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ERP环境下企业会计稽核若干问题及相应对策探析

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  • 更新时间2019-11-16
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  摘要:本文从erp环境下会计稽核面临的三个问题入手,提出企业会计稽核实践中应遵循会计与信息技术并重、业财融合两个基本原则,将相关会计信息系统的标准流程、内置规则纳入会计稽核的对象并制定相应的稽核规范,会计稽核的岗位设置和人员配备延伸到业务前端,明确业务人员、会计人员自我复核与交叉检查的具体内容、工作标准,并通过预算管理和绩效考评加以强化。


  关键词:会计稽核;ERP;计算机技术;业财融合


  ERP环境下,会计稽核实务面临的困难和挑战主要表现在:面向会计信息系统自身设计、开发与运行的会计稽核规范难,面向业务前端的会计稽核约束力弱,自我复核效率低而交叉稽查又难以实施到位。为此,笔者拟遵循两个基本原则提出相应的措施。


  一、解决问题的原则


  1.会计与信息技术并重原则


  对会计信息系统本身的稽核,应与传统会计稽核同步开展。企业内部应独立成立信息中心或流程中心,通过用户评价、需求调研、安全检查、流程监控等方式,对包括会计信息系统在内的ERP运行情况开展自我复核与交叉检查,包括传统会计稽核借助信息系统日常在线稽核规则的有效性,系统本身在数据输入、输出和安全控制的合法有效性,程序设计和操作控制的规范性,会计处理控制的合法合规性。


  2.业财融合原则


  会计稽核的岗位设置和人员配备应延伸到业务前端,明确业务人员、会计人员自我复核与交叉检查的具体内容、工作标准。着重强化每个岗位自我复核的绩效考评,增强会计稽核对业务前端数据的约束力,再辅以会计机构内部组织的各专业交叉稽查,通常由专职稽核岗根据企业管理需要,结合内外部各种财经检查发现的共性与个性问题,每年选取一个或若干个重点检查内容,借助会计师事务所等专业机构,对会计基础工作的落实情况、资金安全状况、可控成本的控制情况、税务申报与缴纳的合法合规情况、收入确认的合规情况等开展自查自纠,从而发挥会计稽核实时纠偏、动态预防的监督优势,提高会计原始数据的精确度和及时性,避免业务系统数据粗糙引起的会计信息质量问题。


  二、应对措施


  1.将ERP中的会计信息系统自身设计、开发与运行的标准流程和内置规则,纳入会计稽核的对象并制定相应的稽核规范


  一是协同计算机技术专业部门,制定对相关会计信息系统的内控稽核细则。依据《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》相关规定,应结合企业自身组织机构、行业领域、地区分布、经营范围、技术能力等要素,针对ERP的战略规划、开发建设、运行维护、系统终结等一般控制措施,以及利用ERP对业务处理实施的输入、加工、输出等应用控制措施,从会计稽核的角度制定监督细则规范,由会计部门牵头,协同企业信息中心或流程中心等专业支撑机构,对相关会计信息系统的标准流程、内置规则进行检查,尤其是采用业务外包、外购调试方式开发的ERP,每年应至少检查一次并于当年或次年复查改进效果,对于信息系统的核心程序(主要包括输入、处理、输出等流程)则需要增加检查频率、缩短消缺时间,建议至少半年一次检查,发现问题的当月或次月即采取改进措施。


  二是定期将系统输出信息与实物资产台账进行复核验证。例如,每月在线稽查信息系统的票据管理功能时,会计模块应集成营销模块接收的承兑汇票信息,输出结果和应收票据的实物盘点结果应一致;每年年底在线复核信息系统生成的资产目录,应与设备实物目录统一对应,各类资产在信息系统里的使用状态、价值、折旧等情况,应与设备实物台账的线下登记信息互相呼应。


  三是实时与银行、税务系统挂接进行外联检查。例如,通过银企互联实时查看企业银行账户余额,对照检查ERP对资金信息跟踪的时效性、对资金安全控制程序的有效性;通过税务开票系统与ERP账务处理系统的关联,收入核算会计与业务前端申请开票人进行账税差异的互核与确认,稽查ERP程序对相关会计信息传递准确性、及时性的控制是否规范。


  2.将业务前端信息录入、原始凭证收集与会计记账所需全部资料的传递工作标准制度实施情况,明确纳入会计日常稽核范围


  一是明确原始凭证和记账凭证之间的对应标准并分类检查。应明确记账凭证所附的相应原始凭证要求,列表说明ERP系统输出的记账凭证分类及附件清单,并以此作为业务人员、会计人员在ERP流程岗位自我复核的重要内容、业财部门交叉稽查的工作标准,从而避免出现记账凭证相对应的原始凭证缺失的情况,尤其是因部分集成凭证不能追溯到业务环节获取足够业务信息以致影响会计监督职能发挥的问题。


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  图/李瑞峰


  二是明确原始凭证的发生时间与入账时间的对应标准。例如,应规定一季度开具的发票(开具日期在1月1日至3月31日之间)最迟应在二季度(6月结账日)结束前报销完毕,二季度发票最迟在三季度结束(9月结账日)前报销完毕,三季度和10月、11月发票应在年底结账日前报销完毕,12月发票应在次年2月结账日前报销完毕,并明确以上日期均以报销单据原始凭证交至会计部门进行账务处理的时间为准,业务人员、会计人员均应对此信息开展严格复核,提高原始凭证传递的时效性。


  三是明确业务人员录入信息的会计标准并实时检查其落实情况,提高其会计职业判断力。例如,ERP物资模块常见的数量、金额、计量单位、入库时间、出库时间、分摊标准、税率、含税价、不含税价等信息的录入准确程度,直接影响系统自动生成的会计账务信息的真实性、准确性、可靠性,影响对各业务部门预算考核指标完成进度的评价,所以必须纳入会计日常稽核范围,利于及早纠偏。


  3.将ERP流程上各岗位对会计数据信息进行自我复核、交叉检查的情况,纳入企业预算管理和绩效考评对象


  一是通过预算管理的强制要求,促进交叉稽查的深度到位。例如,会计部门往往重视稽查业务部门在ERP提交的年度会计科目预算,而业务部门却更重视复核会计部门在ERP中为本部门安排的月度现金流预算以及项目预算,二者交叉稽查经常不到位,因此应通过在信息系统中对业务预算执行进度开发管理功能,将会计科目预算按职能划分给各管理部门归口审核并控制进度,即财务预算负责总控年度现金流,项目预算以业务部门自我复核为主、内审部门审计为辅,既节约了管理资源,又可快速有效地识别并更正会计科目的入账错误、收入成本与债权债务在各部门之间的分配错误等。


  二是通过部门业绩考核,推动各基层岗位自我复核效率的提高。例如,将信息系统退单率、数据质量考核达标率、前端业务集成凭证正确率、会计政策固化模板配置完成率、固定资产卡片与设备台账对应率、在线稽核覆盖率等,明确纳入ERP流程上各岗位职责并将履行情况归入所在部门业绩考评范畴,以降低ERP各环节录入原始信息发生差错的概率。


  三是通过增加更正错误的流程成本,促进各岗位自我复核效率的提高。例如,对因提供银行账号、开户名称等信息有误而导致的付款退回,在重新付款时要按照原资金支付流程重新审批;因合同对应有误而导致的错误认款、迟到认款等,在重新认款而冲销应收账款时应提供更多的佐证材料并与合同对方确认无误,以防止前端信息传递错误或延迟带来的会计风险。

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