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办公档案的现代化管理与应用研究

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  • 更新时间2019-12-21
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  随着现代人生活节奏的加快,各个行业及岗位都需要提高效率进行工作,传统办公档案管理是一项比较繁琐的工作,并且存在多个方面的问题,信息化管理的应用很好的解决了这些问题,增加了工作效率,节省了人力成本。


  [摘要]现代化管理在各个领域都有所应用,其中,在办公档案管理方面起到了极大的作用。在传统的办公档案管理系统中,由于办公档案存档时间过长,很容易出现丢失或损坏的状况出现,而现代化办公档案管理制度的出现,大大提升了办公档案管理水平。本文通过对办公档案所存在的问题进行分析,进而对现代化办公档案管理与应用进行了探讨。


  [关键词]办公档案;现代化管理;应用分析


  作者:宋晓燕(威海市刘公岛景区综合执法大队264200)


  办公档案管理对于企业的发展与进步具有总结与引导性作用,企业可以从档案记录中对企业的发展方向进行分析,发现在过去的发展路途中所存在的不足之处进行改善[1]。而传统的办公档案管理制度,容易发生档案丢失或损坏的不良现象。办公档案现代化管理制度的应用,极大的提升了档案管理水平,确保了档案的安全


  一、办公档案现代化管理的优势


  1.显著提高办公档案的健全性


  在现代化办公档案管理制度中,为了保证办公档案不会丢失或者损坏,需要进行双份保存,即纸质保存与电子保存。在传统的办公档案管理中,通常仅仅只会采用纸质保存方法。当企业的经营时间过久时,就有可能导致办公档案丢失,或者档案记录模糊等多种不良现象。而采用现代化办公档案管理制度则具有更强的管理优势,采用电子保存方法不仅能够做到多备份,还不会导致档案字迹模糊,是一种先进的办公档案管理模式,能够显著提升办公档案管理水平[2]。


  2.提高查找效率


  采用现代化办公档案管理制度,可以极大的提升搜索档案的效率,减少查找档案的时间。企业所需要保存的档案数量较为庞大,在传统的办公档案管理制度中,若想要搜寻所需的办公档案,需要花费大量的时间与经历进行寻找。而现代化办公档案管理制度,可以通过建立档案数据库,利用计算机技术,在办公档案数据库中进行搜索,极大的降低了寻找档案的时间。不仅如此,还能对企业的办公档案进行详细的分类,按照不同类型的办公档案进行存放。现代化办公档案管理模式是一种优质管理模式,值得推广。


  3.现代化办公档案管理更具规范化


  现代化办公档案管理管理基础就是规范化与标准化,基于这两项原则再对办公档案进行进一步的分类与归纳。而传统的办公档案管理中,由于档案管理主要是以纸质档案为主,整理难度较大。而采用现代化办公管理制度,可以降低管理难度,设立规范化管理模式,按照不同标准将办公档案进行整理。而在现代化办公档案管理工作中,当档案需要转移时,需要选择适当的转移方法,如U盘、硬盘等方法。为了办公档案不混乱,在进行办公档案管理时,必须设立相应的管理规范,避免出现交叉状况[3]。


  二、办公档案现代化管理的重要性


  现代社会不论是生活还是生产节奏都明显加快,而企业办公档案管理效率的提升是社会发展的必然结果。为了满足企业需求,符合企业发展的节奏,现代化办公档案管理制度起到了至关重要的作用。就目前而言,现代化管理技术已经渗透到各个领域当中,现代化管理技术可以利用先进的科学技术与管理观念加快行业的发展。而现代化办公档案管理的进步,是企业办公档案管理的一次里程碑性的变革。完全改变了传统的办公档案管理面貌,呈现出一副新的管理容貌。采用现代化办公档案管理制度,不仅提升了办公档案管理的工作效率,还将办公档案管理引入了一个新的领域。在传统的办公档案管理工作中,办公档案管理的工作内容仅仅是将企业的相关办公文件进行保存,而在现代化的办公档案管理工作中,不仅解决的企业文件的保存问题,还能够从所存档的档案中寻找出企业所需要的档案,对企业过去的发展做出相应总结,帮助企业更上一层楼。


