办公档案管理改进策略分析论文(共3篇)

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  • 更新时间2020-01-08
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  办公档案管理工作其实也在各单位的一个发展当中都是扮演着特别重要的角色了。办公室档案管理工作效率的提升对于企业管理工作开展具有促进作用。本文就整理了关于办公档案的论文范文,一起来欣赏一下吧。


  第1篇:试论办公室文书档案收集及归档工作管理措施


  陶凯(梅里斯达斡尔族区机关事业社会保险局,黑龙江齐齐哈尔161021)


  摘要:办公室文书档案收集及归档,是办公室工作人员的基础工作。随着信息技术的发展,办公室自动化水平不断提高,单位对办公室文书档案收集及归档工作的要求也不断提高。适应现代化管理需要,提高办公室文书档案收集及归档工作效率显得尤为重要。为此,文章以办公室文书档案收集及归档工作为主题,提出了办公室文书档案收集及归档管理措施。


  关键词:办公室;文书档案;收集归档;管理措施


  文书档案记录了单位的发展历程和辉煌成绩,涵盖了许多重要的资料和素材,可以为单位运营管理提供参考和凭证。所以,在单位内部管理中,办公室文书档案收集及归档工作历来都备受关注。不过,整体来看,办公室文书档案收集及归档工作还存在一些问题。找出办公室文书档案收集及归档工作存在的问题,对症下药,也成为当前办公室管理工作关注的重点。


  一、办公室文书档案收集及归档管理工作现状


  (一)管理意识有待提高


  办公室工作人员是办公室文书档案收集及归档工作的直接负责人,也是办公室管理工作的执行者,办公室工作人员的责任意识、管理理念和管理手段,会给办公室文书档案收集及归档工作带来直接影响。现阶段,管理人员对办公室文书档案收集及归档工作的重视程度不够,是影响办公室文书档案管理工作的一个重要原因,也是当前单位文书档案管理工作中存在的一个共性问题。如许多办公室人员只关注红头文件,对普通文件缺少关注,在文档收集与管理中也是粗心大意,导致单位文书档案经常出现信息失真、损坏等问题,使得文书档案无法发挥其效能。


  (二)管理方法落后


  如今,人类已经进入互联网+时代。在互联网+时代,许多企事业单位办公室都已经实现了自动化办公,不过,许多单位在文书档案收集及归档管理方面始终缺少完善的规章制度,文书档案收集管理工作不够规范。由于缺少约束,所以许多办公室工作人员在文书档案加工整理上都没有用尽全力,一些文书档案仍旧是以纸质形式入档的,文书档案的完整性、连续性和全面性也缺少保障。


  二、办公室文书档案收集及归档管理工作措施


  (一)健全文书档案管理制度


  有法可依,有章可循,是提高办公室管理效率的根本。办公室文书档案收集及管理工作要想有序展开,取得实效,必须要建立健全文书档案管理相关制度。关于办公室文书档案管理制度建设,笔者认为,务必要关注以下几点:首先,健全办公室档案文书管理制度,规定文书档案注意事项、规范化流程,按制度要求将档案统一保管。其次,健全文书档案归档制度,明确文书档案归档要求、时间、范围和保管期限。再次,明确文书档案安全保密制度,就档案调阅、摘抄、复制等事宜作出科学规定。然后,完善档案查阅借阅制度和档案人员岗位责任制,根据单位工作实际情况,实施明确的职责分工制度,要求办公室文书档案工作人员遵守相关的法律法规,做到有章可依,有例可循。总之,只有在制度健全的基础上,才能提高办公室文书档案管理效率,减少文书档案信息失真、丢失和损坏情况发生的几率。


  (二)创新文书档案收集与归档方法


  传统的文书档案管理模式,以人工、手工管理为主,所以文书档案收集与归档工作过程中,很容易出现资料丢失、资源浪费等现象。在信息时代,信息技术的广泛应用,为文书档案收集与归档方法创新提供了良好的条件。如许多企事业单位都抓住信息化发展机遇,采用了许多先进的信息技术和设备,走上了网络化、自动化办公的轨道。以此为背景,企事业单位要提高对管理信息化、精细化的认识,有效运用信息技术进行办公室文书档案管理。如加大办公室信息化投入,为办公室文书档案管理配备信息设备,利用信息技术和设备进行文书档案管理。如利用计算机编制办公室文书档案检索目录,进行档案信息化加工和存储,同时建立文书档案数据库,实现文书档案检索、管理和利用信息化,以提高办公室文书档案收集和归档效率,减少人为失误出现的几率。此外,企事业单位还要本着走出去、引进来的原则,加强与兄弟单位的交流与合作,借鉴其他单位的文书档案管理经验,进行档案服务创新,以提高文书档案资料的利用率。


