医院人事部门推动人力资源信息化的难点和对策

  • 投稿织锦
  • 更新时间2015-09-22
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卫志刚 首都医科大学延庆教学医院

摘要:目的:研究人事部门在推动医院人事信息化建设的难点和对策,为其他医院人力资源信息化建设提供借鉴。方法:从人事部门角度,研究医院人事信息化的实践资料和理论文献,与相关人员进行访谈,进行分析总结。结果:总结出建设规划、部门配合、信息共享、人才培养和数据质量五个方面难点及采取的相应对策。结论:从人事部门角度阐释了人事信息化建设的具体对策,能为其他医院人事信息化建设提供借鉴和帮助。

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关键词 :人力资源信息化 人事软件 难点 对策

一、研究概述

2014年7月,《事业单位人事管理条例》正式实施,事业单位的岗位设置、公开招聘、绩效工资等逐步落实到位,必然要求加强人力资源管理的规范化建设;同时随着公立医院改革的不断推进,更加注重医院的公益性和运营效率,加大对医院的考核,这都需要不断提高医院人力资源管理水平。

但由于历史和社会原因,作为事业单位的公立医院长期以来忽视管理和效率,导致医院管理学科发展相对滞后,人力资源数据分散,缺乏有效整合,难以推动人事管理水平的进一步提高。提升人事管理水平不仅需要先进的管理理念,而且需要先进的辅助工具支撑,许多医院引入了人力资源信息系统,整合人力资源数据,提升人事决策水平,但从实际应用情况看,效果不佳。

医院在推动人力资源信息化过程中,大多委托一个部门来实施。延庆县医院人事部门于2012-2014年主导推动了人力资源信息化建设,实现了分散于各部门人事信息的有效整合和人事业务流程自动化。本研究收集了该院信息化建设的3年工作记录,与相关人员进行了访谈,查阅了相关文献,总结了人事部门在推动人事信息化中的难题和有效做法,为其他医院的人事信息化建设提供借鉴。

二、建设中的难点

1.建设规划的制定

人力资源信息化建设是一个长期工程,需要做好建设规划,才能保证信息化的顺利实施和持续推进。但是,做好符合实际的建设规划并不是一件容易的事,是信息化建设的难点之一。有的医院对建设的目标定位偏低,简单地采用一个数据库来进行管理,不能实现数据共享,也无法真正提升人力资源管理的效率;有的医院追求一步到位,没有夯实基础数据库,却要推动人事管理的各项业务信息化,结果问题频发,半途而废;有的医院直接套用其他医院做法,与本院实际情况不符,如同穿上“铁马甲”,缺乏持续推进的能力。

2.其他部门和职工的配合

建立全院的人事信息共享平台,不仅需要人事部门操作,而且需要其他部门及职工操作,特别是要涉及一些流程和习惯的改变,如果无法得到各部门及职工的赞同,遭遇巨大的推动阻力,未能整合各部门的信息,那么就体现不出共享系统的优势。因此,争取其他部门和职工的配合是人事部门推动信息化建设的重要难题。

3.人事信息的共享与保密

共享人事信息是人事信息化建设的直接目标,但是人事信息包含职工的个人资料,具有一定的保密要求,处理好共享与保密的关系是信息化建设的一大难题。有些医院过分关注信息保密,不愿推动信息共享,使得人事信息资料变成死档案,无法提升人事管理水平。有些医院对信息的保密关注不够,导致信息向无关人员共享,引起职工不满,不得不中止信息化的推进。

4.系统专业人才的培养

信息系统是提高管理效率的工具,需要会使用系统的专业人才,若无会使用的专业人员操作,再好的信息系统,仅是摆设而已。而目前医院人力资源专业人才匮乏,特别是医学、管理及电脑都懂的高级人才则更是奇缺。因此,培养系统专业人才,特别是能推动信息化建设的高级人才,成为信息化建设的难点。许多医院花大力气购置软硬件系统,对操作人员的培训却没跟上,只能使用最基础的功能,没能发挥信息化的作用,导致大量资源闲置。

5.人事信息的数据质量

数据是信息系统的基础,数据质量直接关系到信息系统的应用效果,影响着各部门和职工对系统的信任和配合,决定着人事系统能否持续推进。因此,确保数据准确和及时更新成为人事系统建设的难点。有些医院在推进人事信息化的过程中,对数据质量重视不足,不能及时更新,经常出现错误,使用中反而不如纸质数据,导致信息化的失败。

