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谈谈文字秘书的综合职业能力培养

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  • 更新时间2015-09-22
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文/ 福建水利电力职业技术学院 庄方琪

【摘要】本文从如何培养和提高文秘综合职业能力的角度出发,对文秘工作者要善于学习、不断加强情商修养、掌握沟通技巧等5 个方面进行了详细地论述。

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关键词 文字秘书;综合职业能力;培养

随着时代的发展、办公环境的变化,文字秘书工作任务较之前更为复杂、多样,作为一项集统筹能力、行政管理能力和文字能力于一体的职业,对文秘工作者提出了更高的要求。只具备简单的文字能力,对于公共关系、计算机等相关知识不了解或不具备其从事相关行业的知识,是无法胜任秘书工作的。那么文字秘书除了要加强文字的修养之外,还要加强哪些方面的修养以培养和提高综合职业能力呢?笔者已从事秘书工作20 余年,结合自身工作,建议文字秘书应加强以下方面的素养:

一、善于学习,不断提高文学素养

(一)重视并加强文字修养。文字工作是文字秘书工作和机关工作的重要基础,例如 “大事记”反映得是单位的历史,各类简讯新闻报道是对机关活动的宣传,所有各类发文文稿及纪要是单位重要决策、活动、运转的证明和痕迹,并以此进行总结、制定下一阶段的计划,是进行调查研究的重要依据。

(二)不断提高相关业务知识素养。当代秘书事务日益繁忙,要求秘书不仅是某方面的专才还应该是通才,是专家更是杂家,作为秘书,除了要具备基本文字运用能力外,还应具备一定的计算机应用水平、相关多媒体知识、结合单位行业情况了解一些专业知识,如对行业报告基本能了解、学会相关的行业术语、掌握一些通用名词。

(三)以人之长补己短,以人之厚补己薄。由于办公室人员有着不同的专业背景、工作经历,各有长处和优势。因此文秘工作者要了解自我的缺点,善于观察同事甚至领导的长处,仔细观察他们的思维、处事的方式等,弥补自我的不足。

(四)应有“一日三省其身”的精神,要善于反省、总结。

文秘人员多争取实践的机会,勤动手多看、多写、多练,要善于在实践中成长,在实践中总结,尤其在办事、办文、办会的过程中要努力向前辈学习,同时由于不同的企业、单位有长期沉淀的文化和习惯,还应遵从当地习俗。

(五)现代秘书应提高数据修养,增强对数据的敏锐性。由于文书讲求得是客观、真实,在说明工作进展的进度、规模、速度、趋势等情况时,一般都离不开数据资料,有的甚至还需用数字表格来说明。这些数据必须客观、实际,不能进行人为的浮夸和缩小,否则会曲解和误导公文内容,因此文字秘书还应该提高数据的敏锐性,对文中使用的数据都必须一一认真核对之后才能用。

二、不断加强情商修养

情商对于亲密个人关系的形成、发展、维护和加强具有重要作用。不同于智商的稳定性,我们可以通过学习提高情商。在社会日益注重职业人心理学研究的当今,作为文秘人员更应该学习并掌握心理学的一些基本知识,以便于更好地消除好职业带来的负面情绪,辅助好领导的工作,笔者认为这点尤其重要,只有心理健康才能使人真正走向成功。

(一)良好的职业道德修养,是做好秘书工作的根本。由于秘书是帮助领导进行决策、开展工作的助手,要根据领导的意图和要求去工作。因此秘书行业有别于其他行业,其职业道德概括为:忠诚正直、立场坚定;细致周到、一丝不苟;坚持正义、顾全大局;乐于吃苦、甘于奉献;沉着冷静、严守机密。

(二)学习基本的心理学知识,提高管理负面情绪的能力,消除由于情绪不良而引起的职业倦怠。由于文秘工作的服务性、从属性,秘书人员的工作较其他岗位相比不容易出成绩,其工作价值不易被肯定,外出交流学习的机会也较少,所以不少秘书容易产生不良的认知,引起职业倦怠,“不求上进,得过且过”“不求有功,但求无过”,该负面情绪极大地影响了秘书工作者主观能动性的发挥,影响了工作的效果和质量。文字秘书要想改变不良的认知引起的情绪,要学习基本的心理学知识,对心理进行恰当的调适,最好的参考方法是用埃利斯提出的ABC 合理情绪疗法。

(三)有处乱不惊的心理应变能力。由于秘书工作日常事务较为繁杂,某些急事也会随时出现,工作时常有千头万绪、杂乱无章的感觉,压力较大。秘书人员面对压力时应有处乱不惊的心态和冷静对待的心理应对能力,根据经验应统筹安排需处理的常规事务,做到做事有计划、工作有规划,并能急事急办,根据事务的重要性分清主次,分清缓急,有条不紊地完成任务。

