研究生导师信息管理系统的设计与应用

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  • 更新时间2018-09-11
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  摘要:在分析教育信息化环境下,研究生导师信息管理工作的现状与存在问题的基础上,指出开发基于B/S模式管理系统的必要性,阐述了系统的设计原则,讨论了各功能模块的功能实现与应用。


  关键词:研究生导师;管理;信息系统;


  作者简介:杜锐(1971-),男,研究生学院,教授,博士。研究方向:研究生教育管理。


  一、引言


  近十年,信息技术开始在我国大学管理机构中被普遍应用,减轻了高校的管理工作,给大学的管理工作带来了深刻而深远的影响。信息技术的应用不仅带来了先进的管理模式和手段,同时为使用者创造了便利条件,也为高校的管理工作者带来了动力,产生了积极的影响。在研究生教育管理中,随着研究生教育的迅速发展,导师队伍也在不断扩大。这种情况为高校对导师信息的管理工作带来了不便和弊端,传统手工、计算机单机处理信息手段以及客户机/服务器(C/S)模式的信息管理系统已经难以适应工作需要。研发适用于研究生导师团队的新一代信息管理系统的需求也变的更加迫切了。


  (一)信息管理系统的概念


  信息管理系统(MIS)作为一门新科学,是从20世纪60年代发展起来的。它的理论和方法都在不断发展与完善中。除了信息系统的那些基本功能之外,它还具备预测、计划、控制和辅助决策这些特有功能。


  它为企业和组织的运行和管理决策提供了信息支持。国内对信息管理系统(MIS)有不同的看法,这些看法中得到大家一致认可的是:它是以人为主导,利用计算机为媒介,既能对信息进行收集、存储、维护,也能对其进行传递、加工、使用的一个系统。一般来说,可以将管理信息系统定义为:管理信息系统是从一个基于管理科学理论,实用计算机技术、网络通讯技术和信息处理技术的人机系统。信息管理系统(MIS)平台主要包括主机———终端模式、文件———服务器模式、客户机/服务器模式(C/S)、Web浏览器/服务器模式(B/S)和Webservice模式[1]。


  (二)客户机/服务器模式(C/S)和Web浏览器/服务器模式(B/S)比较


  客户机/服务器(C/S)模式是在信息管理系统(MIS)这种新科学飞速发展的时代下产生的一种模式。虽然客户机/服务器(C/S)模式有很多的优点,但是在使用者多、数据库多、覆盖面广、无安全保障的Internet网络环境下,它的应用就暴露出了明显的局限性。其局限性主要表现在浪费运算资源上,随着使用者数目的不断上升,客户机/服务器(C/S)模式的性能与其成反比,不断下降。在此模式中,对信息的后续管理既费时又费力,这给系统的维护带来了一定的困难。


  Web浏览器/服务器(B/S)模式相对于客户机/服务器(C/S)模式来说,更适用于现在的Internet网络环境,它在后续的维护中,不必为了维护服务器,而下载安装应用软件,更方便于服务器的维护。同时,在某台应用服务器发生故障时,后台会自动把该服务器的工作转移到其他能正常工作的服务器上。而且浏览器/服务器(B/S)的兼容性更强,而且成本低于客户机/服务器(C/S)。Web浏览器/服务器(B/S)的开放性更好,安全性更高。越来越多的软件都是基于适合Web环境的浏览器/服务器(B/S)模式下开发出来的,如QQ、飞信、Web上网客户端等等。


  鉴于Internet网络环境,开发一个稳定的、高效率的、低额的、适用于Internet环境的Web浏览器/服务器(B/S)模式应用系统以满足研究生导师信息管理工作就势在必行。


