国内外高校学生工作信息化管理的主要特点与启示

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  • 更新时间2018-09-15
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  摘要:基于高职院校学生工作信息化管理建设的需要,在对国内外多所高校学生工作信息化管理情况资料的收集整理和实地考察的基础上,深入分析了国内外高校学生工作及学生工作信息化管理的现状和特点,总结了高校学生信息管理系统建设现状对高职院校学生工作信息化建设的若干启示,为高职院校学生工作管理信息系统的建设提供有益参考。


  关键词:学生工作;信息化管理;特点;启示;


  作者:赵琴等


  深圳信息职业技术学院于2006年立项开展《学生信息管理系统软件设计与开发》课题研究(1),以加强学院学生工作的信息化进程。在研究的过程中,课题组广泛收集国内外高校关于学生工作管理信息系统建设和运行的资料,同时选择了国内不同地域的四个省市、六所高校进行了实地走访调查,主要目的是了解国内外不同地域和层次院校学生工作的开展情况,包括学生工作管理的组织结构、主要工作内容、学生工作的一般流程、学生工作信息化建设和管理方面的具体做法、取得的经验和存在的问题等情况。通过对所收集资料和实地走访的深入分析,归纳了国内外高校学生工作管理信息化的建设现状,总结了国内外高校学生工作信息化建设的经验,并在此基础上分析了这些经验对高职院校学生工作管理信息化的启示,以期对高职院校学生工作管理及学生工作信息管理系统建设起到积极的促进作用。


  一、国内外高校学生工作的概况


  1.国外高校学生工作管理情况


  课题组在对国外高校学生工作的研究过程中,主要选取了美国和英国高校学生管理信息系统的相关资料,并进行了深入分析。从分析结果来看,各国不同的教育体制和教育制度对高校学生管理工作有着不同的影响,但是也存在着共同之处,具体情况如下。


  美国高校学生事务管理基本对应于我国高校的学生工作。美国学生管理信息系统普遍遵循的是美国管理与信息技术专家詹姆斯·马丁提出的建立集成化信息系统的方法论———信息工程的一条基本原理是信息系统以数据为中心,而不是事务处理过程。美国高校学生管理系统对数据的安全性和保密性要求较高,所以在学生工作整个信息处理过程中,处于中心位置的学生档案信息成为高校学生工作信息系统的核心。在这一理念的指导下,高校学生工作信息系统在注重功能设计的同时更注重建立有助于理清思路的总体设计。


  英国高等教育的发展已呈现出市场化、社会化、优质化和国际化的特点,其高校学生事务管理也承担着增强学生通用技能、提高学生自我发展与就业能力、改善学生福利等更多更重要的职能。所以,英国各高校的学生管理系统在设计开发过程中崇尚“以人为本”的理念,以学校为重心,密切联系学术事务,充分发挥全国性学生事务管理行业协会的作用。功能方面结合英国现行教育制度,出现了导师制、一站式学生服务中心、学生资助、毕业生跟踪服务、朋辈辅导、学业不良行为申诉及仲裁等特色功能。


  从总体上看,国外高校学生管理普遍采用信息化管理,借助于各种适应学校工作需要的信息系统处理学生事务管理中的各种数据。这些学生管理系统也是学校获取学生信息的重要手段和服务学生的重要方式。同时,它更是建立危机预警机制的重要载体。


  2.国内高校学生工作管理信息化现状


  对于国内高校,课题组选定在地理位置和办学层次上具有代表性和差异性的国内六所高校进行了考察,包括浙江大学、浙江商业职业技术学院、武汉工程学院、重庆邮电大学、重庆工程职业技术学院、北京理工大学(2)。根据对考察情况和所收集资料的综合分析,这些院校的学生工作开展情况及信息化管理方面具有如下特点:


  (1)各高校的学生信息系统服务对象具有普遍性。所考察的各高校学生管理信息系统包括了学生工作、团的工作、招生、就业等工作的管理,为从事学生工作的思想政治教育、宿舍管理、心理辅导、国家助学贷款管理、就业指导等机构和部门提供了信息化操作平台,使他们的工作能够流程化、程序化。


  (2)各高校的学生信息系统具有全面服务功能。通过学生管理系统可以办理学生保险、学生奖励、处分复议、投诉建议、自学考试、社会实践、心理咨询、勤工助学、公寓管理、社团注册、在校证明、离校手续、志愿者注册、一卡通补办、学生证补办、一卡通充值、失物招领、汽车票销售、交通查询、考务查询、火车票预定、行李托运、成绩查询等学生学习生活的方方面面事务,这样一个统一的平台既方便了广大学生,又节省了学生管理部门的运作成本,大大减少了学生管理方面的行政性和事务性工作。


  (3)各高校的学生工作信息管理系统性价比高。各高校都能够结合学校自身的软硬件环境,在追求功能完善,较高稳定性的同时,在学生管理信息系统建设的过程中,充分利用高校现有的人力和物力资源,降低系统的建设和运行成本。具体做法诸如:利用学校教师和相关专业学生自主研发、充分利用现有信息中心、网络中心、学校局域网等。


  二、国内外高校学生工作信息化管理的主要经验


  纵观所考察院校的学生工作开展情况和学生工作管理信息系统建设运行状况,我们可以看到:整体上高校学生工作管理信息化是高校学生工作发展的必然趋势。学生工作管理信息系统是信息化时代高校学生工作管理得以顺利、高效开展的重要平台;承载高校学生工作的性质、任务、组织结构和流程是高校学生工作管理信息系统的基本职能;体现高校学生工作的模块划分、部门设置、人员安排、业务流程和评价方式是高校学生工作管理信息系统的基本功能;具有科学性、实用性、针对性、操作的简易性和数据维护的安全性是高校学生工作管理信息系统的生命力所在。结合对考察过程记录和所收集资料的统计分析,课题组对国内外高等院校学生工作信息化管理过程及信息管理系统建设中的经验归纳如下:


  1.完善的学生工作管理制度,明确的信息化管理理念


  国外高校普遍建立了完善的学生服务和管理制度;所走访考察的六所国内高校也都已经建立了针对本校实际的学生管理制度,其中浙江大学、浙江商业职业技术学院、武汉工程学院分别制定了学生工作信息化的计划和方案,同时在制定《学生工作管理制度》、《学生工作各职能部门职责》、《学生工作手册》、《学生思想政治教育原则》、《学生心理健康管理制度》等具体的学生管理制度时,明确了信息化的操作和处理要求,提倡无纸化办公,管理信息和学生信息的电子化保存、搜索、查询、维护等。这些要求和规定形成了学生工作管理的信息化氛围,培养了从事学生管理工作人员的信息化理念,增强了运用现代信息技术手段处理学生工作的兴趣,降低了后期信息管理系统开发和推行的难度,大大促进了学生工作的管理信息化进程。


  2.合理的模块设计,规范的操作流程


  国内外高校学生工作管理信息系统基本上包含了思想教育、评奖评优、对外交流、学生资助、勤工助学、心理健康、军训管理、违纪处分、学生信息等主模块,涵盖了学生工作的各个方面,并分别设有权限,以方便相关职能部门以不同权限登录,完成其所负责的工作,有效地解决了学生人数多、操作复杂的难题。同时对于学生考勤、助学贷款、心理健康教育等常规模块,普遍设有管理员、教师、学生等多个级别的账号,以不同的身份账号登录系统,只能显示相关的操作和功能,大大降低了工作的复杂性。国外高校的学生管理系统以服务学生为主,均提供了基于网络的自我服务和自我管理的自动化环境,规范工作流程的同时也减轻了工作人员的负担,大大提高了学生工作的效率。


