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《电子文件管理系统通用功能要求》与IS016175-2:2011的比较研究

  • 投稿李狗
  • 更新时间2015-09-22
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摘要: 电子文件管理系统开发的成败直接关系到电子文件管理的效率与水平:《电子文件管理系统通用功能要求》和IS0 16175: 2-2011都是指导电子文件管理系统开发的标准,文章从功能模块的划分与模块对应关系两个方面对它们进行了异同点的比较,认为电子文件管理系统的开发应该坚持基于前沿、遵从规范,基于业务、实用适用,基于元数据、确保真实可靠,基于前端、全程管理的原则。

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关键词 :电子文件管理系统;通用功能要求;IS0 16175;比较

中图分类号:G271文献标识码:A

蒋术

一,引言

“与纸质文件相比,电子文件管理最大的特点就是化载体控制为系统控制。也就是说系统将取代载体成为电子文件管理方法体系的核心”…。电子文件从生成到销毁或永久保存,一般流经三个信息系统,分别是形威电子文件、支持单位工作开展的业务系统,我们称之为电子文件形成系统( Electronic DocumentsManagement System,以下简称EDMS);从EDMS中识别、捕获电子文件,维护电子文件与业务、电子文件与电子文件间的各种联系,提供利用和对电子文件进行处置的电子文件管理系统( Electronic RecordsManagement System.以下简称ERMS);负责维护电子文件和长期保存利用的数字档案馆系统(又称可信数字仓库,Trusted Digital Repository,以下简称TDR)。这三个系统之间的关系如“图1”所示。本文所比较的两个标准主要针对的就是ERMS的功能要求,它们都是指导开发合规的ERMS的最新纲领性规范。在现代办公环境下,对电子文件的有效管理主要靠ERMS,维护电子文件的真实性、可靠性、完整性、长期保管和利用电子文件也是依靠ERMS。可以说开发的ERMS是否合规、功能是否完善决定了电子文件管理的成败。世界各国都很重视ERMS的开发,纷纷制定相关标准,明确ERMS功能需求,规范其开发过程,比如:欧盟的《电子文件管理范例要求》( Model Requirements for the Management of Electro-nic Records 2,简称MoReq2)、美国国防部的《电子文件管理软件应用系统设计评价标准》( Design Cri-teria Standard for Electronic Records Management So-ftware Application,简称DoD5015.2-STD)、ISO16175等。由于文件管理工作、科技发展水平、文化传统等方面不同,各国指导ERMS开发的标准规范既有一定的相同之处,又有各自特色。本文拟就我国与ISO规范ERMS开发的两个标准(《电子文件管理系统通用功能要求》和IS0 16175)的异同点进行比较研究,以期对我国ERMS开发部门、文档管理部门了解和认识国际标准,推动我国ERMS的合规性建设有所裨益。

二,标准简介

2013年6月1日实施的《电子文件管理系统通用功能要求》(下文简称《要求》)是目前我国唯一一部电子文件管理系统功能需求标准。此前,由于我国没有相关标准,各部门开发出的ERMS功能很不完善(见下文调研结果),难以对各部门生成的电子文件进行有效管理。该国标的出台,旨在规范我国ERMS开发,提高我国电子文件管理水平,保证电子文件的真实、可靠、完整。国标分为六个部分:范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、基本功能要求和可选功能要求。IS0 16175共三个单元,均是国际标准化组织采标自2008年7月第十六届国际档案大会颁布的《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》( Principles and Functional Requirement for Recordsin Electronic Office Environments,下文简称ICA-Req)。“2010年12月,ICA-Req第一、第三单元被国际标准化组织采用。201 1年4月,ICA-Req第二单元被国际标准化组织采标为国际标准IS0 16175的第二部分。至此,ICA-Req的三个单元悉数成为国际标准《信息与文献一一电子办公环境中文件管理原则与功能要求》(IS0 16175)的三个部分。第一单元是概述与原则综述,第二单元是ERMS指南与功能要求,第三单元是EDMS指南与功能要求。”本文主要比较《要求》和IS0 16175:2-2011即与ERMS功能需求相关的部分。这两部标准都是集大成之作,在各自领域都很有影响力,具有很强的时代特性,通过对比了解其异同,对我国ERMS开发部门了解国际前沿大有裨益。