  二、当前研究生导师管理工作的现状及存在问题


  我国自1978年恢复研究生招生工作之后,国家非常重视关于研究生的教育工作,研究生教育事业也不断在发展中前进。在最近的几年中,各大高校不断扩大对研究生的招生规模,对研究生的教育改革不断推进。这种情况使高校对研究生导师的需求量增大,从而使研究生导师队伍不断扩大,研究生导师跨校、跨院、跨专业带学生的情况屡见不鲜,而导师跨专业、跨校开设必修与选修课程的情况也越来越多,这就使课程教学的选择范围变宽、选课的信息交叉量逐渐加大。除此之外,研究生导师管理工作中需要处理的关于研究生导师的个人信息和数据成倍增长,工作量成倍增加,逐渐的将高校对研究生导师进行管理工作中的问题暴露了出来。当前大部分高校对研究生导师进行管理信息工作都处于传统阶段,无法紧跟研究生导师管理工作的要求。


  (一)研究生导师管理工作落后于网络发展的脚步


  在一些已经开始使用导师信息管理系统的高校中,其管理系统的功能相对简单,操作起来也不是很方便。而其它高校对研究生导师信息的管理工作依然是处在传统手工或计算机单机处理信息的阶段。这种工作方法已经跟不上网络的发展,也无法使网络工作的优势完全展现出来。


  高校中有关研究生导师的信息可以说是相当庞大的,相关部门都有自己习惯的管理方法,因此,在研究生导师的信息管理系统中,用户更多是希望可以以自己习惯的使用方法为基础来组织信息,内容也可以按自己的工作需求来定制。在新的网络环境中,用户不单纯是接受者,更多的是可以处于主导地位,可以利用网络为媒介,对信息进行组织和发布。由此看来,现在高校中使用的研究生导师信息管理的工作方法明显落后于网络的发展,没有显现出网络时代应有的特点。


  (二)研究生导师管理工作落后于工作要求的发展


  高校应该紧跟时代的步伐,适应网络环境的发展速度,这就要求高校对研究生导师信息的管理以数字化和信息化为基础进行改革,其最终目的就是使研究生导师管理的整个业务流程可以得到优化,使各项管理工作能够高效运行,从而提高工作效率。高校研究生导师管理系统应该将导师的通讯表、课程信息表、教学情况表,获奖情况表、科研项目及成果,论文及作品表,导师的个人资料等信息进行网络数字化、模块化建设。但目前来看,关于研究生导师的管理工作与此要求相差甚远。主要表现在:


  1.缺乏数据共享与数据交互平台:绝大部分的研究生导师信息管理工作者希望找到一种有效的方式,能够将他们从重复的工作中解脱出来。例如,新入学的研究生会对各个导师的个人信息、职位情况、科研成果等问题进行询问,而且关于这方面问题的咨询几乎每年都会有,这就导致不同的学生对同一种类问题的提问在不断重复,甚至对已经了解的问题也会不断提问,这就给研究生导师信息管理工作者带来很多的工作负担。这是缺乏数据共享与数据交互平台的外在表现。研究生导师信息管理工作的内在问题主要表现在系统内部,即在各院系之间,对研究生导师的信息大部分只实现了工作信息流的简单、非定制传递,部分数据的传递不完全是通过系统传递,有时也需要人工的方式去实现传递,关于与政策、进度、结果相关的信息则因为缺少平台支撑难以达到共享与交互使用,这就导致工作协同性差、信息反馈不及时、数据结果不一致等问题不断出现。


  2.管理与教学支持关系的不统一,导致无法提供决策数据。为了适应不同时期的发展,部分高校的研究生导师信息管理系统并不是整体设计完成的,而是分阶段完成的。这种设计忽略了整体性,没有考虑到全局的发展,所以导致管理模式、流程与信息管理系统不一致。研究生导师的信息管理系统功能滞后,致使教学支持与研究生导师信息管理系统的不一致,最终的结果是管理模式与教学支持不能配套,跟不上现代高校对管理工作的要求,为教学的全方位发展带来了困难。这种不一致性也使使用者不能从复杂多样的数据群中提取出对宏观管理和微观管理有帮助的决策数据。


  三、研究生导师信息管理系统的设计


  (一)研究生导师信息管理系统的设计概述


  信息资源伴随着现代信息技术和计算机网络的迅猛发展而得到了极大丰富,这为信息的集成、共享与快速更新提供了便利的条件,也为研究生导师信息管理系统的构建提供了条件和技术保障。信息化建设积极推动了工作观念从“管理”向“服务”转化的过程,也加快了转化的速度。


