办公室档案管理工作效率的提升途径分析与阐述

  • 投稿柏舟
  • 更新时间2018-02-01
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  [摘要]对于办公室档案管理来讲,一定要坚持档案管理的完整性以及科学性原则,结合办公室档案管理的实际工作不断完善以及创新,保證办公室档案管理质量基础上,能够真正实现档案管理的价值。档案管理一直是办公室管理中非常重要的内容,需要制定专门的档案管理制度作为管理基础,同时还需要完善办公室档案管理中存在的不足,保证办公室档案管理的安全,制定更加适合办公室管理的方式进行办公室档案管理。
 
  [关键词]办公室档案管理;工作效率;优化措施
 
  中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1009-914X(2018)03-0331-01
 
  引言
 
  办公室档案管理是单位稳定高效发展的重要保证。建立系统、科学、民主的管理制度对于事业单位的发展极为重要。事业单位办公室档案的规范化管理建设,就是按照规范化的质量和效率,强化系统思维意识以适应企事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要。
 
  1办公室档案管理工作的重要性
 
  1.1要适应时代发展
 
  对办公室工作的要求,就要提高档案管理的工作效率。档案是企业和单位的一种重要的信息产业。实施办公室档案管理工作,主要目的是为了方便工作人员查询信息,进而提高办公室工作的效率。随着信息时代的不断发展,办公室档案管理也逐渐发挥出了更重要的作用。不断完善档案管理工作,提高办公室工作的效率,以适应时代发展对办公室工作的要求进而更好地为企业服务。
 
  1.2完善档案管理工作可以促进档案事业的可持续发展
 
  档案管理工作本身具有连续性、连贯性的特点,鉴于档案管理工作的几个特点,我们有必要重视档案管理工作。此外,我们还要充分结合档案管理工作的实际情况,然后采取针对性的应对措施,通过完善档案管理工作来促进档案管理的可持续发展。档案的形成是一个长期的过程,具有历史性和时间性的特点,全面系统地管理纸质档案,有助于促进档案管理工作的可持续发展。
 
  2办公室档案管理工作效率的提升途径
 
  2.1提高档案信息管理意识
 
  档案信息管理系统的建立,需要树立全新的管理意识,突破传统档案管理意识中存在的缺陷,充分认识到办公室档案管理的重要性。加强管理意识重视的基础上,还需要投入大量管理资金,为档案信息管理提供保障,奠定坚实基础。档案信息系统建设完善过程中,需要涉及很多信息技术以及设备,因此需要花费大量的资金,所以在资金方面一定要保证充足。例如档案信息管理系统中,包含档案管理系统、档案采集系统以及网上查阅系统,不同档案系统在建设以及完善上包含很多不同,档案管理系统主要职责是对档案材料进行收集、鉴别以及整理、保管等,其包含不同模块,比如说业务管理、系统维护等。档案采集系统主要是将纸质档案归档到数字化档案形式的过程,主要包含目录整理、档案采集、档案审核、系统维护四大功能,需要利用档案软件形式实现档案管理。网络查阅系统主要是根据网络发展作为基础,利用B/S(浏览器/服务器)等形式实施查档或是阅档等,从整体上来讲,档案管理信息系统完善需要耗费大量资金,所以在资金方面一定要保证充足。
 
  2.2建立健全办公室档案管理机制,构建安全的档案信息监管制度体系
 
  首先,完善的制度化管理机制是企事业单位管理活动正常有序进行的基础,对于办公室档案管理工作来说同样重要。因此,对档案管理工作,必须加强对有关方面管理制度和机制体系的构建,促进档案管理工作创新成果的良好实现。在档案管理机制的构建过程中,相关规章制度的制定尤为重要,必须将其纳入到档案管理工作创新体系之中,避免其流于表面形式。其次,作为档案管理机构的上层领导人,为了确保档案管理工作能够在实践中按照规章制度具体执行,其必须构建一套信息监管制度体系,从而对档案管理活动产生政策向导或者制度约束作用。
 