三.基本信息

通过“表1”我们发现:《要求》和IS0 16175:2—2011适用范围基本一致,即适用于机构ERMS的设计、审核和实施;它们都详细的对相关术语进行了界定,以便标准能更好地被使用者理解;它们都引用了相关标准和规范,都是集大威之作;从书写形式上看,《要求》和IS0 16175:2-2011都是先写功能要求概述,后文均以表格的形式对概述内容展开分块进行条分缕析的罗列,不同的是,对罗列的每一项ERMS功能要求条款,《要求》给出了“必选”(必须采用)和“可选”(可根据用户需要选用或不选用)两种,而IS0 16175:2-2011给出了三种,分别是“Must”(必须的、绝对的要求,必须选用)、“Should”(不使用这条规则的理由有说服力时可不予考虑)和“May”(真正的可选项,可以忽略或采纳),更加的细致;《要求》与IS0 16175:2-2011的不同点还体现在ISO16175的起草者有具体实践部门如软件经销商的参与,而《要求》则是政府机构和高校合作的产物;《要求》可以看做是一个整体,主要论述ERMS的通用功能要求,而IS0 16175三个单元即相互独立又相互联系,要了解ERMS的功能要求仅仅看IS016175:2-2011是不够的,还必须参考IS0 16175:1-2010概述与原则综述,它是IS0 16175纲领性部分;由于是国际标准,IS0 16175参考的文献涉及到全球具有影Ⅱ向力的项目如InterpARES和各国国家标准,而《要求》主要引用自身体系内的标准规范,这可能是由各自的服务对象不同所决定的。

四,标准相关内容

“图2”和“图3”分别给出了《要求》和ISO16175:2-2011对ERMS功能要求的框架图。

《要求》的基本功能四个模块大体对应ISO16175:2-2011功能要求中的四个模块(设计模块ISO16175:2-2011未予详述),它们之间的对应关系见“图4”。《要求》和IS0 16175:2-2011中都规定ERMS应该根据机构自身实际情况建立分类方案,并赋予其唯一的识别符,均强调只有授权用户才能创建分类方案等。《要求》为了保证分类方案的质量和稳定性,还规定了维护分类方案的条款,包括对类目进行拆分、删除、复制、合并等。它们对元数据的捕获均贯穿整个电子文件生命周期,在文件流转的每一个环节,在对文件进行操作的每一个过程,元数据都不断地生成,像滚雪球一样越来越多,并且都要求ERMS对元数据必须集中存储、管理和维护。具有独特性的是《要求》中规定了ERMS应该支持管理员定义和维护不同的文件类型模板,这样就极大地简化了机构文件管理的复杂度。如机构只需要提供必要的信息如发文机关、文种、正文等,系统就可自动套用模板生成完整的文件。IS0 16175:2-2011的附录中提供了一张《审核现有电子文件管理系统是否符合规范要求的对照检查表样表》,很值得《要求》学习,这张表使评价ERMS是否符合规范具有可操作性。关于安全方面,IS0 16175:2-2011主要使用访问控制(根据基本工具,它是用来描述网上信息资源,加强对网络资源搜集、开发、组织与利用的数据集合”。文件管理元数据包括识别、认证文件和文件背景关联等信息,以及生成、管理、维护和使用文件的人员、流程和系统信息,文件管理政策等。只有具有关键特征的元数据文件才是真实有效的文件。元数据在文件的流转过程中不断增加,无处不在,有效地保障了文件的真实、可靠、可用和完整。