  研究生导师管理在现代高校管理工作的内容中占有较大的比重,它是高校主要的管理工作之一,也是研究生教育管理工作的重要组成部分。研究生导师信息管理系统的开发,能够相对节省管理工作者的时间,也可以提高管理工作者的工作效率,如当新学生与导师进行双向选择,或是研究生导师出现课程变动情况时,基于Web的研究生导师信息管理系统就能够很轻易地通过浏览器/服务器(B/S)模式来完成以上工作。但是,传统的研究生导师信息管理的工作流程就很难快速高效地完成类似的工作,简单的工作可能需要很多人同时去完成,这也导致高校在人力资源利用方面不能做到合理分配,容易形成人力资源极大的浪费。因此,开发研究生导师信息管理系统对于改善高校人力缺乏、工作分界不清等状况具有一定的实际意义。我们在开发研究生导师信息管理系统之前要对系统进行必要的总体设计。


  1.研究生导师信息管理系统资料数据要具备独特性。研究生导师信息管理系统包括导师各项信息的管理和高校运营管理两个主要内容,导师各项信息的管理包括导师的个人信息、通讯表信息、课程信息、科研项目信息及评优表彰情况等的说明和记录[2],研究生导师信息管理系统要对导师在校的各项情况有详细说明,要为导师个人申请科研项目和晋升提拔提供有力的数据支持。


  2.研究生导师信息管理系统相关数据的结构复杂。随着国家提倡研究生扩招,高校对研究生导师的需求也加大,研究生导师的社会地位也不断提高[3],个人能力也随社会的发展不断提高。这就对高校的研究生导师管理工作的要求提高了。但是高校中包含的研究生导师的信息比较复杂,数据量要大于一般的人事信息管理,各院系、各科室、各部门涉及到的数据之间联系紧密,因为这些的数据结构层次更多、更复杂,导致数据在处理中会遇到比较复杂的情况。因此高校为了稳定高层次的人才,必须对研究生导师信息档案的管理工作重视起来,这样不仅可以有利于对研究生导师的管理,也能够更好地使高校的凝聚力得到增强。


  3.要严格要求研究生导师信息处理的方法。在高校研究生导师的信息管理中,应该建立相对严密的管理规定,也要对研究生导师信息有明确的管理方式,如评优表彰制度和运营管理等,都应该建立起不能随意改动的,必须严格执行的管理制度。在对研究生导师信息数据进行加工处理和传递时也要遵守严格的要求,也要固定执行方法,不能随意变动。


  4.对研究生导师信息的管理要具备真实性和准确性。对研究生导师信息的资料是否正确,可以影响高校在科研空间方向的发展,以及民众对高校办学理念的信任度及品牌影响力。同样,研究生导师信息的真实性和准确性,也影响了高校对教师人员的管理和任用,不准确的信息可能会影响到教师在工作调配后,发挥不出应有的实力。高校对研究生导师的管理工作都能在研究生导师信息管理系统中体现出来,这就要求高校在建设研究生导师信息管理系统时,对数据的处理具有真实性和准确性。


  5.研究生导师管理系统要具备内部控制功能。研究生导师信息管理系统要求具备较强的稳定性,这种稳定性不仅包括要对数据有较强的处理功能、对数据有稳定的处理方式和对数据具有保密措施等性能,还包括能对数据进行严格内部控制的功能以及系统的纠错功能。这样就能够在保证系统安全的前提下,提高系统的稳定性。在进行研究生导师信息数据处理的过程中,要采用各种能保证研究生导师信息的内部安全、信息的稳定性、可靠性的方式,以保证对研究生导师信息管理的工作可以正常运行。


  6.研究生导师信息管理要具备安全性。研究生导师的信息管理对于高校的管理工作来说,是很重要的一部分[4],这就要求高校对研究生导师信息的管理工作具有一定的保密性,不允许相关工作人员泄露导师各方面的信息,更不能随意修改信息。因此,要采取各种有效措施来防止研究生导师信息系统产生不必要的错误,以此来保证信息的安全及来源的安全,要完全保证研究生导师信息管理系统的安全性[5]。


