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加强机关文书档案管理水平之我见

  • 投稿皮皮
  • 更新时间2015-09-22
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文/ 浙江省淳安县规划局 余月英

【摘要】本文认真分析了机关文书档案管理存在的问题,以此找准突破口,分析了提升机关文书档案管理水平的有效途径。

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关键词 机关;文书档案;管理

一直以来,文书档案都是国家档案的核心组成,它记载了各个单位的发展历程,是对基本建设、问题处理以及领导决策等方面的客观反映。作为机关的基础性工作,文书档案管理是一切管理工作开展的基础。

一、机关文书档案管理存在的问题

(一)难以判断电子档案的原始性。传统的纸质档案可以通过载体、形式以及内容来表现,也可以通过纸张、字迹、印迹、字体等方面对其原始性加以判断。但是电子形式的出现将原本的实态转变为虚态,已经缺少了“纸质原始状态”,由于其生成、传输、接受的状态完全一致,因此也很难对其原始性加以辨别。

(二)文书档案资料收集不及时、不健全。随着社会的发展,业务性较强的机关部门,由于形成的业务档案量大,且日常收集、整理、数字化处理、查借阅工作量大,业务档案在机关行政管理过程中的现实性作用突出,都实行办文与办档相分离的档案管理模式,即机关综合办公室负责公文收发流转的工作人员与机关专职档案管理人员相分离,档案人员安排在机关信息中心专门负责机关的档案管理。专职档案人员不参与机关文书的日常流转,各个业务科室又各自为阵,使得在收集与整理档案材料时难以做到真正地周全考虑。出现档案管理“轻文书、重业务”的情况,每年一次向档案部门移送文书时才发现个别公文不知去向,造成“缺米下锅”,管理被动。

(三)办文人员档案管理意识不强。虽然机关部门针对档案管理工作也出台了多项制度,但是在实际的操作中,却无法将制度作用完美地发挥出来。究其原因:第一,文书部门办文人员未经过专业的档案业务培训,由于综合办公室负责公文收发流转的工作人员本身对档案法律法规以及档案知识的缺乏,在公文流转过程中不能及时收回需要存档案的文件材料。第二,机关各科室的档案联络员发挥作用不明显,一般工作人员更是缺乏档案意识,个别员工为了方便,长期借用具有参考价值的部分文件,这样很容易造成部分档案的缺失。这不仅对档案的完整性产生影响,同时也会影响档案的挖掘与利用,影响到日常服务工作的顺利开展。第三,一些领导干部对于公文存档要求的重要性认识不够,在文件行文签发、修改时随意用铅笔、圆珠笔等现象还是存在,造成一些重要内容出现行文不规范、资料残缺的现象,最终影响档案的保存寿命。

二、机关文书档案管理的有效途径

(一)机关应定时开展档案教育培训,提高文书处理人员的档案管理素质。想要实现机关文书档案科学化管理,负责公文流转的文书处理人员的素质能力必须做到与时俱进。第一,拥有现代化的专业管理技能。注重业务素质的同时,也要懂得计算机知识的合理运用。第二,保持良好的政治素质。机关文书档案工作拥有极强的政治性,所以档案管理人员应该拥有明确的政治方向、高度的责任感以及鲜明的政治立场,能够懂得乐于奉献、勤奋敬业的精神。第三,保持良好的职业道德与责任意识。作为档案管理人员,需要认识到机关文书档案是一项严肃而又光荣的任务,需要严谨的作用、一丝不苟的态度才能将其完善,文件进柜不是目的,要懂得端正服务态度、增强服务意识,最终达到提升服务质量,利用服务作出贡献的目的。

(二)加强档案法律法规的宣传贯彻,健全机关档案管理制度。加强对《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》《电子公文归档管理暂行办法》等档案法律法规和机关文书档案工作现实意义的宣传,让机关单位领导干部和工作人员认识到档案管理的重要性,提升广大职工对档案管理工作参与的自觉性、积极性,做到按时上交文档资料。专职档案人员加强与机关综合办文部门的联络,在业务档案一月一次移交的同时,加强文书资料的日常监管。改一年一度被动接收文书资料为一月或一季定期核实办文与收存情况,对于无法立即收集的资料,监督办文人员做好交接与登记处理,这样才能落实所掌握的资料,以便后期将其归档。

(三)健全机关档案工作组织网络。健全机关文书档案工作组织网络,就应该不断地创新档案管理体制,闯出新思路,以便更好地服务机关内部工作。在文书档案之中,工作组织网络健全是首要条件,以往的文书档案管理工作过于简单、刻板,也没有相应的“网络”来加以支撑,使得其管理的潜能无法得到发挥。面对这样的情况,就需要健全机关档案工作的组织网络,并在“网络”内部做到层层落实,切实执行,就能够提升管理质量。健全“网络”,需要将重点放置于“活”字上,能够懂得通过网络来挖掘其内在价值,真正地将材料细化、活化,找准档案与机关各项工作的切入点与结合点,最终实现信息化文书档案管理。

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参考文献

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[2] 王萌萌. 机关文书档案管理分析[J]. 东方企业文化,2014(12):272.

[3] 李娜利. 机关文书档案管理中存在的问题及对策[J]. 河北联合大学学报( 医学版),2012(01):117~118.