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医院档案管理存在的问题及对策探讨

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  • 更新时间2015-09-18
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朱海民

山东省滨州市中心医院,山东滨州 251700

[摘要]随着社会经济的发展,我国医疗改革也受到广泛的关注,这对医院档案管理的发展也有着直接的影响,为工作的进行提供了相应的标准,以此来保障档案工作的有序进行。但在实际工作的过程中,医院领导与相关管理人员对医院档案管理工作重视程度不够,这也就导致这项工作的重视程度不足,相关的规章制度与政策难以有效的贯彻落实,在一定程度上阻碍了医院的完善。该研究主要从实际出发,对医院档案管理工作的发展思路进行研究,并提出几点建议来推动新时期医院档案工作的完善与发展。

[教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 ]医院档案管理;新思路;发展

[中图分类号]R197.3[文献标识码]A[文章编号]1672-5654(2015)02(c)-0145-02

Discussion and Countermeasures for Problems of File Management of Hospital

ZHU Haimin

Binzhou Central Hospital of Shandong Province,Binzhou,Shandong Province,251700 China

[Abstract] With the development of social economy, health care reform in China has also been widespread attention, the hospital also has a direct impact on the development of archive management, for work to provide the corresponding standard, in order to ensure the orderly of archives work. But in the process of practical work, the hospital leadership and the relevant management personnel is not enough attention to the management of hospital archives, it also leads to the importance of the work is not enough, related rules and regulations and policy is the effective implementation, to some extent hindered the improvement of the hospital. This article mainly embarks from the actual, the study of the development of hospital file management ideas, and put forward several Suggestions to promote the perfection of hospital archives work and development in the new period.

[Key words]Hospital archives management; New ideas; Development

[作者简介]朱海民(1967-),女,山东惠民人,本科,副教授,主要从事档案管理工作。

1 医院档案管理存在的问题

1.1 对档案管理工作缺乏正确的认识

很多医院在实际工作中对档案管理缺乏正确的认识,进而忽视了档案管理制度的完善。在现代医院发展的过程中,档案管理工作处于薄弱环节,主要是由于其并不是医院工作的主要部分,难以与正常的工作项目相媲美,所带来的社会效益与经济效益比较差,这也就导致相关领导不重视档案管理工作,其主要的关注点在于医院的硬件设施完善,怎样推动医院的发展。由于医院的主要工作是进行医疗诊断等,所以相关领导对于这方面的内容比较擅长,并制定了科学、系统的规章制度来约束该项工作。同时,医院的工作人员对档案管理工作也缺乏正确的认识,尤其是相关的档案管理工作人员,其认为档案管理工作知识对资料进行简单的收集与整理,自身责任意识相对较差,导致其在工作中出现马虎、错误等问题,这也就不利于档案管理工作的进行[1]。

1.2 归档工作中存在的不足

档案管理工作的不规范也直接影响到归档内容的真实性与清晰度。很多医院的档案管理工作是随着时代的发展而不断的优化与更新的,高科技在医院档案管理中也有着比较广泛的应用,但由于医院领导人员对档案管理没有正确的认识,所以很多医院档案管理的工作人员不重视归档工作,导致档案的内容缺乏规范性,没有明确的档案书写标准,所以导致很多资料与信息遗漏,在实际运用的时候难以起到档案的效果。同时,医院的科技发展逐渐加快,医疗信息的内容向着多样化的方向改变,如果归档工作不规范,内容模糊则会直接阻碍医院的健康与稳定。

1.3 缺乏完善的档案管理制度

医院的工作均有明确的规章制度进行约束,以此来达到工作的有序进行,实现权责明确的效果,但在医院档案管理的过程中却没有达到这一效果,医院档案管理方面没有明确的规章制度来规范档案管理工作,这也就导致管理模式比较散漫,相关的档案管理机构设置比较分散,这种现象难以保障档案的完整性与连贯性,在档案的应用过程中无法充分发挥其自身的作用,也不利于档案的检索。同时,医院档案管理工作进行的过程中也缺乏统一的管理制度与标准,形成各自为政的现象,这也会为医院的发展带来负面的影响,不利于科学化的管理[2]。

1.4 现代化档案管理水平有限

很多医院为了加强自身的医疗水平,投入大量的人力、财力以及物力资源,甚至会占用到档案管理工作所需要的资源,这也就加大了档案管理工作的困难,难以达到档案管理现代化的要求。同时,传统档案管理的主要方式是为次年的第一季度来对本年度的科室资料进行收集,然后进行分类保管,但医院的档案室空间有下降,如果只是通过传统的方式进行方案管理则会受到空间影响,造成很多档案难以及时保存,甚至出现遗失的现象,但由于医院对档案管理工作的重视程度不足,没有对先进的设备与管理技术进行引进,这不仅加大了档案管理工作人员的负担,也影响到了数据的完整性与精准性,与现代社会发展的步伐相反,不利于医院的全面发展。

