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档案资料征集前后期操作管理对策

  • 投稿叶草
  • 更新时间2015-09-22
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文/ 河北省秦皇岛市山海关区档案馆 李秀红

【摘要】由于受到种种主客观因素的影响,档案部门的资料征集工作进展得有些缓慢。在新时期背景下,加强档案资料征集前后期的操作管理至关重要,要从细节做起,提高对征集工作的重视程度,方能促进征集工作的有序开展。

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关键词 档案资料;征集工作;操作管理

近几年来,我国的档案事业得到了突飞猛进的发展,档案部门加大了资料征集力度,征集了不少有价值性的历史史料、历史回忆录和名人图书等,这些资料具有很高的利用价值。然而,由于受到种种主客观因素的影响,档案部门的资料征集工作进展得有些缓慢,散落于社会上的部分珍贵资料未能及时征集进馆,导致这些资料未能发挥真正的作用。造成这种现象的原因是多种多样的,一是因为档案资料征集工作的难度比较大,档案资料的来源比较零散,征集对象比较复杂。二是档案资料征集工作无章可循,档案部门各行其政,导致征集到的资料无法实现共享。三是由于民间收藏异军突起,使得档案部门征集工作的形势产生新变化。四是征集人员的思想没有到位,重接收轻征集,没有意识到主动征集资料的重要性。五是征集方法不够科学,对资料征集工作缺少有力研究,没有确定征集目标。这一切都说明,加强档案资料征集前后期的操作管理至关重要,要从细节做起,提高对征集工作的重视程度,方能促进征集工作的有序开展。

一、档案资料征集工作的重要性与必要性

(一)征集工作是档案工作的起点环节。作为一项政策性很强的工作,档案资料征集工作是档案工作诸多环节中的起点环节,是实现档案资料集中、统一管理的基础路径。做好档案资料征集工作,对于整个档案工作有着不言而喻的重要作用。具体而言,档案资料征集工作就是按照党和国家的相关规定,采取专门的征集方法,将分散在机关、单位、个人手中的档案集中到相关档案室中,以便实现零散档案资料的价值,为我国社会主义物质文化和精神文明建设作出应有的贡献。

(二)征集工作是丰富馆藏的重要路径。众所周知,数量充分、质量完整、结构合理、成分充实是衡量馆藏的重要标准

从某种角度而言,档案部门要想为社会作出贡献,就要看其藏量多少和质量高低。而要扩充藏量,离不开行之有效的征集工作,要为档案工作主动“开源”,要主动采取措施将各种有价值的档案资料集中在一起,从中分析线索,促进相关工作的有序运行。

(三)征集工作是档案标准化工作的重要标志。档案工作标准化是档案管理现代化的重要基础,实现档案工作标准化是一项长期工程,不可能一蹴而就,要逐步推进,首先要从征集工作做起。毫无疑问,征集工作做得好,能够使全宗变得更加完整,形成统一体系,这样才有利于反映相关部门在历史上某个时间段的工作全貌,这对档案部门的顺利运行至关重要。

二、档案资料征集前后期操作管理对策

如今,档案资料征集工作的重要作用已成了不争的事实。但是在实际工作过程中,档案征集确实还存在一系列亟待解决的问题。针对档案资料征集工作中存在的一系列问题,可以采取以下几点措施予以解决:

(一)与时俱进,转变观念。21 世纪是一个全新的时代,我们必须保持与时俱进的眼光,才能应对时代提出的挑战,档案资料征集工作也不例外,在征集前后期必须加强操作管理,使征集工作有章可循,有据可依。档案部门首先要做的事情就是改变传统征集工作的思路,努力探索新时期背景下档案工作的新特点。一是要将档案征集工作纳入档案馆的重要日程中,对其加大资金投入,提高对征集工作的重视程度,还要建设有征集特长的高素质人员队伍,对他们展开培训,使他们掌握先进的征集方法。二是要对征集工作加强宣传,构建系统的征集网络,借助各种大众媒体的力量宣传征集工作的重要性,在社会范围内形成良好的征集氛围,使社会大众主动提供资料。三是制定科学合理的档案资料征集方法,完善征集工作考评体系和激励机制。

(二)围绕特色,突出重点。毋庸置疑,档案资料的征集工作没有固定的范围,可突破时空的限制,但是要紧密结合本地特色来征集。根据地方特色,档案资料的征集范围一般要包括:1. 反映本地人文历史方面的档案资料。2. 上级领导人来本地视察时形成的讲话、题词、报道、音像等档案资料。3. 本地的品牌产品、老字号以及标志性建设方面的档案资料。4. 反映本地区重大事件、重大活动的档案资料。5. 反映本地区特定历史时期的档案资料。6. 其他有收藏和利用价值的档案资料。当然,地方特色并不局限于以上若干个方面,关键要因地制宜地进行征集,不要放过任何一个细节,这样才能体现征集工作的实效性。

(三)多方合作,拓展渠道。档案资料数不胜数,征集人员要多方获取信息,努力拓展征集渠道。一是要与基层档案员加强联系与交流,构建信息网络,及时把握各基层单位的资料信息情况,随时征集有价值性的资料。二是在接收档案资料的同时实施征集工作,去伪存真、去粗取精,形成系统性的档案体系。三是通过大型活动和会议实施征集。四是组织专题性征集工作。五是依靠广大人民群众实施征集工作。很多档案资料散落于民间,群众的支持是开展征集工作的有效条件之一。

(四)加强培训,提高素质。作为实施征集工作的主体,征集人员不断提高业务能力和综合素质至关重要,这样才能在工作中从容有余地面对各种困难与挑战。征集人员要主动参与相关培训,加强学习。一是要多学习和研究本地的历史文化,将其与档案工作有机整合。二是要掌握档案资料征集工作的政策、方针和制度,并灵活使用。三是培养公关协调能力,学习征集心理学。四是提高辨别真伪的能力,懂得鉴赏文物、书画或古籍。另外,档案征集工作者还要主动学习《档案工作者职业道德准则》,在道德和行为方面多加注意。一是要公平对待征集对象持有人,不能用欺骗手段从持有人手中获得相关档案资料。二是要仔细收集、详细记录拟征集对象的原始资料,不能掺杂人为色彩进行征集,否则会破坏档案资料的客观性和完整性。三是要认真执行新征集档案移交制度,严格遵守保密制度。四是不得实施与职务工作领域相一致的私人收藏活动。只有做到了这几点,档案征集人员才能出色完成征集工作,收集到有价值的资料。

三、结束语

从某种角度而言,档案资料征集工作是与历史打交道,征集任务比较艰巨,征集道路上充满坎坷与未知困难。档案资料征集人员必须转变思想,加强征集前后期的操作管理,身体力行,发展社交网络,从而得到征集线索。

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