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浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

  • 投稿崔磊
  • 更新时间2015-09-22
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沈全保 湖北省食品药品监督检验研究院

摘要:人事档案在人事管理活动中发挥着十分重要的作用,我国当前的人事档案管理存在着法制化水平不高、技术手段落后、社会效益低下等问题,迫切需要加强政策和制度创新、技术手段创新、加强人事档案管理队伍建设和做好档案信息的开发利用,以促进我国人事档案管理事业健康发展。本文着重从人事档案存在的问题进行探究并提出对策,一般持续改进人事档案管理工作。

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关键词 :事业单位 人事档案管理 对策

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容,并按有关规定进行整理后组成的文字材料,它记录着干部个人成长的“轨迹”,是历史地、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础。档案工作如何与时俱进,加快发展,更好地为党的组织、人事工作服务,值得干部人事部门思考和研究。

一、事业单位人事档案管理工作的重要作用

事业单位人事档案即事业单位工作人员信息的汇集,人事档案管理工作即对工作人员的档案信息进行管理,使其为国家人力资源管理工作提供参考依据及数据支持。人事档案信息作为一种基础支持性信息,其管理工作具有十分重要的作用:

其一,人事档案管理工作对事业单位人员管理具有重要作用,具有向管理部门提供人员保险办理信息、人员申报职称、人员工资调整、退休办理等多项功能,同时对事业单位职工不良行为等情况进行记录,为人员任用工作提高可靠的数据支持。

其二,事业单位人事档案信息具有较强的详实性,在对领导干部进行任免、调动等工作时档案信息具有不可忽视的参考作用,档案信息中包括人员的学习经历、工作经历、思想品德、特长爱好以及工作业绩等各方面表现情况,是支持干部提高、任用等工作的重要信息。同时事业单位人事档案信息具有较强的权威性,对优化单位内部的人力资源结构具有十分有利的作用。

二、当前事业单位人事档案管理中存在的问题

1.事业单位转型中的历史遗留问题待解决。在我国事业单位的逐渐转型过程中,人事制度也面临着改革,单位内部机构以及各部门人员竞聘、岗位调整、公开公开招聘、履历、工资、党团、奖惩等,使得单位内部原来的人事档案管理工作人员队伍发生了很大变化,这些工作都需要专人长期细致的工作。同时由于大多数档案管理工作人员身兼数职,导致档案管理质量难以提升。

2.人事档案管理硬件不足。由于经济因素和办公条件的制约,虽然管理部门掌握着上千份重要的人事档案,但却并没能实现库房、阅档室和办公室的分开管理,甚至档案库房缺乏必要的防盗设施以及加湿器、去湿机等重要硬件设施。

3.专业管理人才队伍待充实、管理手段待提高。当前人事档案管理工作人员大部分仍以兼职、监管的形式进行,对人员业务能力、综合素质以及专业水平等方面的培训资料未能入档,使得人事档案管理缺乏、客观性。同时,在硬件配备方面未实现档案库房、管理办公室以及阅档室三室的分离,防盗门窗、温湿度表以及去湿器等硬件设备不齐全。

4.档案管理手段落后。目前的人事档案管理工作还未将现代化的管理技术有效运用,还未将计算机的功能全部发挥,只是在材料目录的录入方面进行应用,而信息化功能尚未得到开发。

三、加强事业单位人事档案管理工作的对策

1.加强领导、将档案管理列入议事日程。人事档案管理工作不仅应当加强与人才服务机构间的交流沟通,同时也需要做好与其他部门机构间的交流工作。部门领导应加强重视,将档案管理工作的重要性突出,切实对其管理工作中存在的实际问题进行及时解决,有计划、有目的地加强对相关人员的管理和培训,制定相应的奖惩制度提高员工积极性。此外,对于流动人员在其以往从事过的各项工作中所形成的档案材料,要制定相应的规范制度以及收集流程,从而可以及时、快捷并全面地收集流动人员在各项工作中所形成的档案材料。同时,要改进针对流动人员档案材料的管理体系,为需要者提供更快捷、方便的服务。

2.配备齐全的硬件设施。保证人事档案管理工作所需经费在事业单位的预算编制内,并保证经费切实使用在档案管理工作中,利用办公楼拆迁等机会提高档案管理的基建设施水平,以“三室”分离作为基本的工作要求,完善防盗门窗、温湿度表等基本设施。

3.建立档案管理专职人员队伍。我国的政治经济体制改革一直在持续深化,与此同时,各单位的技术晋升要求、干部考察以及制度变革等等方面均需要对应的人事档案材料,导致人事档案材料的总量与种类也在持续地增加。因此,这种形势对于人事档案材料的收集整理工作等就提出了更高的要求。人事档案材料的收集、整理是人事档案工作的基础,相关的档案管理工作人员也就需要加强自身的工作水平与工作效率。档案管理工作人员不但需要全面、及时地收集、整理相关的各种档案材料,还需要及时地处理那些未达到归档要求的材料,以确保人事档案的全面性、现实性以及真实性。此外,还应加强“三龄一历”的审核工作,以高指标、高水平促进档案管理的长效性得到提升。从思想认识层面加强提升人员总体素质,坚持“遵守制度、吃苦耐劳、甘于奉献、严守纪律”的工作原则。

4.提高人事档案管理的现代化、信息化水平。事业单位人事档案管理是人力资源管理的信息资源库,最大程度发挥出各类资源的作用并利用现代先进的科学信息技术提高人事档案管理水平具有重要作用。人事档案信息化、现代化的管理模式是新时期其发展的必然趋势,同时对提高管理效益、人员工作效率以及延长人事档案寿命具有不可忽视的重要意义。因此,事业单位档案管理部门应积极利用计算机、扫描仪等先进设备及科学技术提高人事档案信息资源管理的时效性,利用计算机网络技术对不属于保密范围的档案信息进行公开和共享,以实现提供优质服务的目标。

综上所述,通过对当前事业单位人事档案管理中存在的问题进行分析,可以看出,当前在新形势下,推进人事档案管理改革创新受到了新的挑战与机遇,事业单位应提高对人事档案管理的重视程度,充分认识到其重要性,以人才市场发展趋势为依据,积极引进现代档案管理模式,转变管理理念,提高整体管理水平。

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参考文献

[1]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理,2013(6)

[2]赵凌.浅谈人事档案在现今企业中的重要性[J].价值工程,2015(2)