陈青
（金华职业技术学院师范学院，浙江金华321000）
摘要：在传统的教学方式下，文秘专业的学生往往存在实际操作能力不足的问题，不利于学生的发展。为了改变这一局面，学校可以通过建立秘书工作室的方式来培养学生的实践能力。本文从秘书工作室的优势以及其对提升学生实际操作能力的作用等方面进行了分析，探讨了基于工作室模式的文秘专业实践体系的构建。
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关键词 ：工作室模式；秘书工作室；文秘专业；实践能力
DOI：10.16083/j.cnki.22-1296/g4.2015.05.031
中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1671—1580（2015）05—0072—03
课题：2013年教育部文秘教指委课题，题目：《基于工作室模式的文秘专业实践教学研究——以金职院师范学院文秘专业为例》，编号：ZD13058。
收稿日期：2014—12—08
作者简介：陈青（1977— ），女，浙江义乌人。金华职业技术学院师范学院，副教授，研究方向：中文教学。
随着社会经济的发展，企业对于各类人才的要求越来越高，不仅重视员工的理论基础，更重视员工的实际工作能力。现阶段，我国文秘专业的教学模式仍然比较传统，导致学生实践操作能力较低，在刚走上工作岗位时工作存在困难。为了培养出更适合社会需求的人才，学校应该加强文秘专业实践体系的构建，如建立工作室模式，从而真正地提高学生的实践操作能力。
一、文秘专业的教学现状
（一）教学模式传统
目前，各学校所采用的多为传统的教学模式，即前两个学年开展课堂理论教学，教学方式就是最常见的“教师授课，学生听讲、做笔记”，学生所学知识有限且局限于理论阶段；第三年组织毕业实习，同时给学生提供自由找工作的时间，但是，在现代社会就业压力大，许多学生往往会放弃实习，一心找工作，而且因为实习时间相对较短，无法在这段时间内将理论和实践相结合，加之在实习中接触到的工作和正式工作后的工作会有很大差别，因此，学生在实习过程中学到的东西也是极为有限的。毕业实习是一种提升学生实践操作能力的途径，但是局限性太大，效果并不是特别理想。
（二）重视程度不足
在很多人的观念里，秘书是一种很轻松的职业，而且无需经过系统性的学习就可以胜任，很多文秘专业的学生甚至也是这样认为的，这无疑会降低学生对于课程学习的重视程度。同时，很多学校秘书专业的教师都是从其他中文类专业转型而来的，缺乏相关的秘书经验，这对于培养学生的实践操作能力无疑会带来影响。
（三）实践操作能力较差
文秘专业除了要熟练掌握各种现代化办公设备、软件之外，还要有较强的文字撰写功力和组织交流能力。学生可以在课堂上学习到这些设备、软件的运行原理和使用方法等，但是，不一定能够熟练操作，并且对于学生的组织交流能力，不经过一段时间的实践锻炼，仅凭学习理论知识是很难使之掌握的。
二、建设文秘专业实践体系的必要性
处在经济高速发展时期的中国正在不断地加快国际化的建设步伐，在这种大环境下，传统文秘工作显然已经不再符合时代的要求。如今的企业对于文秘的需求不断加大，要求也大幅提高，需要高素质复合型秘书人才，不仅要求其熟练使用现代化的办公设备和软件，具有良好的会议组织安排和记录能力，能够熟练地写作公文，擅长人际交流与组织协调，拥有良好的英语口语能力和广泛的人文社会科学知识，会驾驶汽车，甚至还要了解基础的财务知识、人力资源管理知识和法律知识。同时，企业对于文秘的职业道德精神也很看重。
在传统教育思想下成长起来的文秘专业，注重专业知识的传授，却忽视了对学生实践能力的培养，培养出来的文秘专业人才很难达到要求，在参加工作很久之后都不能熟练地工作，由此，实践操作能力的培养在整个秘书专业教学中的重要程度可见一斑。