  (三)提高管理人员的综合素质


  在知识经济时代,人是最重要的生产力要素。提高办公室管理人员的综合素质,可以从根本上提高办公室文书档案的管理质量和管理效率。所以,企事业单位要在运营管理中,要重视办公室管理队伍建设,想方设法提高办公室档案管理人员的专业水平和综合素质,以促使办公室文书档案收集及归档工作有序进行。如立足于单位人事选拔和招聘制度,组建专业的文书档案管理团队,优化办公室管理队伍的年龄和学历构成。开展专业化培训,引导办公室人员积极参加专业培训,提高他们的办公室专业化管理能力和信息素质。然后,将绩效考核、淘汰机制等市场化管理方法用到办公室工作队伍管理中去,激发办公室工作人员的工作热情。


  三、结语


  综上所述,办公室文书档案收集及归档工作是一项复杂而琐碎的工作,它在办公室管理工作中的重要性,受到了各部门的一致认可。所以,在办公室日常管理中,我们要给予文书档案收集及归档工作以重视,然后完善文书档案管理制度,采取有效措施提升文书档案收集和归档效率,以优质的文书档案管理工作服务单位发展。


  第2篇:试论如何改进办公室档案管理工作


  文/郑州市第七人民医院:田鑫


  【摘要】办公室是一个单位中的重要组成部分,办公室档案管理工作的不断改进,直接影响着员工的工作效率,可见办公室在单位中发挥着不可替代的作用。因此,对档案管理工作进行不断的改进,成为办公室提高工作效率的有效措施。怎样改进、怎样简化办公室档案管理工作?笔者将从办公室档案的管理工作须提高效率进行论述,并提出相对可行的策略。


  【关键词】办公室;档案管理;工作效率;提高策略


  近年来,单位部门不断细化员工的工作,使得员工分工明确,工作效率也随之提高,当然,办公室的功能和职责也愈发清晰、明了,而办公室的工作性质也要求员工要具备一定的素质,并且要在工作中不断提高。


  一、办公室档案管理存在的问题


  (一)办公室工作人员没有较强的档案管理意识,管理方式也存在缺陷。随着社会的不断进步和发展,单位都需要有管理档案的专业人员,才能不断提高员工的工作效率。因此,我国档案管理专业人才的培养显得愈发重要。但是,大多数单位中的档案管理人员都并非专业人士,很多是单位中的工作人员,这直接说明现代办公室没有较强的档案管理意识。而且,很多单位的档案管理方法仍然采取的是传统的模式,并没有走在时代的前端,也没有跟上时代的发展,更没有将信息技术完全引入办公室的档案管理工作中去,尤其是一些欠发达地区,在办公室档案管理工作方面的管理方式更加落后,极度缺乏对档案管理重要性的认识和了解。


  (二)办公室档案管理工作人员的素质有待进一步提高。由于专业档案管理人才的缺乏,很多单位的办公室档案管理工作人员并不是专业人士,他们大多是兼职从事档案管理工作,因此,这就致使档案管理工作人员缺乏专业的管理知识。第一,工作人员水平不够,这也是办公室档案管理工作中面临的一个难题。在办公室档案进行管理的工作人员大多没有相关专业的知识与技能。第二,现在科技发达,各种技术日益更新,办公室的档案管理工作,也要跟进发展,不断学习。最后一点,现在是互联网时代,公室档案管理的工作人员最基本要求是能熟练使用OFFICE等办公软件。这样在进行档案登记、管理时才能更快完成,这就要求办公室档案工作人员要积极学习办公软件的使用。对此,为了培训现代办公室档案管理人员学习专业技能,而且能够熟练使用现代办公软件,单位必须认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题,这也在一定程度上有助于办公室档案管理工作效率的提高。


  二、改进办公室档案管理工作,提高工作效率


  为了跟上时代发展的步伐,现代办公室的档案管理工作显得特别重要,主要是因为在日常工作的开展中,离不开办公室档案管理工作,它能为各项工作提供资料与切实依据,密不可分。因此,要想一个单位提高工作效率,首先得从办公室档案管理工作的效率抓起,它直接关系到下一步工作是否顺利进行。因此,为了提高单位工作人员的工作效率,办公室要不断加强对办公室档案的管理工作。但是,如何改进办公室的档案管理工作呢?这就需要从以下几个方面加以改进:


  (一)不断完善现代办公室档案管理体系。众所周知,办公室的档案管理和文件管理是紧密联系在一起的,所以,办公室的档案管理工作人员可以将其结合在一起进行管理,这就有效提高了管理效率。因此,在文件管理工作的前期,档案管理工作人员也要参与到管理中去,这要对文件有一定的了解,简化了后期工作的繁杂度,提前熟悉文件管理工作,对工作中出现的问题也能提早避免,减少损失,对建立一个更加完善的单位档案管理系统也有很大的帮助作用。除此之外,在不断实践过程中,应该对单位的档案管理制度进行改进,确保工作良好完成。


  (二)不断更新现代办公室档案管理理念。现阶段,由于缺乏办公室档案管理意识,我国办公室档案管理理念也较为传统,因此,导致我国档案管理工作的效率低下。因此,为了有效地增强单位档案管理的意识,这就需要不断更新现代办公室的档案管理制度。首先,要使办公室档案管理工作不断规范化和标准化,并根据我国办公室档案管理的发展现状,从而设定一个合理的目标,并坚持“以人为本”的办公室档案管理理念,不断建立和完善适应现代社会发展的办公室档案管理体系。


  (三)不断加强办公室档案管理工作人员的培训。因为大部分办公室档案管理工作人员并非专业的。所以,他们缺乏专业的档案管理技能也是在所难免的。因此,单位要不断加强办公室档案管理工作人员的培训工作,并通过不同的方式对其进行培训,做到因材施教,认真对待自己的工作,不断提高自己的工作效率,为单位谋利益,谋发展。所以,要不断提高办公室档案管理工作人员的专业技能,才能有效地提高单位工作人员的工作效率。


  三、结语


  总而言之,要根据我国档案管理工作的现状,不断强化办公室档案管理工作人员的专业技能,从而提高单位的工作效率。并且要不断规范办公室档案管理工作,使得办公室档案管理工作不断专业化和标准化,并为单位的建设贡献力量。


  第3篇:提高办公室档案管理工作效率的策略分析


  杨瑞华(孝义市曹溪河森林公园管理中心,山西孝义032300)


  摘要:在县政府工作当中,办公室档案管理属于十分重要的工作内容。通过对办公室档案的有效管理,能够保证县政府工作的正常有效实施。近年来,电子信息技术高速发展,办公室档案管理也迎来了全新的时代。将电子信息技术运用于办公室档案管理当中,能够有效提升档案管理效率与质量。因此,本文首先分析了新时期办公室档案管理中存在的问题,然后探究提升新时期办公室档案管理有效性的策略,以供参考。


  关键词:办公室档案管理;效率;策略


  办公室档案管理与办公室工作紧密相连,其管理工作的开展效率就在一定程度上决定了整个办公室工作的有序进行。但是,随着科技技术的不断更新,传统的办公室档案管理方法已无法适应当前办公室的发展需求。因此,我们就应对办公室档案管理工作方法进行合理创新,这样才能提高整个档案保存的完整性,以此来实现办公室档案的高效利用和管理。


  1现阶段办公室档案管理工作中存在的问题


  1.1工作人员的管理意识较为薄弱


  档案管理工作人员作为档案管理工作的主要组织者和策划者,其管理意识的强弱就影响着整个档案管理工作的正常展开。但是,就针对当前办公室档案管理工作人员而言,其大多都不是专业的管理人员,有的工作人员甚至是临时工,这样就严重影响了工作人员做事的规范性。此外,有的企业并没有对档案管理工作人员进行定期的培训,这样就导致工作人员对档案管理工作展开的重要性没有形成正确的认识,进而在展开相应的管理工作时往往会出现较多的漏洞。


  1.2工作人员的专业素质有待提升


  办公室领导对档案管理工作开展意识的淡薄,就导致工作人员对管理工作的开展存在一定的认知偏差,这样就影响了整个档案管理工作的开展效率。此外,由于大部分的管理工作人员都是临时性的,其专业素质和专业素养都较为缺乏,这样就使得办公室大量的档案得不到及时的整合和管理,从而也就影响了档案价值的有效发挥。此外,随着社会的不断进步,办公室的内容变得越来越复杂,这也就对工作人员的综合素质提出了更高的要求。倘若工作人员工作能力存在着不足,就会影响整个档案管理工作的开展效率。