1.5 档案管理工作人员素质有待提高

很多医院的档案管理工作人员在上岗之前没有进行培训,这种档案管理人员专业知识水平有限,也缺乏对档案管理知识进行学习与了解的机会,所以难以保障档案管理工作的开展效果。现代医院档案管理工作人员普遍存在学历较低、文化程度有限、专业水平较差的特点,这与现代化的档案管理工作并不适应。此外,也有一部分医院的档案管理工作人员是由行政工作人员兼任,所以没有充足的精力来进行档案管理,导致工作存在被动的现象,档案管理工作也比较混乱。

2 解决医院档案管理中存在的问题的对策

2.1 完善医院的管理制度

想要加强医院档案管理的效果,就应该从制度的方面入手,构建完善的医院档案管理制度,例如对档案的利用、储存制度等等,以此来对档案管理工作进行约束,使其在相应的范围内实施档案管理,并将其纳入医院管理的考核之中,通过适当的奖罚措施来保障制度的执行状况与档案管理工作的效率,也可以激发员工工作的热情与积极性,使其主动的投入档案管理工作过程中。同时,在对制度进行制定的时候应该注重与医院的实际发展状况相符,可以将经验丰富的档案管理人员组成相应的小队,其中至少有一名技术人员,其可以为档案工作提供技术指导,小队可以对各个科室的不同意见进行收集与整理,以此为依据制定与工作相符的规章制度,让档案管理工作可以有章可循,从而实现规范化的管理,这也是保障医院工作有效进行的重要方式,加强各个部门之间的协调合作,以此来推动医院的发展[3]。

2.2 提高档案管理工作人员的素质

医院档案管理人员的素质将直接影响到档案管理工作的进行,所以相关的领导应该对其进行重视,以此来优化管理。医院的档案管理工作并不是简单的对资料进行收集与保管,其是一项具有系统化、科学化、现代化特点的工作,需要工作人员具有相应的专业素养。但在现代医院档案管理中,档案管理工作人员的素质有待提高,这就要求定期对其进行培养,强化工作人员的管理意识与责任意识。这就要求医院将其纳入发展规划之中,重视对复合型人才的培养,通过继续教育、专业培训等不同的方式来提高档案管理人员自身专业知识水平。同时,还应该定期对工作人员进行考核,以此来激发员工的主动性。此外,还应该在全院加大档案管理工作的宣传,以此来加强全院对档案管理工作的认识,这对档案工作的开展与运用均有直接的影响,也可以加强档案的完整性与安全性。

2.3 引进先进的档案管理技术

现代化的管理设备是进行档案管理的重要基础,通过计算机网络技术来实现档案管理既可以节省档案的储存空间,也方便档案的查阅,降低了不必要的人力、物力以及财力资源浪费,从根本上提高了工作质量与效率。在传统档案管理的时期,主要是通过纸张的方式进行,这种档案的保存方式难以长期保留,资源共享的效果也相对较差,为检索带来很大的难度,随着科技的发展与进步,档案的保存方式逐渐向着多样化的方向发展,例如较为常见的电子文件、视听档案等等,这种储存方式对传统档案管理中存在的不足之处进行优化[4]。

2.4 注重档案管理的开放、多元化

医院档案管理工作的主要对象就是医院内部系统,但随着科技的发展与进步,不同部门之间的渗透内容逐渐增多,所以档案管理工作人员应该树立开放、多元化的意识,以此来提高档案工作的质量,不断拓宽档案范围,加强与各个部门之间的沟通与合作,实现多元化的服务模式[5]。首先就应该对档案管理的方式进行优化,医院可以将现行的文件与档案管理工作一体化,以此来为档案检索提供便利,通过局域网来实现资源的共享,以此来提高档案的利用效率;其次,应该在服务领域方面进行拓展,改变档案管理的现状,通过现代化技术来对档案进行加工,在不涉及企业机密与个人因素的前提下向社会进行开放,以此来达到服务与人民群众的效果,还可以通过成果交流、咨询服务等途径来服务与社会,将档案中对社会有利的信息主动提供给社会,以此来拓展档案工作的影响[6]。

随着社会的发展与进步,医疗行业受到广泛的关注,其是保障社会稳定发展的重要因素,而档案管理工作对医院的健康发展有着至关重要的影响,所以相关的领导应该对其进行正确的认识,并明确医院档案管理中存在的不足之处,采取相应的措施来完善档案管理工作,真正的达到服务与社会的效果。

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参考文献

[1]高蓉.新形势下医院档案管理工作的新思路[J].办公室业务,2013(12).

[2]程玉坤,蔡丽洁.医院档案管理发展的新思路[J].广东档案,2011(3):24-25.

[3]曾永辉.新形势下医院档案管理工作的新思路探究[J].中国当代医药,2013,20(11):143-144.

[4]林芳.新医改背景下医院档案管理工作的新思路[J].办公室业务,2014(7).

[5]迟秀梅.浅谈医院档案管理工作的创新[J].档案天地,2013(5):52-53.

[6]李刚仲.医院档案管理的新思路[J].中国保健营养,2013(4).

(收稿日期:2014-11-26)