武庆文 山西煤炭职业技术学院
摘要：人事档案记录着一个人的成长、工作经历、相关的成绩以及思想认识和个人能力等，它是相关的人事单位进行人才选拔的重要依据。因此，对于人事档案的管理具有十分重要的作用，特别是在新形势下，对于人事档案进行信息化的管理更是一项十分重要的工作。
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关键词 ：新形势 人事档案管理 信息化建设
随着我国经济的发展，传统的人事档案管理方式已经不再适应经济发展带来的一系列变化。人事档案管理作为人事管理工作中的一个重要环节，对于档案的管理也是衡量人事管理工作的一个有效标准，同时也反映出工作部门和工作人员的工作效率。
一、人事档案管理存在的问题
第一，相关部门或者工作人员对于人事档案管理的认识不够充分。其中一些工作人员认为只要不发生泄露和丢失的现象，就是对人事档案最好的管理。事实上，这样的认识使人事档案管理的工作处于一种应付的状态，大大降低了工作的质量。
第二，人事档案管理的相关力量比较薄弱，管理水平比较低。目前，很多的人事档案管理工作人员没有经过相关的培训，对于这项工作还是比较陌生的；还有一些人事档案管理部门的档案储存设备不够齐全，而且管理方式也比较落后。
第三，人事档案的收集工作管理不力。目前，对于计算机技术的应用力度在人事档案方面还是比较不够的。这严重影响了人事档案管理工作的效率。
第四，人事档案管理的信息化水平比较低，在很多的相关人事档案管理部门，计算机技术还没有得到应用。
第五，人事档案利用水平比较低，没有使人事档案充分发挥作用。众所周知，人事档案是对个人相关资料和信息的全面收集和整理以及保管。人事档案管理，是为用人单位提供人才选拔的相关依据。然而，目前许多档案管理都是处于十分保密的状态，致使人事档案的利用率不高，没有发挥人事档案自身的价值。
二、人事档案管理中问题的解决
第一，相关人员必须要加强对人事档案管理的认识。首先，一定要对人事档案管理工作的重要性进行宣传，为档案管理工作营造一种比较和谐的工作氛围，从而增强工作人员对档案管理工作的足够重视。其次，相关的领导也应该对档案管理有足够的重视，并把这项工作加紧落实。最后应该加强档案管理工作人员对档案的认识。对于工作人员不断加强培训，提高他们的业务水平，为档案管理提供更好的服务。
第二，不断强化人事档案管理工作的规范化。首先，应该对档案的归档工作进行程序化，并且不断建立健全人事档案的管理制度。其次，一定要对人事档案管理进行规范，在管理的过程中进行有效的鉴定和整理。再次，应该建立标准化的管理设施，配置相关的档案设备，促使人事档案管理实现现代化。最后，应该督促管理人员严格遵守档案管理的制度，实现档案管理工作的制度化。
第三，加强档案管理工作人员的责任感，让他们用正确的态度对待档案管理工作并且在管理的过程中，进行良好的保密工作，使他们更科学地进行档案管理，促使人事档案管理工作得到有效的保障。
第四，不断加强对人事档案管理设备的管理，进行专门的防火等检查，有效确保设备的使用寿命，确保档案管理工作标准化和规范化。
第五，利用计算机技术，不断实现人事档案管理工作的信息化，并且建立一支档案管理的队伍，促进人事档案管理工作的有效发展，进而不断丰富人事档案管理的形式，有效降低人事档案管理中的成本，不断提高人事档案管理工作的效率。
三、人事档案信息化管理的优越性
第一，能提高人事档案管理的效率。人事档案记录的信息是比较全面的。如果利用计算机技术进行人事档案管理的信息化，就可以使相关的工作人员很快捷很迅速地找到相应的信息，不断提高工作效率。
第二，能有效降低人事档案管理的成本。传统的纸质档案的管理，既占有大量的空间，还需要很多的成本，还要对其进行防火防水的保护；同时纸质档案也容易磨损，造成信息读取模糊。如果利用计算机人事档案管理实现信息化，并对人事档案实现有效的共享，并利用相应的云储存，使人事档案管理更加安全、方便且低成本。
第三，能丰富人事档案管理的形式。传统的人事档案管理是以纸质档的形式出现的，形式比较单一。如果利用现代化计算机技术，档案管理就可以实现以文字、图像、音频或者视频等形式进行存储。
综上所述，实现人事档案管理的信息化，能够不断提高人事档案管理工作的效率，降低人事档案管理工作的成本，提高管理中的安全性和可靠性。通过信息化手段，对管理人员进行云储存，实现管理的方便快捷，从而促进档案资源的相关的开发和利用，不断推动档案工作向更高的水平和层次发展，不断使档案管理适应新形势的要求。
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参考文献
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