门。

  

  第二,横向协调。横向协调就是指在企业内部的所有职能部门,由工作人员负责做到对各职能部门之间的沟通配合,加强合作。

  

  第三,内外协调。内外协调主要是指办公室内部和外部的协调作用,既要掌握企业内部发展状况,又要明确外部发展形势,创造良好的企业形象。

  

  第四,应急协调。企业应急协调就是指在企业日常工作中面临的突发事件,行政工作人员需要根据突发事件的具体情况进行跟踪和报告,做到对各项资源的科学分配,积极实现对突发事件的应对与处理。

  

  3.2、 参谋职能

  

  行政管理是企业内部的重要组成部分,起到了上传下达的作用,同样也是企业决策人员的重要辅助,所以需加大对行政工作的重视力度,并不能将行政工作归结于简单的文件收集与整理。在企业内部开展办公室行政工作时,需要具备较强的全局意识,结合企业发展重心进行分析,将有效信息及时进行提炼并上传给领导,做到对企业发展的全面分析。

  

  3.3 、服务职能

  

  行政工作非常复杂,包含各类细节服务功能,也是办公室行政工作中的主要功能,必须要明确服务质量,保障各项工作的及时开展。办公室行政工作不仅仅要为企业领导服务,还需要做到对每一位员工的服务,也就是相当于后勤工作。办公室行政人员应做到对企业发展状况的分析,实施对基层部门工作状况的调查,通过工作报告总结,采用合适的方式为企业领导决策提供辅助。另外,各职能部门需要保持良好的沟通,掌握每一位员工的需求,做好桥梁工作。

  

  3.4、 组织职能

  

  根据企业内部的工作状况,为相关部门和企业领导做好会议准备工作,做好重要客户的接待,做好相应的组织管理,让企业管理体系更加科学,促进企业的发展。

  

  4 、企业办公室行政管理存在的问题

  

  4.1、 制度规范不完善

  

  企业办公室行政管理工作非常复杂,涉及内容较多,在企业的日常运营中,办公室行政工作容易出现问题。因此,企业需要制定完善的制度和规范,但是目前,一些企业制定的管理制度并不能确保行政工作的科学开展,再加上近年来很多办公室行政工作人员的压力较大,在工作过程中存在着工作职责划分不够清晰的现象,造成了工作质量低下,无法满足日常的管理要求。办公室行政管理制度的不完善将会造成日常工作缺乏相应的制度约束,造成了工作效率下降,甚至会制约整个企业的发展。

  

  4.2、“以人为本”原则未落实到位

  

  办公室行政管理过程中,工作人员的职责过于集中,再加上现有的管理制度无法落实对工作过程的监督,造成了办公室行政管理存在漏洞。办公室行政工作本就复杂,在工作过程中如果并未充分考虑到基层职工的意见,将会让行政管理工作失去价值,无法满足职工工作积极性的增长,甚至会无法落实企业领导层下发的政策,对于企业的战略目标实现极为不利。

  

  4.3 、行政人员能力欠佳

  

  在当前的企业发展中,企业职能部门在进行员工招聘时,并未针对员工的能力和素质进行分析。办公室工作内容和重要性逐渐凸显,这也就提升了对工作人员的能力要求,但是仍有很多能力和素质无法满足要求的工作人员进入企业办公室行政工作中,这些工作人员具备的专业知识不足,也无法做到对问题的科学处理,最终导致工作处理方式无法得到管理层和职能部门的认同,降低了企业效率。

  

  4.4、 精细化管理意识缺乏

  

  通过对当前大多数工作人员实际情况的调查,发现行政工作人员具备的综合素质并不高,而且还存在着重管理、轻服务等现象,造成这一现象最为根本的原因是企业内部精细化管理理念的融入不足。首先,在实际工作中,一些工作人员意识不足,造成了企业内部工作的疏漏,不利于企业管理制度的建立。其次,精细化管理理念融入不足时,会让工作人员对现有的工作流程存在争议,很多工作人员无法有效完成自身的本职工作,各部门之间的沟通存在漏洞。这些问题在实际的管理中得不到解决,将会酿成企业内部的不担当和不作为现象。

  

  4.5、 行政管理工作中的信息化应用不足

  

  21世纪是信息化时代,办公室行政管理工作也需要融入更多的信息化技术,促进信息的高效传递。但是,在当前的企业管理中,办公室OA系统还在持续优化,很多信息集成并未落实,尤其是信息的填写和报送模式存在漏洞,造成了信息化管理系统应用的延误。

  

  5、 提升企业办公室行政管理实效性的方法

  