三、基于工作室模式的文秘专业实践体系的内容设想
（一）基于工作室模式的文秘专业实践体系的框架
如图1所示，基于工作室模式的文秘专业实践体系应该先由常规的教学课程提供理论基础，然后，通过秘书工作室内的一系列活动改善学生的实践能力，再进行企业实习或校外实训基地实习，从而完善、夯实学生的理论知识，更好地提升其综合能力和竞争力。
（二）学生自主管理
让学生自己去管理秘书工作室，同时，也可以自主地去联系校内外的资源来建设、完善秘书工作室；让学生在管理工作中自主地解决遇到的问题，教师起到指导和辅助的作用，并配合学院的大力支持，这样既能培养学生的实践操作能力，又能提升学生对于建设秘书工作室的热情。但是，在人员选拔方面要更加严格，真正选出可以管理秘书工作室的人，同时，健全规章制度，完善管理体系。
（三）建立校外基地
在秘书工作室的学生对于理论和实践的掌握都相对熟练之后，可以从中挑选一部分学生组成“精英组”，安排专业带队教师，开拓校外的实践基地，承接一些企业相关的文秘业务，通过校企之间的友好合作来实现双赢，达到增强学生的实践操作能力的目的。例如：某企业需要召开一个全国分公司负责人会议，委托秘书工作室来进行会议安排和接待工作，那么，首先，要与企业确定业务范畴，签订合同后立刻着手开展相关工作，包括与会人员名单的确认、会议场地的布置、会议接待、会议内容记录等一系列内容，将具体事项落实到每位学生，由教师进行综合掌握，通过充分的准备来保证整个会议的顺利进行，结束后打扫会议场地，将会议记录、
拍摄的照片或录音等交给合作企业，完整地执行合同内容。在与企业建立了良好的长期合作关系后，就可以真正地建立起校外实训基地，这样，一方面，有利于培养学生的实际操作能力，另一方面，也能更加了解市场需求。
（四）逐步树立品牌
在秘书工作室现有的学生成员中挑选几名学习能力强、基础理论扎实的学生，对其进行全方位的培训，虽然前期可能会花费较长时间以及很大的人力等，但是，等这批学生成长起来以后，可以由学校推荐，代表秘书工作室到企业的秘书岗位进行实习，通过真正地在工作中发挥自身能力，为企业的建设做出贡献。让企业看到学生能力的同时，无形之中也为学校、为秘书工作室提升了人气，通过企业满意度的提升和口口相传的广告力，树立品牌形象。
（五）走向校办企业
通过不断完善秘书工作室，教师和学生的综合素质、实际操作能力都得到了极大的改善，也更加清楚企业的工作内容和需求。可以抽调几名骨干教师，全脱产经营校办企业，面向社会，为企业提供会议安排、人员接待等临时性秘书服务，或是较长期的日常秘书工作。学生可以以兼职的形式提供支援，这样，既可以使学校建设资金有限的问题迎刃而解，又可以深化秘书工作室的发展。
四、建立基于工作室模式的实践体系的优势
在学校建立秘书工作室是加强学生实际操作能力的一种有效途径，也是建构文秘专业实践体系的重要环节。在校内可以固定选取一间教室作为文秘工作室，模拟秘书日常工作的环境与流程，并配备专业教师进行辅导。
（一）模拟秘书工作环境，熟练地使用计算机软件和各种办公设备
学校应为秘书工作室配备文秘日常工作所需的设备，如打印机、传真机、复印机、扫描器、碎纸机等，让学生有机会熟练掌握办公设备的使用；还应设立文档管理操作室、谈判沟通室、礼仪模拟训练室、模拟会议室和办公室等，同时，也应加强对计算机软件的实操训练。通过模拟实际的办公环境，提升学生的实践操作能力。
（二）开展模拟活动，提升实践能力