  对研究生导师信息管理系统进行有效地总体设计,可以提高相关工作人员的办公效率,加强各院系、部门之间的联系,增加了信息的交流,也可以更方便地处理信息。高效率的研究生导师信息管理系统可以加快高校自动化办公发展的脚步,促进高校的快速发展。


  (二)研究生导师信息管理系统的功能设计


  研究生导师信息管理系统针对的主要对象是“博士生导师”和“硕士生导师”,主要适用于“研究生学院”“各培养学院”以及相关管理部门使用。研究生导师信息管理系统的使用权限和终端管理权归研究生导师管理部门,各培养学院在研究生学院的授权后,可以应用系统中的模块,而且各培养学院具有在系统中对本学院的管理权限,其他部门根据职责不同对相关模块具有使用权限。


  研究生导师信息系统数据库中的内容主要包括以下几个方面:导师基本情况表、导师通讯表、课程信息表、教学情况、获奖情况表、科研项目情况表、科研成果论文及作品表、科研成果表等。


  研究生导师信息管理系统根据不同的需要设计了若干功能,这些功能可以满足工作人员的日常办公需要,可以为相关工作人员节省工作时间,提高工作效率。研究生导师信息管理系统的功能模块设计主要包括以下几方面:


  1.用户管理模块。用户管理模块独立存在于研究生导师信息管理系统中,是一般软件都必须要具备的功能,因为它能为系统提供一定的安全保障。在系统中承担的主要任务包括验证登陆、权限分配、维护个人资料等功能。


  2.信息管理模块。在用户信息和用户权限管理方面,研究生导师信息管理系统为了防止非法人员对导师信息的修改、删除及恶意传播,特别采用三级权限分配机制设计了一套严格并安全的导师信息管理方法,不同级别的使用者有不同的使用权限,这种方法使研究生导师信息管理系统具备了安全性,对导师的信息起到了保护作用。


  3.导师动态信息管理模块。导师动态信息管理模块主要是针对导师个人基本信息的管理,导师基本信息管理在研究生导师信息管理系统中是比较重要的,主要涉及的信息包括导师的姓名、性别、出生日期、政治面貌、婚姻状况、家庭成员及详细信息、职称情况、学历及学位证明、工作经历、获奖情况等,它涉及到了导师的很多私人信息。导师基本信息管理可以对以上涉及到的信息进行录入、修改和删除等,如有导师转入其他高校或是新进导师时,就需要对他们的信息变更,或是将曾任职于学校的导师信息进行处理,在每位新进导师入职的时候,需要导入他们的基本信息,并要对他们的社会关系、获奖情况等重要信息进行录入,为导师在校信息的管理提供基本数据支持。


  4.网上招生审核及导师遴选管理模块。网上招生审核及导师遴选管理模块主要涉及的任务是对报考学校的博士生和硕士生进行信息审核,以及新入学的博士生和硕士生与导师之间进行双向选择的审理。


  5.年度考核及评优表彰管理模块。此模块主要承担对导师进行考核和评优的任务。将导师的考核资料及评优资料录入系统,也有对其进行删除和编辑的功能,对导师年度考核和评优表彰提供了数据支持,也做到了高校考核评优的公开化。


  6.新闻和通知管理模块。新闻和通知管理模块常见于信息系统的功能模块中,使用率也很高,并单独存在于系统中,主要负责发布新闻通知、查看新闻通知、维护新闻通知等工作的正常运行。


  7.导师信息检索与统计模块。导师信息检索在研究生导师信息管理系统中是开放存在于系统中的,博士生和硕士生可以通过对导师信息检索功能查询导师信息,便于学生了解导师的情况,减轻了工作人员对学生进行重复回答的工作量[6]。学生检索导师信息的方法主要是通过导师所在院系、导师研究方向、导师姓名、导师毕业院校进行检索,也可以通过导师的行政职务、职称来检索,输入导师正在进行或已经完成的科研项目也可以检索信息,方便于学生,也减少了工作人员的工作量。检索信息的功能,可以帮助学生更好地了解导师,为他们选择导师提供了便利的条件。