  3.设置特色功能,增强系统适用性


  各高校的学生工作管理系统不仅具有共性,还别具个性。这些特别之处不仅反映了不同高校学生工作的特色,同时在学生工作管理信息系统中也成为反映学生工作的创新点。例如:浙江大学在发放录取通知书的时候将学校的学生工作信息管理系统网址、用户名和密码一并寄给学生,要求其登录学校的学生工作信息管理系统,按照给定的规格和尺寸填写,以便学校统一采购和发放服装,对于少数特殊要求的服装则统一进行更换。这种方法省去了入学后层层统计、上报的麻烦,节省了很多资源。武汉工程大学的学生信息管理系统嵌入于学生工作网站,可供学生工作者和学生浏览,实现了对学生信息动态管理、心理健康教育平台、新闻发布、实时服务和院系两级学生工作办公自动化模块化功能。另外,重庆工程职业技术学院的学生信息管理系统强大的搜索功能,对于学生信息的日常管理具有非常重要的作用。这些经验对高职院校学生信息管理系统的开发具有直接的意义。


  4.循序渐进、动态完善的系统建设过程


  就考察的高校来看,学生工作管理信息系统的建设都经历了一个循序渐进、动态完善的过程,具体来说就是分阶段、分步骤实施,边用边发现问题边完善。武汉工程大学的学生信息管理系统由校企联合开发,运行过程中由学生工作部(处)负责日常维护及网络监控;学生工作助理团负责学工新闻、教育管理信息及通知、公告的上传;各学院指派一名老师负责本学院学工新闻及公告的上传。同时该系统基于Web网页,在万维网上即可远程登录管理,进行网络维护和资料的上传,主服务器托管在学校网络中心,可以实现远程服务器控制以及FTP资料管理。在实际运行过程中,根据工作实际,把对系统的功能需求、存在的问题、提出的修改意见及时反馈给开发方,以实施修改;所考察的高校中,浙江商业职业技术学院和重庆邮电大学的学生信息管理系统都处于建设阶段,正在使用。


  5.科学有效的评估措施


  科学有效的评估措施包括对学生工作中诸如心理测评、综合测评以及对学生管理信息系统本身的评估等内容。这些评估可以保障学生管理信息系统的建设进度、应用频率和效率。武汉工程大学学生信息管理系统不仅整合了网上心理素质测评和学生综合测评,还包括对各个部门工作的网上评估、系统性能的评估等。北京理工大学学生工作管理信息系统中整合了“学生工作量化评估系统”,其余高校都设有校园BBS,这些都能够有效、客观地反映学生工作的开展情况和系统的运行情况,对学生工作的改进和系统的优化能够提供有价值的资料,这些是学生工作管理真正实现信息化的关键步骤。


  三、对高职院校学生工作管理信息系统建设的启示


  高职院校是我国高等教育的重要组成部分,鉴于我国高职院校发展起步较晚、生源相对比较差以及学生构成复杂等特点,学生管理工作成为高职院校各项工作的重点和难点之一。建设具有高职院校学生工作特点的管理信息系统,借助信息化和技术性管理手段,简化和降低高职院校学生工作管理的流程以及复杂性,是高职院校学生工作的迫切需要。国内高校学生工作管理信息系统建设和运行过程中已经取得的成果和经验,对高职院校学生工作和学生工作管理信息系统建设具有非常重要的借鉴意义。


  1.因地制宜,结合高职院校自身特点建立学生工作的组织结构和管理制度


  科学合理的组织结构和规章制度是建设学生工作管理信息系统的重要前提。所以,在学校设置学生工作职能部门和制定学生工作的各项规章制度时,要结合学生和学生管理的具体情况,采取何种管理模式、操作流程、评价手段都应结合学校和学生的自身特点进行选择。例如,在学生管理制度上,重庆邮电大学和武汉工程大学采取了截然不同的方式:重庆邮电大学的学生管理制度非常严格,宿舍采取定点熄灯制度,考试作弊一律开除学籍或勒令退学;武汉工程大学的学生管理制度比较宽松,甚至没有上课考勤制度,但是都能达到相同的管理效果。一个学校在学生管理制度方面的制定和修改,应根据学生的特点和实际需要进行,切忌照搬其他学校的制度。


