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档案资料管理信息化发展趋势分析

  • 投稿刘嘉
  • 更新时间2015-09-22
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文/ 秦皇岛市山海关区档案馆 李秀红

【摘要】本文先分析档案管理信息化的涵义和必要性,接着提出一套促进档案资料管理信息化的策略,希望能起到抛砖引玉的作用。

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关键词 档案资料管理信息化;发展趋势;策略

作为各个单位不可或缺的信息资源,档案资料有着无可替代的重要性,起着考察利用、科学研究和历史凭证的重要作用。由此可见,做好档案资料管理工作意义重大。随着社会的不断发展,信息技术已经渗透到社会领域的各个角落,传统的档案资料管理方式已经明显落后于时代发展的步伐。在当前形势背景下,实现档案资料管理信息化已经成为不可阻挡之势,这是档案资料管理的必然发展趋势。

一、档案资料管理信息化的涵义

档案资料能反映一个单位的历史全貌,实现档案资料管理信息化是时代赋予档案管理部门的新使命。顾名思义,档案资料管理信息化就是通过档案信息资源的电子化和档案信息管理过程的网络化,经过计算机系统加工和处理后,实现档案信息资源的优化配置和有效应用,最后实现档案信息资源的共享共用,帮助单位提高工作质量与效率。很显然,实现档案资料管理信息化对单位发展大有裨益。一方面,这是适应时代发展的必然需要,21 世纪是信息技术时代,实现档案资料管理信息化,是单位保持与时俱进的最好证明。另一方面,这是保护传统档案的必然要求。一些传统、珍贵的档案资料由于年代久远,发生自然老化或人为损害的问题,实现档案资料的数字化和电子化,可以保护档案原件,使其寿命不断延长,降低原件受损的风险。同时,实现档案资料管理信息化还能节省单位的存储空间,减轻管理人员的工作负担。由此可见,实现档案资料管理信息化势在必行、刻不容缓。

二、档案资料管理信息化存在的问题

虽然档案资料管理信息化具有至关重要的作用,但由于种种原因所限,档案资料管理信息化进程并不尽如人意,存在一系列不容忽视的问题。

(一)信息资源建设存在“重开发、轻利用”的问题。一些档案部门为了所谓的“面子工程”,一味强调档案馆馆藏数字化的数量,没有对馆藏资源进行充分分析就盲目实施信息化工作。一方面,造成了档案馆人力物力资源的浪费,分散了工作人员的精力。另一方面,这些大量的信息数据产生了不必要的存储压力,导致基础设施建设的负担大为增加。

(二)开发档案信息资源存在“表层化”之嫌。不少档案部门在开发档案信息资源时过于“表面化”,仅仅停留在目录录入和数字化扫描方面。很显然,如果开发工作只是满足于改变档案资料的存储方式,而不是探索信息利用方式的转变,那么档案资料管理信息化很可能就成了“摆设”,没有丝毫价值可言。

(三)信息资源开发没有形成统一体系。如今,很多档案部门已经开发了大量的目录信息资源,但是没有实现联网互通,没有将相关资源实现共享。由于各馆的信息资源无法满足跨平台、跨系统的信息化应用需求,所以导致信息资源出现各自为政、无法共享的现象,这不利于档案信息的价值发挥。再加上档案资料的机密性,更是加剧了这种现象的出现。

三、促进档案资料管理信息化的策略

实现档案资料管理信息化是一项系统工程,需要从多个方面入手,具体而言,要做到以下几点基本工作:

(一)牢固树立信息化管理意识。思想影响行动。21 世纪是一个全新的时代,信息技术已经渗透到社会领域的各个角落。各行各业都要看到信息技术给自己带来的影响,档案部门亦要如此。诚然,在新时期背景下,档案资料管理工作发生了前所未有的变化,档案资料管理人员要保持与时俱进的眼光,改变传统的管理思想,树立信息化管理意识,这样才会在实际工作中积极落实信息化目标。

(二)配置专业、统一的软硬件设备。如今,不少单位各自为政,采用的信息化手段和设备没有协调性,从而导致很多数据不兼容,为实现档案资料管理信息化设置了人为障碍。由此一来,单位应该配置专业、统一的数字化设备和档案管理系统,要实现字符自动识别、自动编目和检索、自动转化、自动上载、自动存储、自动标引等。只有使用专业统一的电脑设备,才能为档案资料管理信息化提供必要保证。

(三)规范信息化管理机制。在档案资料管理机构中,所有的档案信息都存在着统一的逻辑关系,将它们录入计算机网络管理系统后就会成为数据字段与运行程序之间、数据库与数据库之间彼此依赖的逻辑关系,以此构成计算机档案资料管理信息化的重要依据。在这种情况下,规范管理机制、统一管理标准就成了必须解决的问题,这样可以为应用档案信息提供方便。否则,要是各单位的档案部门没有遵循统一制度,不按照统一标准去处理档案信息,就会导致档案网络资料无法畅通,无法实现资源共享的目的。

(四)拓宽档案资料信息化的服务对象。毫无疑问,档案资料实现信息化的主要目的就是最大程度地满足社会对档案信息的需求。然而从目前来看,我国在确定档案信息服务对象时,比较重视为领导机关和决策者服务,在一定程度上忽视了基层和大众的需求,另外,采取的服务方式稍显落后,服务理念相对保守。有鉴于此,档案资料管理信息化要努力拓展服务对象,为信息找到合适的使用者,同时也为社会大众找到所需要的档案信息提供方便。

(五)提高管理人员的综合素质。一方面,要提高档案资料管理人员的事业心和责任心,促使他们在岗位上创造不平凡的业绩。另一方面,要对档案资料管理人员加强业务培训,促使他们熟知计算机系统和网络知识,了解电子文件的基本特征,掌握电子档案管理的全部流程,以此从容有余地开展档案信息化管理工作。档案部门可以邀请专家为管理人员开设讲座,为他们介绍最前沿的档案业务知识,还要促使管理工作人员多交流、多沟通,查缺补漏,一起进步。也可以安排专职档案干部为工作人员进行业务指导,接受他们的业务咨询,竭力提高档案管理人员的业务能力和专业水平。

四、结束语

在信息技术时代背景下,实现档案资料管理信息化已是重要趋势。单位的档案部门要正视这股时代潮流,采取多种措施积极落实信息化进程,这样才能让档案信息发挥应有的作用和价值。同时,面对信息化进程中存在的种种问题,档案部门要利用各种手段予以解决,这样才能让档案资料信息化进程走上正轨,紧跟时代发展的步伐。

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