(四)不攀比、不羡妒,要有俯首甘为孺子牛的踏踏实实的工作态度与作风。由于秘书工作是配角的工作地位,工作压力大、常需加班,还经常遭遇不公平的对待。另外,秘书工作中要与形形色色的人发生各种各样的联系,这些人的行为方式、待人接物的喜恶也容易影响秘书个人的心境,因此秘书应有“海纳百川、有容乃大”的心胸,能够去容忍一些不公平的待遇,去包容各种行为与态度表现,包括某些没有触犯到根本原则的伤及个人自尊的态度。对于同事或同行的成就,不攀比、不羡妒,实实在在做人、踏踏实实做事。

三、掌握沟通技巧,做好协调工作

有良好的沟通技巧、具备较强的沟通能力,能够使秘书处理人际关系轻松、自然,能够顺利地促使各项行政任务及时传达并执行落实。因此掌握良好的沟通能力对于文秘人员提高工作成效来说是十分重要的。而沟通力不是人先天就具备的才能,是后天培养而形成的。那么如何培养呢?

笔者认为:一要树立良好的形象。注重个人仪表、审美等综合能力的培养,言谈举止做到得体大方,给人美好的第一印象。二要注意称呼问题。在交流时秘书可根据对象身份、年龄、职业及文化层次的不同,因人而异地称呼他们,在维护他们自尊的基础上,选择他们喜欢听的名称称呼他们。三要注意交谈的态度。在采编信息了解情况时,态度要诚恳、热情,认真倾听,保持礼貌,不要打断对方话题,双方应保持使人感到舒适的距离和姿势,同时保留自己的意见、观点和感觉,以得到更完整、全面的资料。四要适度用手势等肢体语言,能够加强谈话的效果,在交流同时保持目光接触,不做其余分心的动作,营造良好的沟通氛围。五要对不同文化层次的对象采用不同的沟通方式。六要确准理解他人意图。要正确辅助好上级的工作,理解好上级的意图尤其重要。七要清楚沟通。不仅是语言沟通,还可以是心灵的、手势的、眼神的沟通。秘书要善于捕捉细节、做到脑勤、口勤、手脚勤。

四、加强工作的责任感

由于办公室是单位的枢纽,秘书的工作起到了承上启下的作用,如行政事务经领导班子商议后往往形成文件下发,秘书对每一份公文都应该重视,做好公文登记、传阅、分办、催办和归档工作,不能出现疏忽和遗漏。有的事务需要一段时间不是马上就能完成的,如单位规章制度的汇编工作,秘书应制定汇编工作的时间进度表,首先根据规章所属的部门进行分类,分发给各部门校核,各部门依据规章修订的情况进行反馈,秘书据此订出完成的时间进度表,对各部门进行限时催办,最后将新修订的制度对照旧制度进行增补,进行初审前的校核,再经过各部门责任人初审、办公室主任审核,最后由单位主要领导进行定稿审核、签发。整个过程历时短则3 个月,多则1 年。秘书则始终要对进度进行跟踪,需大量精力和时间,同时还兼顾其他事务,没有高度的责任心是做不好的。

五、在职业可能范畴内发挥主观能动性

辩证唯物主义认为人能够认识客观外界的运动规律,可以能动地改造客观世界。正确发挥主观能动性,其实就是强调在实践中如何将主观的大脑中的东西变成现实的东西,要想让实践活动取得成功,肯定要尊重客观规律和掌握必要的物质手段。由于文字秘书主要是为领导服务的,以贯彻落实领导的意志为主要特点的,其从属的职业特性,决定其发挥主观能动性的特殊性。文秘人员在处事时不擅自作主张,有创新的思维要经过领导的许可才去实施,而不是任凭个人想法去胡乱作为,同时发挥主观能动性要适时,掌握好的时机才提出建议和合理化意见,即有作为而不乱作为,到位而不越位。一个好的文字秘书能够主动学习新政策、新理论,常常站在全局思考问题,这样才能发挥主观能动性和创造性,使建言献策能符合客观实际,用科学理性的思维去分析问题、解决问题。

六、结语

当文秘人员面对错综复杂的事务时,应在重视并加强文字基础的同时提高相关专业知识学习以提高专业素养;加强情商及心理学有关知识的学习以消除心理上的负面影响;合理管理自已的情绪以提高自信能力;有良好的沟通能力、技巧使秘书能够轻松自如地处理好人际关系;灵活高效地管理时间、合理规划作好事务的统筹安排,能促进行政事务处理能力的提升;适时发挥主观能动性,发挥参谋和助手作用,从而使文字秘书的综合职业能力得到提升。

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参考文献

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