办公自动化环境下档案管理策略研究

  • 投稿柏舟
  • 更新时间2018-02-06
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  [摘要]随着我国经济与科技的大力发展,现代化信息技术在各行各业当中得到了广泛的应用,办公自动化的出现使得传统的档案管理策略受到了巨大的挑战,在管理方法和管理理念上都要求有一定的改进与创新。目前的档案管理体系当中,已经在信息管理、财务管理以及资源管理等方面上实现了办公自动化,办公自动化环境对档案管理模式起到了重要的影响作用。但是在办公自动化环境下的档案管理还存在着一些问题,因此,如何在办公自动化环境下保证档案管理的有效性,是我们目前需要解决的重点问题。
 
  [关键词]办公自动化环境人事争议仲裁档案管理策略研究
 
  办公自动化也叫做0A,是指利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化,是一种新型的办公方式。办公自动化在劳动人事争议仲裁的档案管理工作中起到了重要的作用,办公自动化不仅更新了档案管理工作中的传统思想、传统管理手段,而且也减轻了工作人员的负担。办公自动化环境下的劳动人事争议仲裁档案管理需要应用到计算机技术、标准化归档方案、人员培训等多个方面的密切结合。本文主要对办公自动化环境下的劳動人事争议仲裁院的档案管理策略进行探究。
 
  一、办公自动化环境下仲裁档案管理存在的问题
 
  (一)不同地区间的仲裁档案管理水平不均衡
 
  由于不同地区之间的经济发展水平存在一定的差异,因而造成了劳动人事争议仲裁档案管理水平出现不平衡的现象。在一些经济发展较为迅速的地区当中,已经基本实现了档案管理的自动化,电子档案也已经取代了纸质档案,并且其档案管理设备也较为先进。但是在一些经济发展较为落后的区域,仍然使用纸质档案的管理方式,不仅占用的面积大,而且工作的效果不高。虽然有些地区使用电子档案管理,但是存在着设备落后、管理效率低等问题。
 
  (二)档案查阅程序不规范
 
  档案的查阅应该有专业的、规范的程序,这是保证档案安全管理的有效措施。但是劳动人事争议仲裁档案的查阅过程较为复杂,如果查阅程序没有得到相应的完善,就会产生档案丢失、国家机密泄露等现象,造成难以想象的损失。此外,我们使用电子档案管理方法进行劳动人事仲裁档案管理也是存在一定风险的,有些掌握高科技犯罪手段的不法分子可以进入到档案管理程序中进行信息的盗取,严重影响国家和个人信息、隐私的安全。
 
  (三)资金投入力度小
 
  保证劳动人事争议仲裁档案管理有充足的资金投入,才能在一定程度上对仲裁档案管理建设进行完善。但是,我国的劳动人事争议仲裁档案管理缺乏一定的资金支持,并且不同区域的资金投放力度也不均匀。由于专款资金的投放力度不足,所以使得仲裁档案管理缺乏财政补贴的支持,阻碍了劳动人事争议仲裁档案管理水平的提高。
 
  (四)缺乏专人的管理
 
  许多劳动人事争议仲裁院中对参加仲裁档案管理的工作人员没有明确的要求,因此许多的档案管理人员缺乏专业方面的管理知识,而且对计算机等先进技术的了解和应用也不熟练,专业培训的力度不足,所以导致了仲裁档案的管理工作的质量和效率不能得到有效的提高。除此之外,仲裁档案的管理人员缺乏档案收集的意识,很容易进入管理上的误区,这都是限制仲裁档案管理效率提高的主要因素。
 
  二、办公自动化环境下档案管理策略
 
  (一)加强网络安全和档案管理信息化建设
 
  计算机系统是网络系统的主要组成部分,具有安全、可靠、高效、完整的特点,网络就是保护系统中的各个组成部分不受到破坏,保证工作的正常进行。劳动人事争议仲裁档案中涉及到了许多机密的信息,关系到了个人信息、隐私的保护与用人单位的商业机密,因而,仲裁档案管理工作中的办公自动化要求加强网络安全并且实现档案管理的信息化建设。
 
  (二)培养仲裁档案管理人才机制
 
  在办公自动化环境下,随着仲裁档案的数量增多,信息不断的丰富,管理方式更加的复杂、繁琐,这就对档案管理人员的综合素质提出了更多的要求。所以,建立并且培养仲裁档案管理人才机制是至关重要的。第一,应该加强对档案管理人员专业知识的技能培训,其中包括档案法规、信息管理等方面。并且定期的对档案管理人员进行培训,学习并且掌握先进的信息化技术,对仲裁档案管理工作能够以最便捷的方式进行检索。第二,要制定科学、合理的考核制度。劳动人事争议仲裁档案管理是一项复杂、系统性的工作,通过建立相应的考核制度,把仲裁档案管理工作与考核中的奖惩制度联系起来,提高档案管理工作人员的责任意识,培养工作人员的敬业精神。
 
  (三)科学、合理的制定档案管理标准
 
  仲裁档案管理工作的内容和流程包括很多方面,因此,在制定档案管理标准时要做到科学、合理性,并且符合档案部门颁布的各种标准与规定。进行标准化管理要结合劳动人事争议仲裁档案的特点和实际,对需要归档的材料进行严格要求。此外,对仲裁档案管理标准要进行定期的修改,保证档案的规范化管理。
 
  (四)加大基础设施的建设力度
 
  仲裁档案管理工作对劳动人事争议仲裁院具有非常重要的作用,因此,管理机关应该加大投资力度,保证档案管理工作中的基础设施的完整性,以便提高仲裁档案管理工作的质量和效率。在办公自动化环境下加大对仲裁档案管理基础设施的建设力度,其中包括计算机设备、扫描仪、数码相机、刻录机等等,在仲裁档案管理方面逐渐的实现信息化办公,提高档案管理工作的效率。
 
  三、小结
 
  通过对办公自动化环境下劳动人事争议仲裁档案管理存在的问题以及策略的研究,我们了解到了,在办公自动化环境下,仲裁档案管理在劳动人事争议仲裁案件中发挥了重要的作用。随着办公自动化以及社会信息化的仲裁档案管理模式的发展,仲裁档案管理发挥着越来越重要的作用。因此,在仲裁档案的管理过程中应该充分融入到办公自动化环境中,与时代的发展相适应,在办公自动化的大趋势下,使得劳动人事争议仲裁档案管理工作发挥其职能作用,保证我市劳动人事争议仲裁院的长久发展。
 
  作者:李娟