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美术出版社编务工作流技术应用

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  • 更新时间2021-01-07
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【摘要】工作流技术是一种利用信息化系统进行管理的技术形式,是并行工程的重要组成部分。美术出版社为了提升编务工作效率、保证业务流程管理的标准化,将工作流技术应用到工作中,以保证编辑部管理的协调性与有序性。文章具体分析了当前美术出版社的出版现状、工作流技术的具体应用情况以及工作技术流的信息化发展趋势。


【关键词】工作流技术;美术出版社;编务出版;信息化


随着科技的发展,工作流技术开始被广泛应用于各行各业中。工作流技术具有创新、高效、便捷等优势,能够针对业务情况进行全部或者局部运行,包括对文件、信息、任务等方面的流程处理和执行,实现工作流程中各项任务的传递,因此,工作流技术是一种自动的、能够互相衔接的业务活动。工作流技术的应用可将生产中的各项事务根据相应模块进行抽象化,并应用到信息处理工作中,有利于生产单位充分利用好现有资源,协调好各部门工作。将工作流技术应用于美术出版社编务出版信息化建设中,不仅能够实现无纸化,还能降低出版社的成本,提升编务工作的效率,做好部门间的信息传递。


一、工作技术流的内涵


一项工作任务的完成需要多名员工合作,工作内容往往包括生产、业务、行政申请、人事、客户服务等流程,在一项任务完成后进入下一个步骤的过程被称为工作流,工作流管理系统指的是项目业务流程的信息化。美术出版社的编务流程较为烦琐,利用现代化、信息化技术手段能够使编务流程顺利进行,提升出版效率,降低出版成本,保证出版管理的标准化和规范化[1]。结合工作流管理联盟给出的工作流定义,可以将其理解为企业整体或者部分业务自动运行的模式,即流程管理人员参与信息、文件以及任务的管理规程中并做好信息传递工作。一个工作流中往往包含一组任务内容,这些任务间具有一定的顺序关系,各项任务存在相应的任务启动和终止条件。工作流在大部分的业务应用中可以简单地描述为利用网络技术、计算机技术以及客户端等信息系统,根据预先设计的规则以及应用程序等处理好数据关系。如在一项工作的开展中,员工按照领导的要求完成一份报告后,需将报告交由下一位员工进行汇总和修改,最终再将报告交由领导审批,按照顺序进行工作传递,该流程就可以通过工作流技术进行自动控制和管理,利用计算机取代人工的传递被称为技术流。出版社工作流程的运行须按照规律进行,在运行的过程中也会受到外部市场环境的影响和内部制度的约束。在业务制定规则层面上,外部对出版社的影响是无法改变的,但内部的业务规则可根据出版社自身的经营和发展情况而制定。业务实际开展过程中,不同的出版社制定不同的规则,而出版社也会由于其发展的现状及需要等改变原有的业务规则,同时,业务规则的多样性也有利于促进工作流的多元化发展。传统人工业务处理过程中,业务的开展需要基于人工的自觉以及规则的制定,但人工作为一种不确定因素,可能会导致人员在完成某个业务流程时难以与预期效果相符[2]。此外,业务流程设置中还可能会由于人的客观因素,比如请假、外出流程审批不及时等,导致业务工作开展受到影响。工作流技术的应用有利于改善传统人工业务管理弊端,提升企业经营管理流程效率,促进现代化技术手段的完善。


二、美术出版社编务工作现状分析


信息技术以及数字化技术的完善促进了新媒体技术的发展,而新媒体也对传统印刷出版造成了巨大的冲击。传统媒体编务出版的投入成本高、出版效率低,且由于组织机构庞大,导致业务处理效率往往不高。传统印刷出版则具有一定的优势,如出版内容的权威性和严谨性较高,这是新媒体难以做到的,因此,传统媒体要充分利用自身优势,获得长足发展[3]。工作流技术在传统出版社中的应用可有效解决传统媒体出版的问题,通过先进的理念和技术,提升出版社的组织管理能力和出版效率,降低传统出版的运行成本,以促进印刷出版业的良好发展。


三、工作流技术在美术出版社编务工作中的必要性


美术出版社在出版图书的过程中,从选题策划到图书成品需要经过一系列的环节与流程,在此过程中,各环节联系紧密,如发稿、排版、校对等环节环环相扣,且所有流程须符合出版顺序和出版规则,可见,出版业务流程适合采用工作流技术。我国传统美术出版社编务工作主要采用手动或半自动的工作流程模式。为保证业务流程的规律及规范化开展,工作人员须接受岗前培训。此外,为保证业务流程的顺利开展,各岗位工作人员应紧密联系,避免造成资料丢失和业务开展延误的后果,影响处理效率,无法评估价值链[4]。工作流技术的引入能够大大提升出版效率,对工作流管理具有重要作用,有利于合理利用资源、保证工作流运作的灵活性、提升工作流技术的应用效率,同时,工作人员也可以有更多的时间与精力处理核心业务。此外,工作流技术的应用还有利于缩短图书出版周期,完善出版社工作流程,促进资源优化,减少人为失误。当前,我国出版社在新媒体的影响下正处于关键的改革时期,竞争和改革压力较大,为提升市场核心竞争力,出版机构须加强运作流程方面的学习,强化员工编务、发行等业务能力。市场机制的开放式发展使得出版社内部结构较为复杂,企业必须要处理好员工和团队之间的关系,构建完善的运营机制[5]。在出版社的改革过程中,人、物、生产、开发以及销售等面临着巨大的变革,因此,采用信息化建设管理模式逐渐成为出版社发展的关键性措施,从信息化社会的发展背景来看,出版社实现信息化发展是其改革和发展的关键。当前,出版社信息化建设的进度不断加快,多数出版社开始构建内部信息运行系统,但这些信息化建设项目的开展多集中在信息化的基础建设、数据管理以及网站建设等方面。部分出版社逐渐意识到信息化建设的作用,在流程管理中应用信息化手段,但实质上仍沿用陈旧的管理技术和观念,因此,工作流技术将成为出版社编务工作信息化的发展趋势。