在秘书工作室中，可以开展模拟活动，模拟文秘在日常工作中的行政事务处理过程，如接打电话、日常接待、书信报刊的收发和管理、文档的归类和保管、会议安排、日常公文的写作，等等，通过模拟这些日常工作，能够提升学生的工作能力，使其发现自身的不足之处，真正地将书本中的理论知识和实际情况结合起来。这种实践学习一方面可以让学生提早熟悉文秘工作环境，具体了解文秘工作中的事务，明白要点和注意事项；另一方面，通过明确秘书职业的工作范围，可以为今后的课程学习打下良好的基础。
（三）有有力的师资力量提供帮助
学校可以请先进企业的一线秘书来秘书工作室担任兼职教师或者进行培训活动，通过讲解其在长期工作中积攒的经验以及工作中遇到的问题及解决方式，帮助学生更好地提升实践操作能力。
（四）将秘书工作室与其他活动结合起来
学校内部活动众多，并且需要投入一定的人力资源来保证活动顺利开展，因此，可以将秘书工作室与学校的活动紧密结合起来，培养文秘专业学生的实际操作能力。有相关人员来学校进行考察时，可以由文秘接待室来负责具体的接待任务，让学生用课堂上所学的秘书礼仪规范指导自己在接待过程中的言行；安排秘书工作室的学生去观摩学校大、中型会议的筹备、组织过程，通过前期的旁观学习使学生熟悉这方面的具体流程，等到熟悉之后可以参与到会议的筹备过程中来，在实践中锻炼其人际交往能力和组织沟通能力；学校各个科室或院系办公室可以安排秘书工作室的学生来担任小秘书，管理资料档案，进行数据分类整合等，这样既能辅助教师的日常工作，又能在工作过程中缩小理论和实践之间的差距。
五、建立秘书工作室对促进实践教学的作用
（一）丰富教学形式
文秘专业的专业课程如果只是单纯地传授理论知识，无疑是枯燥无味的，而通过工作室这种灵活、有趣的方式，可以较大地提升学生的学习兴趣，将教学内容和日常实践紧密结合起来。比如：运用“社交礼仪”课程中的内容来接待宾客，用“秘书写作”中的方法来写作公文。理论是用于指导实践的，如果与实践脱节，那么理论掌握得再熟练也没用，秘书专业也是如此。同时，秘书工作室也可以提升学生的学习积极性和主动性。
（二）提升学生的综合素质
秘书这一岗位可以说是每个企业的日常管理中都不可缺少的，其工作内容繁琐而复杂，涵盖面非常广，对于上司要协助其工作，对于其他同事或下属要沟通协调，还要负责接待、联系等内外沟通的工作，最经常打交道的就是人，而不是具体的事物；同时，秘书的工作包含管理的范围，除了要管理实体的文档、资料等，还要管理日常工作中的诸多事务。这些原因导致企业对秘书的综合素质要求很高，但是，这种综合素质是无法通过理论的学习来掌握的，而要通过大量的实践工作来积累，秘书工作室无疑为学生提供了这样的机会，其打破了以往实习在时间上的局限性，使学生可以边学习、边实践。
（三）改善教师队伍的现状
秘书工作室的出现既能帮助学生提升综合素质，也可以帮助教师。因为很多教师毕业后直接进入学校工作，或是从中文专业转型而来，没有从事过文秘工作，不符合既有扎实的理论基础，又有娴熟的职业技能这一要求。但是，在秘书工作室的实践活动中，教师可以和学生们一起开展实践工作，并且提供相应的指导，这种参与程度的提升可以加强教师对专业知识的掌握程度，从而逐步形成一支专业、全面的教师队伍。
（四）巩固学生的学习成果
在秘书工作室的实践学习里，学生可以复习课堂上学习的理论知识，在实践中加深理解，并结合自身实际，巩固学习成果。此外，教师可以将学生在秘书工作室的实际操作能力作为学生成绩考量的一部分，以百分比的形式算入最后的期末成绩中，从而提高学生对于实际操作能力的重视程度。
秘书工作室的建立对提高学生的实践能力有明显的效果，可以激发学生在专业课程学习中的积极性，为学生提供更广阔的平台来完善自己，帮助学生在毕业后更快、更好地走上工作岗位。但是，工作室模式并不是构建文秘专业实践体系的唯一方法，我们仍然需要不断地探索和研究，充分调动创新意识，完善文秘专业的实践体系。
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