  现代化办公档案管理不仅推动着企业档案管理事业的发展,对于计算机、互联网等科学技术也有着推动作用[4]。在现代化办公档案管理制度中,除了需要现代科技的支持,更重要的是现代管理理念的支持。在现代档案管理理念中,处于核心地位的是现代化办公档案管理办法。科学、合理的办公档案管理办法能够使得办公档案获得事半功倍的工作效果,对于提升企业办公档案管理水平有巨大意义。


  三、办公档案现代化管理应用


  1.充分实现办公档案现代化


  选择现代化办公档案管理制度,可以充分体现出办公档案的现代化。首先,应当以现代科学理论为核心,办公档案工作人员在组织工作时,需要根据企业自身的特色,对企业办公档案进行规律性、规范性的整理。想要实现现代科学化的管理方法,不仅仅需要结合现代科技设备,还需要将现代化办公档案管理理念进行充分的宣传,让现代化办公档案管理理念充分溶于员工的心中。将现代化管理理念应用于办公档案管理系统中,对于企业办公档案的发展具有历史性意义,能够显著提升办公档案的管理效果,提高工作效率。


  2.加强对办公档案现代化管理人才的培养


  现代化办公档案管理的实施,离不开专业人才的建设。在选择办公档案管理人员时,需要综合多方面进行思考与选择。首先,进行办公档案管理的工作人员必须具有专业的档案管理知识,能够熟练的操作现代化管理系统,并且具有科学、合理的管理观念。其次,应当尽量选择经验丰富的管理人员。由于现代化办公档案管理工作与传统的办公档案管理工作内容相差较远,除了需要将档案进行保存外,还需要具有分析与统计的能力[5]。而经验丰富的档案管理人员,能够更加合理的将办公档案资料进行分析与整理,能够发现企业在过程发展中的不足之处,尽早解决,促进企业的快速发展。最后,应当定期对管理人员进行培训。在这个信息化快速发展的时代,现代化管理具有较快的发展速度。为了能够获得最新的现代化管理技术,企业应当定期设立现代化管理技术培训,避免工作人员出现滞后的状况。只有保证了现代化办公档案管理人员具有专业的管理技术水平,才能保障办公档案工作获得更好的发展,进而促进企业的进步。


  3.加大对现代化办公档案管理的投入力度


  企业应当加大对办公档案现代化管理的重视度,加大对其的投入力度。不论是财力还是物力,为了能够更好的完成现代化办公档案管理工作,应当全方位的加大投入力度。通过完善现代化办公档案管理制度,加强对企业办公档案管理的建设,才能确保办公档案管理工作发挥其应有的价值,为企业的长远发展奠定基础,同时还能够为企业指引正确的前进方向,让企业能够朝着健康的方向发展。


  结束语:


  办公档案现代化管理制度是一项较为复杂的管理制度,与传统的办公档案管理制度内容相差甚远。企业应当重视现代化办公档案管理制度,将现代化管理制度充分应用到企业的日常运作当中,进而帮助企业在激烈的市场竞争中,抓住适合企业大力发展的机会。采用现代化办公档案管理制度,能够最大程度的减少工作人员的工作量,提高办公档案管理工作效率。同时,在应用办公档案现代化管理时,应当选择专业能力较强的人才进行管理,才能够使现代化办公档案工作获得更佳的效果。综上所述,现代化办公档案管理制度能够帮助企业获得更好的发展,展现出办公档案工作所有的价值,发挥出档案管理人员自身的潜力,是一项优质的管理制度。


  参考文献


  [1]唐鸣凤.论办公档案的现代化管理及应用[J].消费导刊,2010,08(11):113.


  [2]刘宝珍,王洪新.浅析企业档案现代化管理的实现要点[J].黑龙江档案,2010,02(16):35.


  [3]陈小玲.办公档案现代化管理探析[J].办公室业务,2012,03(21):144-145.


  [4]褚海燕,贾树行.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].商业经济,2013,15(30):35-36.


  [5]李虹.应用现代化管理手段提升档案管理水平[J].陕西档案,2011,03(10):13-15.