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浅析人力资源和社会保障部门档案管理工作

  • 投稿土逗
  • 更新时间2015-09-22
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文/ 安徽省舒城县人才服务中心 李娅

【摘要】我国人力资源和社会保障部门组建较晚,服务对象比较广泛,档案信息资源庞大、项目繁多,档案管理工作面临着很大的挑战。只有实现对档案的有效管理,才能最大程度发挥档案的功能作用。

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关键词 人力资源和社会保障部门;档案管理;制度;标准

档案是国家机构、社会组织和个人实践活动的历史记录,具有一定的法律效用和参考作用。档案是对部门工作进行合理评价的重要依据之一,档案管理的服务对象包括了各类人群,与单位和个人的利益息息相关。

一、人力资源和社会保障部门中档案管理工作的现状目前,我国档案管理正在向信息化迈进,档案类型也呈现出多元化,档案管理工作要求也越来越高。不管是任何部门,都需要重视档案管理工作,发挥档案的价值。我国人力资源和社会保障部门组建较晚,服务对象比较广泛,档案管理的信息资源庞大、项目繁多。虽然近年来其档案管理工作取得了长足的进步,但是仍然有很多问题存在。

二、人力资源和社会保障部门中档案管理工作存在的问题

(一)档案管理部门之间不够协调统一。现阶段,人力资源和社会保障档案管理部门之间缺乏有效的联系,沟通和交流不足,工作配合不一致,整体档案管理工作缺乏统一,而且有关档案管理体系构建都是在部门内部针对专门问题而设置的,没有实现全面、系统化管理,导致档案管理比例失衡的现象出现。例如关于就业方面的档案管理,相关负责科室主要针对我国当前较大的就业压力和就业情况进行档案管理,造成就业管理处档案室内大多是有关就业压力的。而且就业管理处档案也占据了所有档案的一半以上。再如社会劳动保险管理处档案室里,其档案资料也都是关于退休职工档案的保管。另外,由于各档案室之间是独立的,每个档案都有自己的管理制度和管理办法,没有统一的管理体系,就很容易造成各档案室之间出现档案重复管理和管理不到位的情况,各管理系统之间不能很好地兼容,档案资源根本无法实现共享,在很大程度上造成了人力、物力、财力的浪费。不过,人力资源和社会保障部门很多领导也认识到了这个问题,已经开始着手改进,但是由于长期以来,档案管理部门之间缺乏有效配合,为整合档案管理资源带来了很大麻烦。

(二)基本设施设备落后。人力资源和劳动保障档案管理工作量特别大,面对复杂的档案,不仅仅需要人力资源基础,还需要有效的设施设备做保障。但是,由于我国人力资源和劳动保障部门成立较晚,档案数量很大,档案管理工作压力大,相关的设施设备没有及时补充到位,硬件资源跟不上,导致许多工作出现问题,像归档混乱、归档延迟、归档错误、档案丢失等等现象。由于档案室没有实现统一管理,各个档案室管理比较分散,在硬件设施上不能进行统一采购和装配,每个档案室内的设施设备几乎一样,造成了人力资源和劳动保障档案管理设备重复投资,在一定程度上造成了资源的浪费。另外,有的部门没有设置专门的档案室,往往将办公室作为存档的地方,档案缺乏有效的管理,很容易造成损坏或丢失。

(三)数据库缺乏统一标准。我国目前档案管理基本上建立起了数据库,除了在基层或者乡镇单位电子档案相对滞后外,总体上都用计算机检索和存储代替了手工信息检索。但是在人力资源和社会保障部门的档案管理工作中,因为硬件设备更新慢,档案管理人员计算机水平有限,还没有真正实现多电子档案的有效使用。同时,人力资源和社会保障部门档案管理工作至今还缺乏一个统一规范标准,档案管理信息化建设比较缓慢,没有形成一个有效的信息化管理系统。此外,人力资源和社会保障部门的档案管理系统每次调档时还得通过对档案目录进行检索,查出档案资料后,才能去档案库房调档给使用者,可以说是数字信息化技术相对落后,不利于档案管理工作的开展。