四、工作流技术在美术出版社编务工作中的应用


1.编务工作流技术的实施在编务信息管理工作中,工作流主要采用面向任务的方式对编务工作进行设计。系统结合编务流程的特点设置两条工作流技术主线,即稿件流程与期刊流程,其中,稿件流程的起点为来稿预处理,系统自动对来稿进行编号,结合主编预先设计好的流程和签发意向,向下一个环节流动至指定用户对应的任务界面。无论哪种流程方式,在完成同一种角色的任务后,工作任务栏的界面都是相同的,但数据列表内容会存在差异,这也是工作流技术的主要特点。系统可以根据工作流变动的需要将编辑部的业务进行分解,相关工作人员可以通过后台结合角色设计要求和用户需求设置个性化任务栏。在进入任务栏后,系统可以直接显示上一个流程与下一个节点衔接的任务表。工作人员无需切换页面就可以在当页开展业务查询工作和相应操作。同时,系统还可以通过辅助功能的设置完成相应的工作任务,根据业务流向操作按钮,完成业务的转移。在业务处理工作中,工作流技术还有利于记录系统中各项标识的自动生成和流动痕迹。而数据处理结果能够自动进入数据库,并完整保存在数据库中。在编辑部,各项任务自动传递至对应岗位上,工作人员在完成任务后原任务即被删除,然后继续向下一个工作流程流转。系统流程的设计灵活,为防止流转过程中出现反复的情况,设计者可在重要的流程中设置退回或改递的功能按钮,工作人员可以根据主编的要求在任务流程中进行流转。将任务传递作为流程设计要求,有利于编辑部做好信息、文档以及任务等各方面的衔接工作,促进业务效率的提升。


2.数据可跨流程的应用在数据流技术信息化系统的构建中,可以利用数据自动生成、跨流程数据的方式实现数据的共享和流动。主编可通过流程颁布指令,使稿件在不同的环节进行流转,或在相关业务中定向或实时流动,同时,自动生成相应的关联性数据。这种设计模式有利于主编对编辑出版计划进行实施和控制。稿件签发可以根据指示要求进入期刊的流程中,签发稿件后主编可根据要求对流程进行指定,保证稿件可以及时进入编辑环节,完成加工后再自动进入下一个流程,有利于责任编辑工作的开展。期刊稿进入组约稿计划流程后,系统的策划功能会先在管理模块中进行初期拟提名,稿件便自动按提名进入对应期刊的栏目中,同时完成提名更改、作者标记等流程。为防止数据混乱,组约稿管理以及编排都需要设计单向关联模式,也就是组约稿逐步向期刊编排方向流动。而删除组约稿必须在管理模块中操作,如果组约稿被限定到相应的栏目下,则不能再向其他栏目转移。通过以上分析可知,对于重要的业务数据可以在组约稿、稿件以及期刊三种管理模块中进行转移,有利于提升编辑部门的策划效率和执行能力。


3.合理设置角色权限在工作流技术的应用中,角色访问控制制度是一种重要的控制方式,通过角色权限设置能够保证数据的安全性。出版社编务工作管理与企业管理存在一定的差别,编务管理工作必须保证协同性,对于出版工作中产生的大量信息和数据,系统须做好修改记录。这种操作形式打破了传统的固定模式,促进了内部数据及时、有效更新。不同的岗位角色可以根据职责的不同采用不同的操作模式。此外,流程中的角色可以互相取代,权限可以转变,如后一个流程人员可以通过权限的转变完成前一个流程人员的工作。


4.自动查重中的应用在与形式匹配的查重系统中,具有输入稿件名称后显示所有相同题目的文章的功能有利于为输入者提供参考,防止同一篇稿件被重复编号和发表。还可以通过检索词进行查重,针对题目名称以及作者不同但内容几乎相同的文章进行查重,所有与检索词相关的文章都会显示在页面上,有利于查重工作的开展。工作流技术在出版社编务信息化中的应用,有利于改善传统手工编务工作的弊端,促进出版现代化和数字化的发展,提升编务工作效率,降低出版成本,使工作人员有更多的时间投入核心业务,从而提升出版社的核心竞争力。


参考文献


[1]王少鹏,杨树林.工作流技术在印刷出版行业的应用研究[J].北京印刷学院学报,2019(11):130-132.


[2]王静.数字出版时代出版质量管理研究[J].新闻研究导刊,2019(14):170+172.


[3]樊淑华.互联网时代出版社编辑的工作转型研究[J].记者观察,2019(18):53.


[4]吕莹.数字出版技术与编辑出版工作的数字化简析[J].丝路视野,2018(29):180.


[5]王绍来.数字出版时代下出版编辑的重新审视[J].新闻传播,2019(22):75-76.