三、采取的对策

1.深入前期调研,夯实三方面知识

调研是做好规划的基础,好的建设规划既符合医院当前情况,能够有效落地;又具有扩展性,能够不断推进。前期调研需要夯实三方面的知识:第一,软件产品的发展情况和各模块的详细功能;第二,医院人事信息各部门的分布状况、人事业务的工作流程和医院人事管理的发展规划;第三,医院的网络基础和软件在其他客户的运行情况。掌握好这三方面知识,就不难做出一个好的建设规划。

2.改变认识观念,养成操作习惯

减少其他部门和人员的阻力,获得支持和配合,可以从认识和行动入手,具体可分为:第一,实施之前,宣传先行。充分利用各种会议、工作汇报、私下交流等机会,向院领导、职能部门和普通职工宣传人事系统的好处,在全院形成支持建设的良好氛围。第二,先信息化再优化。在信息化之初,不做大的流程调整,避免因任务调整而致部门间无休止的协调,使信息化的难度叠加;在系统运行平稳后,再对流程进行调整和优化。第三,增加操作频率,养成使用习惯。系统建设虽不能一步到位,但是共享的信息、服务和操作不能太少,否则养不成操作习惯,特别是电脑不熟的老职工容易忘记,影响使用。

3.关注软件的权限功能,建立授权制度,分级分类授权

协调共享和保密的关系可以从软件功能,授权制度入手,逐步谨慎地扩大共享范围,具体可分为:第一,选择软件时重点关注权限功能,看其是否灵活精细,能否避免权限干扰,这是权限管理的基础,也是软件优劣的重要标志。第二,信息分级授权制度。将信息根据保密性的大小进行分级管理,如一般信息、重要信息、保密信息;一般信息可以进行全面共享,重要信息和保密信息则划定共享范围。第三,授权审批制度。由使用信息部门提出申请,提供信息部门签署审批意见,医院主管领导审核决定。第四,授权复测制度。系统管理员根据需求授权后,建立测试账号,对新增权限和累计权限进行复测,确保所授权限与应授权限完全一致。

4.积极参与实施,培养核心推动人才

既懂管理又懂信息的高级人才往往决定了系统建设的推动力和最终水平,积极参与实施是培养高级人才的重要途径。在软件实施过程中,实施工程师往往对软件的功能非常了解,但对医院的人事业务不太熟悉,特别是医院人事管理的规范化程度低,即使有经验的工程师也会经常碰到难题。人事部门人员积极参与到实施中,不仅能弥补厂家工程师的不足,保障实施符合医院实际,而且能通过参与的机会,学习到各类业务在系统中的实现方法,获得“自我造血”能力,保障系统使用后能进行功能扩展和持续推进。实施中培养的高级人才可以作为医院的系统专家,向其他部门人员进行操作咨询、反复培训和技术指导,确保职工操作水平的稳步提高和系统的推广应用。

5.多种方式审核,常用促使常新

提高数据质量不仅要求现有信息准确无误,而且要求随时间及时更新,具体可分为:第一,原载体信息转换到人事系统的质量控制。可以采用分类专人录入,二次审核,职工自我审核减少转换过程中的错误;对于信息内容有冲突的不同记载,要根据原始资料综合判断确认后录入系统。第二,信息日常维护的质量控制。建立系统电子和纸质档案两套档案资料,信息系统根据原始纸质资料录入,纸质资料存档备查;同时利用数据间的关联关系,设计系统内部审核公式,定期全面审查,发现问题及时更正。第三,数据更新的控制。明确各部门维护信息的责任,同时尽量扩大信息共享和利用的程度,信息利用后才能体现提供者的价值,才能增强部门间维护信息的积极性,促使数据得到及时更新。

四、效果和讨论

1.取得的成效

在人事信息化建设中,通过采取以上对策,有效地解决了建设中的常见难题。系统运行两年来,建立了部门、人员信息字段1000多个,设计了人事业务流程100多个,设计了统计分析表格300多个;实现了医院人员信息共享,为领导的人事决策提供了许多参考;优化了管理流程,提高了管理效率,使管理者从繁杂事务中解放出来,更有时间思考医院的战略问题;职工通过自助平台共享到各种信息服务,提高了职工满意度。

2.人事部门在建设中的主导作用

人事部门承担着提升人力资源管理水平的职责,推动人事信息化建设具有强烈的积极性。医院人事信息化建设往往由人事部门来推动,但是建立全院共享的人事信息“大数据”平台,往往涉及到全院的各部门,需要多部门的配合协调。本研究从人事部门的角度,总结的人事信息化中的难点和对策,能为其他医院人事管理人员推动人事信息化建设提供借鉴。

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