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企业发展过程中采购管理作用及对应措施

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  • 更新时间2020-07-31
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摘要:采购管理的重要性早在二十世纪八十年代,就开始被世界各大工业企业所重视。企业管理大咖--彼得•德鲁克曾经说过:商业中获益于独立性的最大的潜在机会,就存在于生产企业与其供应商之间。这就是无谓的所剩赢利获取竞争优势中最大的未知领域--没有哪一个领域像该领域被人忽视。该文根据工业企业的特点,详细论述了采购管理工作的目标、重要性和主要管理措施。


关键词:采购管理;措施;重要性


引言


在西方部分国家,采购管理起源于二十世纪的八十年代。人们发现,在企业生产过程中,企业的大部分成本来源于产品原材料及服务的外部采购。经过十多年的探索与发展,到九十年代,采购管理才被作为一种能左右企业主要经济指标的工作而被各企业的高层管理人员所重视[1]。二十一世纪的今天,对于绝大部分工业企业来说,采购成本已经占到企业总成本的30%-90%,平均水平也达到了60%。根据有关数据测算,企业的原材料采购价格每降低2%,净资产回报率的增加幅度可以达到15%左右。采购管理在我国受到了前所未有的重视。


1采购管理简介


采购管理的英文名称为:ProcurementManagement,它是指企业在日常生产过程中从事的下达计划、编制采购单、签订合同、到货检验、发票管理,以及货款结算的全过程采购流程,同时,对于过程中譬如物流运动等各个环节的运行状态进行跟踪、监控,从而用科学经济的管理手段实现对企业采购过程的精确控制[2]。


2采购管理的内容


采购管理的核心内容包括计划管理、合同订单以及发票与货款结算三个方面。


2.1计划管理


制定合理的采购计划是计划管理的核心。它可以为企业管理者提供清晰准确的采购计划和执行路线,为企业管理提供不可或缺的决策依据。采购计划通常分为定期采购计划和不定期采购计划。定期采购计划包括周、月、季、年度采购计划。不定期采购计划是根据企业产品生产过程中发生的采购需求而制定的计划。采购计划通过多对象、多元素的分解、分析,把企业的采购需求逐项分解为采购任务,使得需求更加有可实施性。


2.2合同订单


合同订单管理通常以采购单为起点,及时准确地跟踪合同订单的确认、发货、物流、到货、清点检验、出入库等各个环节,从而实现采购流程中合同订单环节的全过程控制[2]。同时,可以采用电子商务系统、erp供应链管理系统等,对多种采购流程进行动态精确管理,保证采购流程的可追溯性。


2.3发票与结算管理


发票是企业采购管理工作在结算阶段的重要内容。根据企业业务重组变化以及流程优化再造的需要,采用电子商务系统对发票和结算情况进行科学的管理,既保证了各项货款结算的准确性和及时性,又使得同一货物不同批资的采购价格具有可追溯性和可控制性,从而降低企业的采购成本,使企业利润最大化[3]。


3采购管理的意义


工业企业采购管理工作的总体原则是按照国家各项政策法规和企业生产经营的项目采购基本原则,依据严谨规范的采购程序,最终实现采购总成本、材料质量和采购进度的精确控制,在规定的时间节点内完成优质货物、工程和服务的采购。采购管理的意义有以下三个方面:


3.1以成本为控制目标、提升采购管理效益


生产成本是企业终端产品出厂价格的核心影响因素,而出厂价格更是企业面对充分的市场竞争,提升核心竞争力的决定性因素。因此,原材料采购过程中,采购管理者必须采取各项措施,努力降低各项采购件的采购成本。企业采购成本失去控制,将最终吞噬企业的利润[3]。在我国现阶段,衡量企业采购管理工作有效性的主要指标是采购总成本。采购成本在通常情况下分为直接成本和间接成本。直接成本是指企业采购材料或物资的成交价格,即采购商与供应商最终签订采购合同的实际交易价格。直接成本的主要控制方法包括评定合格供应商并分阶段更新、本土化采购、集中数量优势进行谈判、提高日常效率、加快付款周期等。间接采购成本是指企业在日常采购过程中,间接发生的一些费用。例如汇率、物流费用、库存占用费用、检验投入费用、成品包装的费用等[4]。通常,企业通过降低运输的次数、提高采购质量而实现来料免检、最大限度地缩短采购周期、降低内部材料的库存、包装材料的二次利用、能过快速结算降低采购价格等方式来实现采购成本的下降。


3.2提升原材料质量、降低整体风险


质量、安全、保密是企业生存的三根"红线",质量作为三根"红线"的第一位,重要性和意义十分重大。原材料的质量好坏,是企业风险管控的重要环节,直接关系到最终出厂产品的质量和市场竞争力。因此,原材料采购部门应建立严格的采购管理制度,不断提高全员的质量管理意识和风险管控意识的同时,将管理体系向供应商延伸,形成全方位的采购管理体系,从而实现对最终产品的质量控制。