  四、研究生导师信息管理系统的测试与应用


  (一)系统的测试


  系统测试是系统开发研究过程中的重要阶段,这一阶段是使用最短的时间,最少的人力来对系统进行测试,从而找出各种潜在于系统中的问题和缺陷,使系统可以按照预期的设想来运行,以使系统可以正常应用,更好地服务于使用者。系统测试的成功与否直接影响到系统能否准时顺利地实现。在完成研究生导师信息管理系统开发后,需要针对该系统进行以下几种测试。


  1.单元测试:单元测试针对的是系统中的程序模块,它是存在于系统中的最小设计单位。在本项测试中,先将系统中的最小程序模块与其它无关的程序模块隔离开,然后再对最小程序模块进行人工跟踪检测和执行跟踪的操作。此单元测试是为了检查程序代码是否存在错误,以及模块的功能是否能符合系统设计的要求等。


  2.集成测试:集成测试面对的是子系统或整个系统,测试的主要是根据实际情况组装起来的程序模块。在本项测试中,第一步是分别测试各个功能模块,先要检测各个功能模块是否存在问题;第二步是将测试后的模块组合起来。检测整个系统是否存在问题和错误。此集成测试的完成主要是检测各个接口是否存在发生问题的情况,还要检测全局数据结构是否有问题存在的可能,组装起来的模块能否实现预期设计的功能。


  3.系统测试:系统测试检测的不是系统中是否存在问题,而是为了确认系统是否能按照使用者的需求来进行分析和设计,从而达到设计者和使用者所希望的功能,并顺利辅助使用者完成工作。本测试也是系统测试最后的一个环节。在本项测试中,与以上两种测试有明显区别,并不是单独测试,而是要将研究生导师信息管理系统中的软件、硬件以及运行环境等一起进行测试,在此阶段测试中,使用的数据都是高校导师管理工作中的真实数据,要求使用者全程参与测试。


  (二)系统的应用


  在信息化技术日益呈现向异构方式组成的集成系统方向发展的大趋势下,统一的信息标准体系对于保证系统的正常运行和可持续发展是必不可少的。信息系统的全面应用不仅可以为工作人员带来便利,提高工作效率,同样,也将信息技术的优点呈现在工作人员的面前,这极大地激发了工作人员想掌握和使用信息技术的欲望。因为在信息时代,掌握技术是工作中不可缺少的,信息系统的使用对管理工作产生了积极的影响。因此,研究生导师信息管理系统的研发,正是高校紧跟时代发展的表现。Web技术的应用将管理工作人员、导师、研究生这三大主体在研究生导师信息管理系统中紧密地联系在一起。管理工作人员、学生导师、研究生学员将作为信息生产、组织和发布的主体,在该系统中形成了网络信息资源的数据共享[7]。研究生导师信息管理系统为高校的信息环境建立了一个个性化推送和多层次双向的信息传播模式,这是一个综合性的数据交流平台。研究生导师信息管理系统可以将学校各部门、各院系、各导师,以及各个学生的信息融合在一起,使独立于高校中的各成员可以在虚拟的空间中结合起来,避免了相互独立的个体在多个平台之间造成的重复性工作和信息不一致的混乱。


  众所周知,高校研究生导师相关信息采集难度大、范围广、变动快,因此对相关数据的维护也相当复杂,对导师队伍实施计算机辅助管理的论述文章也相对较少。研究生导师信息管理系统的应用可以说是高校在信息系统中的一大突破。研究生导师信息管理系统的软件设计按通用化、规范化字符标准来进行,该系统的应用使高校导师的各种信息、档案材料、数据表格等得到了科学的处理,为各管理部门提供的各种资料可以更准确、更及时。研究生导师信息管理系统的应用使研究生导师的管理工作变的更科学化、规范化、自动化。也实现了在导师队伍信息管理的基础上,也可以对这些导师信息在系统中进行纵向、横向、不同层次、不同学科专业之间的分析、统计和比较。为进行导师定期遴选、实时跟踪和领导决策提供可靠的依据。