  5.1、 建立完善的行政工作管理系统

  

  在企业办公室行政管理工作中,需要加大对管理制度的规范,降低办公室行政管理中出现的失误。首先,建立完善的管理制度。利用管理制度形成对工作人员行为的约束,引进先进企业的管理方法和管理制度,强化管理模式的更新,结合企业自身情况,确保建立更加科学的管理体系。其次,在办公室行政工作中明确每一位工作人员的工作职责,避免在工作过程中出现职能交叉,也减少工作人员处理问题的懈怠现象。最后,制定办公室物资管理制度。严格落实各项物资的采购、保存与发放,避免办公室物品使用不当而造成的资源浪费。

  

  5.2、 强化行政人员能力

  

  人员能力是提升办公室行政工作效率的基础,在实际工作过程中要求工作人员加大对能力低下等人员的科学处理,坚决不允许出现功劳冒领的现象,做到办公室风气的公平与公正。针对办公室内部一些能力较强的员工给予鼓励,让其具备更高的工作积极性,确保在实际工作中不会因得不到鼓励而丧失工作的热情。为满足办公室行政工作的积极开展,需要融入更多的新鲜血液,人力资源管理部门需要加大对行政管理人才的融入,选取更多高素质人才加入行政工作中,同时对现有的行政工作人员展开专业培训,提升其能力和素养。另外,在企业内部建立完善的评级制度,针对工作人员日常表现进行考核,以促进行政工作的顺利开展。

  

  5.3、 健全行政工作管理制度

  

  在当前的市场形势下,企业想要获取更大的发展空间,必须要建立完善的行政管理制度。当前的时代背景属于信息化时代,在办公室行政管理工作中工作重要性愈发凸显,企业在解决问题时需要做到对问题的核心分析,与企业发展状况相融合,建立符合办公室行政工作内容的规章制度,做到对各工作的引导,减少办公室工作中出现的漏洞。同时,利用规范化的管理制度,对工作人员进行约束,提升工作人员的沟通与协调能力。另外,在企业管理过程中需要建立完善的激励机制,对企业内部工作人员展开科学管理,可以通过物质奖励与精神奖励相融合的方式,保障企业办公室内部风气的优良。通过完善的薪酬管理方案,激发每一位工作人员的积极性,在薪酬考核中,企业可以配备随机机制,防止在工作过程中出现资历至上等现象。将工作人员的工作能力和业务范畴作为考核指标,强化工作人员薪酬体系制定的科学性与合理性。

  

  5.4、 加强对信息技术的应用,降低行政工作难度

  

  在信息技术不断发展的背景下,信息化技术已经融合到了各个行业,既提升了工作效率,又增强了工作质量,所以在办公室行政工作中也需要加大对信息化技术的应用,减少繁杂工作给行政工作人员造成的压力。首先,企业需要结合实际的状况,建立信息化管理体系,加大信息处理力度,保障资金投入的合理性,结合计算机技术和网络技术发挥智能化管理的优势。其次,在信息化技术应用过程中,需要加大对信息化技术应用的重视,利用信息化技术实现对各类数据和信息的收集,为企业领导决策提供更多支持。最后,在企业内部开展信息化技术应用时,企业工作人员可以在管理过程中加大对各类办公软件的应用,如邮箱、钉钉等软件,做到对各类软件的科学维护,整合企业内部的现有资源,促进各类资料和档案的数字化整理,从多个角度开展各项工作内容,促进行政工作的科学开展。

  

  5.5、 明确企业办公室行政管理目标

  

  首先,工作流程优化。在企业内部结合企业的经营状况,工作人员需要根据工作流程进行优化,结合工作性质将工作任务进行划分,确保各工作流程制定的科学性,既做到对任务的简化,又做到对各项工作任务的科学安排。其次,考核标准和考核要求的严格执行。在办公室行政工作中包含程序性工作和非程序性工作,通过对工作内容的执行,加大对各类指标的分析,确保指标量化具备较强的科学性,让员工具备更强的使命感与责任感,在实际的考核中做到公平与公正,奖罚分明。

  

  6、 结语

  

  自进入21世纪以来,企业办公室行政管理工作受到高度重视,通过科学的行政工作的落实,能够推进企业经济效益增长,保障企业更具竞争价值。因此,企业办公室行政管理工作人员需要加大对日常工作问题的分析,通过不断总结优化办公室工作内容,做到对工作职责的科学划分,结合实际情况建立相应的管理制度与管理体系,促进行政管理工作的科学开展,更好地为企业服务。

  

  参考文献

  

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