3.3了解物资供应链条、提高材料周转效率


在日常采购过程中,采购部门要与各原材料供应商建立良好的沟通和联系,及时准确了解物资供应链条和产品供需情况,在保证企业正常供货的前提下,降低不必要的储存和保管费用,并根据市场价格波动情况做到适时采购,从而提高材料的周转效率,为企业赢得更大的市场竞争空间。


4采购管理的主要措施


4.1编制原材料需求计划


原材料需求计划是企业采购部门确定最终采购数量和编制采购计划的主要依据,只有编制出切合实际,与项目执行情况最大限度匹配的需求计划,采购部门才能以此为依据,制定采购计划,并确定订货数量和目的供应商,从而签订采购合同,进行后期的存货管理。原材料需求计划一般由企业产品项目的技术负责人员编制,其主要依据是产品的设计图纸和相关技术方案的选择等[5]。


4.2确定经济的采购量


经济采购量是指项目在一定时间内原材料存货成本在最低限度时的采购数量。存货成本,是指为形成和维持企业正常的材料需求而保持的各项采购费用支出,它受原材料的数量、价格变化而增减,主要组成部分为订货产生的成本、购买产生的成本、储存过程中的成本以及缺货造成的相关成本四部分。确定经济采购量的目的,就是要使企业采购工作中与材料有关的上述四项费用总和保持在较低水平。根据企业项目的具体情况,可以重点考虑购买产生的成本和缺货造成的成本,以此确定企业的经济采购量[5]。


4.3制订采购计划


采购计划通常由采购管理部门来制定,它是采购部门根据材料需求计划、经济采购量、合同具体情况等,通过详细准确的分析,制定的采购方案,包括合同类型、采购标准、目标供应商、人员组织、费用预算等[5]。采购计划重点要求准确性、时效性和可执行性。


4.4询价比对


询价比对就是采购部门经过初步沟通和价格确认,从可能的供应商处获得供应资质、采购价格、供货周期等采购信息,从而确定供应商的范围,该过程的专业术语也叫供方资格确认,询价对比的渠道通常包括电话、网络、专业市场、行业刊物等。


4.5确定供应商和签订合同


采购部门对供应商的选择,主要参照长期以来的合作情况,以及在询价环节的总体评价,同时,还要参照价格、供货周期、供货能力以及供应商信誉等。确定供应商之后,企业采购部门将与供应商签订合同,明确合同类型、材料价格、供货周期和付款结算情况。需要注意的是,由于采购部门和供货商的利益需求不同,因此,不同的合同类型,对双方而言意味着风险的不同。常用的合同类型包括以下三种:(1)成本加酬金合同:主要用于长期的、对技术要求比较高,后期可能发生变化的情况;(2)固定价格加酬金合同:主要适用于较长期的、价格可能发生较大变化的合同;(3)固定总价合同:此类合同具有总成本易于控制,采购方风险最小的特点,因此最常用[5]。


4.6对原材料的使用进行全程监控


根据项目的进度计划,科学组织材料的使用计划,避免材料的长期堆放;同时,原材料要准确计量,认真检验,领用领用、定期盘点,随时掌握实际消耗和项目进度的对比数据,避免浪费。


5结束话


一定意义上来说,工业企业生存与壮大的关键,就在于选择合适的供应商,在注重质量的前提下,在适宜的时间,以最优的价格,采购准确数量的商品,用最优的成本生产出最高性价比的产品。采购管理作为工业企业发展和提高市场核心竞争力的重要内容之一,在日常管理中的战略地位受到国内外企业的强烈关注。一个企业能否持续发展和不断壮大,很大程度上取决于其采购管理的优劣。企业只有依据自身的具体情况,调整企业采购管理战略,最大限度地合理利用社会资源,做好采购管理工作,才能在激烈的国际竞争中快速发展,为我国经济社会发展贡献更大的力量[5-6]。


参考文献


[1]包斌.市场化与信息化条件下的采购管理思维[J].城市建设理论研究(电子版),2013,(26):1-4.


[2]赵秀云,孙风娟,王连胜.如何加强企业的物资管理[J].辽宁经济,2006,(7):95-95.


[3]程晓华.制造业库存控制技巧[M].第三版.北京:中国财富出版社,2013.


[4]李静芳.零时间竞争的供应商关系管理[M].北京:中国财政经济出版社,2006.


[5]刘宝红.供应链管理:高成本、高库存、重资产的解决方案[M].北京:机械工业出版社,2016.言,孙江,阮笑雷,译.北京:清华大学出版社,2004.