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办公纸式档案与电子档案兼顾的档案管理

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  • 更新时间2019-04-10
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  [摘要]电子档案已经成为档案的一种重要形式,电子档案的形成促使档案管理工作发生了前所未有的变化,但是很多人片面觉得电子档案方便且节省空间,由此,论定电子档案完全能够取代纸质档案。笔者通过工作的经验总结出电子档案和纸质档案的优缺点,说明电子档案不能取代纸质档案的事实,此外,进一步提出纸式档案与电子档案兼顾的办公档案管理方案,从而达到互补共荣的档案管理的理念。


  [关键词]电子档案;纸质档案;信息化


  作者:董淑新


  电子档案是当今信息化时代诞生的档案管理形式,电子档案管理是时代发展的必然产物,其为档案管理带来了创新和发展,对档案管理工作起到了巨大的促进作用。但电子档案在工作中也凸显出一些不可避免的缺点,而这些缺点有要依赖传统的纸式档案来拟补,可见办公档案管理工作不能过分的依赖于电子档,由此,应该该形成电子档案和纸质档案兼顾的全新档案管理模式,促进档案管理工作更好的方向开展。


  一、电子档案的优点和缺点


  (一)电子档案优点


  1、效率高


  电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公,将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等,都通过办公软件系统向特定对象予以发布,节省了大量文件印发、转送、通知等,节省了时间、人力和物力。此外,经过计算机系统整理后,便于文件档案的归档、查找,由此大大地提高了工作效率。


  2、绿色环保


  利用互联网络进行无纸化办公,大大降低了文件纸质的使用,节约了纸张不但能够节省办公开支,而且有能够减少木材的使用,降低来人类对森林资源的破坏。


  3、空间占用少


  电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段,其特点是占用空间少,不需要占用大的空间存储,此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能,这些电子档案特有的功能,为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。


  (二)电子档案缺点


  电子档案信息与载体相分离的特性,使得信息不在固定的载体上附着,在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后,原始文件易变得面目全非,使得其真实性和可靠性大打折扣。此外,由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此,在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。


  二、纸式档案的优点和缺点


  (一)纸式档案的优点


  纸式档案的特点是确保原始性和真实性,纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上,能够可见的原始资料,不宜被经篡改,如果篡改也容易发现,便于确保档案的原始性和真实性。


  (二)纸式档案的缺点


  随着纸式档案保存时间的长久,就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下,容易对纸质档案产生破坏,再被化学分解后形成“档案砖”。


  三、纸式档案与电子档案的互补性


  无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体,电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势,同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢?要从以下几点着手:


  (一)重视纸式档案向电子当转转化的质量


  纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作,所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此,在对纸质档案进行入库和存档时,要加强对纸质档案的质量管理。


  (二)建立电子档案归档的工作制度


  电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施,只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性,才能充分发挥优势互补纸式档案的不足,在工作中应当避免机械相加等现象,制定科学合理的双轨制管理制度势在必行,只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。


  (三)加强档案管理人员的档案管理工作水平


  目前办公档案管理人员很多都是非专业出身,对档案的管理只停留在基础的归档和保管,没有摸索出一套科学的管理方法,使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力,容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题,并且一些单位并没有建立电子文件管理系统,缺乏软件硬件的维修维护人员,使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患,所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。


  四、结论


  档案管理工作中实行电子化管理方式具有便利性和可操作性,但电子档案还存在安全性和局限性等问题,不利于档案管理工作的开展。所以,我们既要重视电子档案管理模式的发展,还要重视传统纸质档案的管理方式,形成电子档案和纸质档案兼顾的发展趋势,适当利用但不过多依赖电子档案,才能够实现档案管理工作的科学发展。