  2提高办公室档案管理工作效率的对策


  2.1对现有档案管理方法进行变革


  1)创新新时代档案科学化管理理念。传统管理档案方法形式单一,与新时代档案管理工作的要求存在较大的差异,对老旧传统的档案管理方法变革是大势所趋,是现阶段管理档案工作的首要任务,必须提高档案管理科学化水平,树立现代科学化的档案管理理念。2)提供资金保障,购置管理设施。管理办公室档案科学化水平的提高,对档案管理的设备也提出了较高的要求,根据档案管理科学化的需求,配置硬件和软件,提供资金支撑。按照档案管理库房标准建设各项防护设施功能完备专用档案储存室,在档案管理室配置检索专用的计算机和打印机设备等。


  2.2建立科学的规章制度


  在影响新时期办公室档案管理工作质量的因素当中,规章制度不完善属于重要因素之一。因此,想要有效提升新时期办公室档案管理的有效性,首先需要建立科学的规章制度,从而确保办公室档案管理工作能够顺利、有效地开展。在建立科学规章制度时,不能模仿或者复制原有的规章制度,需要结合新时期发展规律与现代社会的发展需求,确保规章制度的完整性与创新性。同时,为了更好地保证县政府办公室档案管理工作效率,还需要保证规章制度细致与明确,确保其具有可行性。完成规章制度的建立之后,县政府管理层需要将其落实下去,在实行过程中,不能随意更改。管理人员也应该充分发挥出其监督管理的职责,确保办公室档案管理工作不会流于形式,保证工作效率与工作质量。


  2.3提升管理人员业务水平


  想要提升办公室档案管理工作有效性,还需要注重提升管理人员的业务水平。首先,需要转变管理人员的思想观念。县政府可以通过思想教育等方式,让办公室档案管理人员充分认识到档案管理工作的重要性,从而更加认真细致地对待档案管理工作,提高其责任心。尤其是一些机密文件的管理,管理人员的保密意识与责任意识十分关键。其次,新时期办公室档案管理当中,计算机的运用十分广泛,因此,提升管理人员的业务水平还需要注重提升其计算机运用水平。县政府可以开设专门的计算机培训班,对管理人员进行专业化培训,有效提升其管理水平,使其更加适应新型办公室档案管理工作。最后,注重综合性人才的培养。当前社会对综合性人才的需求越来越高,因此,在提升管理人员业务水平时,还需要注重人才转变,确保办公室档案管理人员具备多专多能,更好地提升办公室档案管理有效性。


  2.4电子化档案与原始纸质类档案相结合


  电子化档案的管理和使用随着科技的进步必将越来越多,对纸质档案管理提出新的挑战。档案管理方式转变为电子数据化档案与纸质类原始材料相结合的管理方法,提高了档案使用效率。当前网络安全环境极其复杂,对电子数据化档案加强安全管理。对电子化数据档案的数据进行加密储存,坚决杜绝由于网络安全漏洞等造成电子化数据档案的损毁和丢失等问题的发生。按期对计算机服务器等电子管理设备进行垃圾清理和病毒的查杀,防止因网络病毒侵入、垃圾文件堆积等原因造成档案的丢失和管理系统中毒事件发生。


  2.5全面增强管理档案人员的责任意识


  管理档案人员要具备高度的职业感,站在对历史负责的高度做好本职工作,科学规范地管理好每一份档案。在新时代背景下,作为管理档案人员,要改变对传统档案管理工作的认识,采取积极主动的措施改变传统档案管理工作中的缺陷,增强责任意识,准确发现问题的症结,向领导汇报存在问题的情况并提出切实可行的解决办法。为领导科学决策提供依据,全面规范档案管理工作,提高工作效率。增强管理档案人员工作意识的主要做法是:专门进行管理制度规范化的培训。专业培训要采用灵活多样的方式进行,本着在学中练、练中学的原则,加强管理档案人员交流工作经验和方法,取人之长补己之短,应侧重于培训效果,增强管理档案人员的责任意识。


  3结语


  办公室档案管理工作对于每个单位来说都至关重要,必须将办公室档案管理工作摆在重要的位置上,全面提高管理档案人员的专业素质和责任意识,加强档案管理的科学化、实现一体化管理档案新模式,做好相关的统筹规划和安排,提高本单位办公室档案管理工作的效率。