中医院校档案信息化建设探索

  • 投稿Smar
  • 更新时间2016-06-14
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中医院校作为一类专业性极强的高等院校,肩负着为祖国培养现代化中医药人才的重任。中医院校档案部门所存档案是对该校各项工作的真实历史记录,是反映学校在日常教学、科研、生产、行政管理等各项活动中所产生的珍贵资料,特别是在中医药特色中国传统文化的继承与发展方面起到了十分重要的作用。近年来,随着信息技术的飞速发展,无纸化办公的进程逐渐加快,随之产生了大量电子类、数字类文件、资料。结合《高等学校档案管理办法》中所提出的“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”的基本要求,中医院校档案部门急需顺应时代潮流,在全国高校建设数字化校园的大背景下进一步加快进行档案信息化建设工作。 
  1 中医院校档案信息化建设的现状 
  1.1 思想观念陈旧,对档案信息化建设缺乏了解 
  中医院校是专业性很强的高等院校,其主要是以传播中医药文化、培养中医药人才为主要任务和目的。往往忽视了档案管理工作如果做好了,也会对中医院校的发展和进步起到推动作用。无论是校领导还是学校各归档部门,往往很简单地认为档案信息化建设就是购置软硬件,将纸质版的档案信息资料变成电子版的资料。但事实上,高校档案信息化建设是指利用现代的信息网络技术来加强高校的档案信息资源的收集、整理、归档、存储、开发、利用等一系列复杂的系统工程,若大家认识不到这点,那么档案信息化建设从一开始就会走向误区。 
  1.2 缺乏统一的建设标准,没有完善的制度约束 
  目前国内各大高校大多已经开展了档案信息化建设工作,但都是各自为战,缺乏统一的标准和规范。高校与高校之间缺乏交流与合作,总会造成建设漏洞和弊端,容易造成资源浪费和效率低的问题。对于中医院校来说,其思想观念更加保守,与学校其他部门或兄弟院校一起合作的情况不多,软件系统兼容性不好,容易形成信息孤岛的现象,无法使档案信息资源集中统一管理。此外,相应的制度不完善,档案管理人员工作起来没有制度约束和制度激励,容易造成工作懈怠、热情低等问题,这将直接影响学校档案信息建设进度。 
  2 中医院校档案信息化建设的建议 
  2.1 强化档案信息化建设的重要性意识 
  首先,通过大力宣传,在校内进一步深化档案信息化工作的重要性。可以通过开展各档案馆藏特色专题档案展览、档案知识竞赛等一系列活动来宣传档案工作的重要性,使大家意识到档案工作的重要性,从而引起关注。其次,开设相关讲座,让大家了解到档案信息化建设不仅是将纸质档案变成电子档案的过程,还包括一系列利用现代信息技术对档案资源数据进行加工、存储、传输、共享的过程。 
  2.2 制定并完善相应的制度 
  针对很多高校在档案信息化建设过程中的混乱局面,有必要制定一系列的制度来规范档案信息化建设工作。首先,建立电子档案管理归档、存储、加工、利用、管理制度,确保档案信息资源的安全性和可用性。其次,建立统一的数据格式、标准、传输模式等,确保档案信息资源在传输、存储过程中的完整性。最后,完善档案信息资源管理的标准,与OA对接,使档案信息资源得到集中统一的管理,从而在档案利用上也更加有效率。 
  2.3 加大资金投入力度 
  高校档案信息化建设首先离不开软硬件的支持,这是档案信息化建设的基本保障。如建立档案网站、建设档案管理系统、购置数据传输及存储设备等均需要大量资金的投入,同时还要不断更新与维护这些软硬件设备。对于中医院校来讲,传统保守的思维模式使学校档案事业的发展缓慢,因此更需要学校及领导的支持,以确保档案信息化建设顺利进行。 
  2.4 加强对档案管理人员的业务及信息技术能力的培养 
  档案信息化建设需要一批具备档案业务知识、网络技术知识、文字图片处理能力、数据处理及存储能力、信息管理知识的专业型、复合型人才。因此,中医院校本身就比其他综合类高校更加保守和传统,需要中医院校档案部门主管领导的大力支持,建立有效的激励机制,一方面要引进高素质档案管理人才,另一方面要支持现有档案管理人员针对自己的弱项进行有针对性的专业技能培训与学习。最终提高中医院校档案管理人员的信息加工与处理能力和应对信息时代应该具备的现代化服务能力。 
  3 结 语 
  中医院校档案信息化建设是一项长期、复杂的工程,不是一朝一夕即可完成的,不仅需要档案部门的努力,还需要学校领导的支持和学校各部门的通力配合。在建立“数字校园”的大背景下,只有充分运用档案管理学理论,计算机网络技术、通讯技术、电子文件管理等多种知识,改变观念、拓宽思路、提高认识、勇于实践、建立标准和制度,中医院校的档案信息化建设工作才能取得突飞猛进的发展,祖国的中医药文化事业才能得到进一步传承与发展。 
  主要参考文献 
  [1]邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报,2009(6). 
  [2]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学,2012(2).