  2.立足本校学生工作实际,以解决问题、方便操作、提高效率为目标


  学生工作管理信息系统是学校管理学生工作的工具。工具的开发和选择离不开学生工作的实际,同时应该能够促进学生工作管理的有效开展。其具体功能既可以实现学生信息的录入、传递、共享汇总、保存等,还能够高效便捷地统计学生工作的各项数据,并保证其准确性。同时,还能够适应高职院校的发展需要,例如:随着学校办学规模的不断扩大,学生人数急剧增长,能够对各种成倍增长的学生工作信息进行有效的管理、存档等。此外,能够使学生工作的对象———学生通过网络来获得学院的管理信息并且查询自己的有关信息,大大简化基层学生工作人员的工作压力;各职能部门能够将有关管理数据进行及时的统计、分析和利用,为学校决策部门提供有效的决策依据,使得学生信息管理工作系统化、规范化、自动化,大大提高学校学生管理的效率。


  3.选择有效的系统开发途径


  建立学生信息管理系统的途径可以是自己研发,或校企合作开发,或购买企业开发的相关成熟软件等。开发和建设途径的选择主要依据学校及学生工作的特点和需求。所考察学校的领导都十分重视学生工作管理信息系统的建设,在各方面给予较大投入,提供系统的研发资金或者购买成熟软件的资金。所考察学校中,购买成熟软件与自主研发软件的各占一半。购买成熟软件的优点:一是很快就能投入使用,节省研发时间;二是专业公司开发的成熟软件系统已经经过试验和使用,存在的漏洞和缺点较少,系统稳定性较好;三是购买后的维护和更新费用由供应商负责,免去了系统使用后维护方面的麻烦和后续维护资金使用的手续。而自主研发软件更能符合学校学生工作的现实需要。


  4.整合学校信息资源,提高所开发系统的性价比


  系统应符合学校学生信息管理的规定,满足对学校学生信息管理的需要,并达到操作过程中的直观、方便、实用、安全等要求。系统采用模块化程序设计的方法,既便于系统功能的组合和修改,又便于未参与系统开发的技术维护人员补充和维护。通过一个简化的学生信息管理系统,使学生信息管理工作系统化、规范化、自动化,从而达到提高学生信息管理效率的目的。


  由于客观原因,高校管理中的各个信息系统是分散开发或独立引进的,各部门、各系统自成体系,缺乏统一的数据标准,信息无法实现有效共享。因此,要尽量采用学校现有的软硬件环境以及先进的系统管理方案,形成全校层面信息化建设的整体信息资源共享,达到充分利用学校资源、提高系统开发水平的目的,进而实现全校信息资源的优化管理,促进学校整体管理水平的提高,力求应用效果的最大化。


  5.加强人员技术培训,注重系统维护过程


  为了保证系统的正常运行,有关人员,比如一般学生(只能进行经授权的某些操作)、班级信息员(可以通过授权,对班级事务进行操作)、教师、学生管理人员以及来访人员(经授权)必须具备一定的计算机操作能力。因此,必须在设计阶段就考虑操作人员的培训问题,及早做好相关技术培训工作安排。


  四、结束语


  高校学生工作管理信息化对高校学生工作可持续发展有重要意义。加强高校学生工作管理系统的开发和建设是提高学生工作科学性与透明度,规范学生工作管理过程的重要途径之一。高职院校作为高等教育的重要组成部分,加强学生工作管理的信息化进程,开发建设适合自身特点的管理信息系统,是解决高职院校学生工作量大、任务重、流程复杂、效率低下的有效措施之一。本研究中,国内外高校在学生工作管理信息化和学生工作信息管理系统开发建设过程中独具的特点和经验,对我院建设具有自身特点的学生工作信息管理系统有重要的借鉴意义