(四)档案管理机构和制度不健全。人力资源和社会保障部门工作量相对较大,面对的档案也比较多,需要档案管理人员付出很大的精力和时间,同时也要求档案管理人员具有一定的综合能力和敬业精神,这样才能体现政府机构的公共服务功能,为有效地开展人力资源和社会保障工作提供保障。然而,现阶段我国人力资源和社会保障部门中档案管理工作出现人手不足、工作压力大、不够专业的情况,无法有效地完成档案管理任务。尤其是人力资源和社会保障部门档案管理工作比较繁琐,需要管理人员有足够的耐心和细心,但是在面对太大的工作量时,档案管理人员会感到自己的压力太大,工作起来精神不振、感觉疲倦,很容易在工作中出现疏忽大意、埋下隐患。再加上,管理人员本身能力有限,档案管理专业性不强,导致归档整档中发生错误,工作缺乏准确性,从而使得档案管理质量相对降低。此外,人力资源和社会保障部门档案管理的相关制度也不完善,无法全面、有效地对各个部门的档案管理行为进行规范,部门之间出现沟通难、埋怨多、推诿多的现象,加重了档案管理的负担,也在很大程度上使得档案管理工作处于混乱局面。

三、完善人力资源和社会保障部门档案管理工作的策略

(一)制定统一的档案管理发展规划 。改善人力资源和社会保障部门档案管理工作首先要从整体上进行统一规划,要摆脱以往那种各自为政的不和谐局面,要制定出档案统一管理的计划和措施,同时与其他部门在档案管理上进行合作,在科学合理、相互配合的统一规划下开展档案管理工作,这样才能实现档案资源整合和共享利用。此外,部门领导要高度重视档案管理工作系统的完善,要加大力度宣传和教育档案管理的重要性和必要性,让人们尊重和支持人力资源和社会保障部门档案管理工作。

(二)完善档案管理的基础条件。一是要改善档案管理的环境,要保证设施设备齐全,可以采用办公和档案独立进行设置的办法,在档案室配备能完全进行档案管理的电脑设备,还要在档案库放置抽湿器、空调等仪器,并且还要做好防火、防虫的预防和控制,保证档案室和存放库干燥整洁,为档案管理提供一个良好环境。二是要增加人手,档案管理工作比较复杂,特别是人力资源和社会保障部门涉及的档案资料较多,档案管理人员压力较大,所以领导要从以人为本和工作负荷的实际出发,给予档案管理室一定人力资源做保障。三是要解决资金匮乏问题,经费是开展工作的前提条件,档案管理当前工作不能有效开展,原因之一在于经费不够,在档案管理上投入少,效果也就不明显。

(三)档案管理工作标准化。人力资源和社会保障部门涉及的内容较多,所以其档案也就比较繁杂,相比其他部门档案管理要特殊得多,档案内容包含了多个领域。因此,为了保证档案管理工作的有效性和整体性,必须实行集中统一管理,确定档案管理工作的标准,并严格按标准执行。例如电子文档的生产、保管、传递以及数据处理和存贮结构等都要设定统一标准。(四) 完善档案管理机构和制度建设。一方面,完善档案管理机构。要配备专职的档案管理人员,解决人手不足的问题,避免一人多用,要合理调配工作,明确岗位负责人及其职责。另一方面,加强档案管理制度建设。要根据人力资源和社会保障部门档案管理的现状,修改和完善相关制度。同时,要建立健全激励机制和绩效考核,激发管理人员的积极性,促进档案管理效率的提高。

总之,人力资源和社会保障部门应该积极改进档案管理存在的问题,各部门之间档案管理要统一规划、整合资源,完善档案管理的基础条件,实现档案管理工作的标准化,并建立健全档案管理的相关机制,只有这样,才能推动档案管理工作稳定高效地开展。

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