  2.3健全办公室档案管理制度
 
  由于办公室的档案管理制度不够健全,会导致办公室档案管理工作不能更加顺利的开展。因此针对管理制度问题,首先单位应该高度重视档案管理工作的重要性,其次对档案管理制作到完善健全。在现有的档案管理制度中对于不正确不实用的制度进行更改,对不足的方面进行完善。单位在制定了健全的管理制度之后,应该要求管理工作人员严格按照管理制度对办公室档案进行分类整理。对于没有按照制度执行工作的管理人员,单位应该实行惩罚策略,以此来约束管理人员能够依照制度执行工作。而对于在办公室档案管理工作中表现较好的人员,单位可以实行奖励策略,以此来鼓励管理人员能够更加尽心尽责的进行工作,也可以激励其他管理人员的工作态度。通过健全办公室档案管理制度,可以有效的提高其工作效率。
 
  2.4构建网络体系,规范档案利用
 
  现阶段,信息技术与我国行政工作的深度结合,电子政务应运而生。在此基础上,行政工作信息化、现代化建设已然成为现实。目前,笔者所在行政服务中心基本实现了网络服务系统,为档案管理工作提供了技术保障。同时在计算机技术飞速发展的趋势下,档案网络化将会得到进一步推广和普及。但是信息化水平尚未达到预期的目标。因此服务中心应坚持与时俱进,积极引进先进信息处理技术,邀请专业技术人员,结合服务中心的工作特点,构建针对性的网络服务体系,提高档案管理规范化水平,促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行,从而有效提高管理有效性。为了加快档案规划化管理进程,我们要明确认识到培养技术人员的重要性,促使其能够兼顾档案与技术操作等专业知识,在系统出现问题时,能够及时解决问题,确保系统始终处于健康运行状态当中。更为重要的是,我们还需要与政府其他部门建立合作关系,构建网络化管理体系,实现信息共享及传达,以此来适应服务型政府发展需求。
 
  2.5建立档案管理意见反馈机制
 
  档案管理完善期间,在强化相关管理制度的基础上,还需要建立管理工作意见反馈机制,这种反馈机制主要是在实际档案管理过程中,根据实际档案管理提出相关管理意见,及时将意见反馈到管理人员方面,管理人员根据意见及时进行改进。当然这种反馈机制价值的发挥,需要办公室档案管理人员积极配合,能够及时将意见进行反馈,同时这种方式很好地带动了办公室档案管理人员的工作积极性,对于档案管理工作的进步具有重要意义。
 
  2.6加大办公室档案管理的资金力度
 
  办公室档案管理工作对保障办公室稳定工作、提高工作效率都具有非常重要的作用。办公室档案资料在办公室工作中有着重要的指导作用,因此通过对大量杂乱档案资料进行管理,可以方便办公室工作人员对资料文件进行查阅借鉴。单位可以加大资金支持力度,完善档案管理信息系统,通过资金支持建立科学的档案管理信息系统,只有档案管理实现信息化,才可以减少在档案管理中耗费的时间和人力,也可以提高办公室档案管理的工作效率。
 
  结束语
 
  综上所述,作为企事业单位管理工作的重要一部分,办公室档案管理工作在一定程度上影响到各项工作的顺利开展。在新时代背景下,只有提高档案管理工作的信息安全管理意识,加强对信息安全技术的应用,建立健全办公室档案管理机制,并加大对办公室档案管理工作方面的投入,不断完善其信息化建设的物质基础,才能够有效提高档案管理工作效率,并全面提升档案管理现代化建设水平。
 
  作者:汪辉
    参考文献 
  [1] 杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2014(5):171-172. 
  [2] 郭光玲.新时期提高办公室档案管理有效性的对策探究[J].办公室业务,2016(20):118. 
  [3] 杨颖.试论新时期如何提高办公室档案管理的有效性[J].卷宗,2015,5(10):89.