2在操作层面上特别强调通过权限控制等保证文件的真实可靠。比如只有获得相关权限,才能定义和维护分类方案、保管期限表等。

3最大限度地保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。系统尽量减少人的操作,如相关数据系统自动捕获,制定文件类型模板、统计模板等。不得不由人进行操作时,要用元数据记录其操作过程。

五.开发合规性软件的建议

中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组采取实地调查和问卷调查相结合的方式,于2007年6-12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行了调查,结果显示: “已使用电子文件管理系统( ERMS)的机构占79.6%;仅有25.6%的电子文件管理系统能够接收和管理机构内部形成的所有的电子文件.74.4%的电子文件管理系统(或模块)不能接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等;只有2%的机构的电子文件管理系统(或模块)具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能。不能进行元数据统一管理的系统,我们认为是不合格的系统;37家单位的系统声称具有归档功能,却没有一家有规范的功能需求;11家单位的系统声称具有鉴定功能,却没有一家有电子文件保管期限表;22家单位的系统声称具有元数据捕获的功能,却没有一家执行元数据规范;34家单位的系统具有长期保管功能,却有21%已经出现了电子文件无法读取的情况;17家单位的系统具有迁移功能,却有仍有24%已经出现了电子文件无法读取的情况”。

从上述的调查数据中,我们不难发现,所调查的153家机构的电子文件管理系统功能很不完善,开发很不规范,难以保证电子文件的真实、可靠、完整和长期保存。因此,按照最新《要求》开发合规的ERMS刻不容缓!

1 基于前沿,遵从规范

“将现实中保障电子文件质量的管理元素(管理方法、相关制度、功能需求)技术化于ERMS功能中,通过该系统的运行达到理想的电子文件管理,已成为全球IT界和文件管理领域的共识”。上述的调查是在《要求》实施之前,当时的ERMS开发尚无统一指导标准,质量参差不齐在所难免。但是,作者近期通过网络调研,试用我国科技公司开发的ERMS发现,它们仍然没有参照最新标准开发系统,没有元数据捕获功能,如“华天动力协同OA办公系统”等。笔者认为,ERMS的开发必须遵照最新标准。当然,由于我国标准制定的滞后性,开发部门可以参考相关国际标准。从前文的比较中我们可以发现,IS0 16175:2-2011中对ERMS的功能需求大体涵盖了《要求》的基本功能模块。当然,在没有国内标准而引进国际标准时,一定要根据引进单位具体情况进行“改造”。

2基于业务,实用适用

“ERMS未来的发展方向必须紧密联系政务业务和过程,支持基于证据的善治和协同服务”。因此,以部门的具体业务为基础,打造实用、适用的系统,合适的才是最好的。比如,档案鉴定工作完全可以依靠ERMS提前到文件形成阶段,由文件起草者根据系统提供的档案保管期限表进行鉴定,因为档案的鉴定理应由最熟悉文件的人决定。对文件的著录信息,应该存储到数据库中,当文件到达归档阶段时,大量著录信息已经具备,这样就极大地减轻了档案部门的压力,也就是要做好ERMS与TDR的衔接工作。

3基于元数据,确保真实可靠

电子文件管理最大的挑战在于如何确保文件的真实可靠与长期保管,而元数据为保证电子文件的真实可靠提供了证据。 “ERMS的开发全程应该以元数据为基础,实施抓取、保管、维护元数据,尽量避免人为的元数据操作。对于不得不进行人为录入的描述性元数据应该做好权限的控制和监督审核工作,使元数据需求越来越趋于细化和规范”。元数据是ERMS开发的主线,贯穿系统开发的每个环节,做好元数据管理工作可以说是开发合规ERMS的关键所在。

4基于前端,全程管理

业务系统、电子文件管理管理系统和数字档案馆系统是紧密联系在一起的,绝不能孤立地对待。因此,要把握全程,统筹兼顾,做好各系统之间的衔接工作、数据共享工作等。ERMS管理的是业务活动中产生的文件,假如没有合规操作,比如起草的公文不符合最新的《党政机关公文格式》( GBIT 9704-2012),那么这份文件的真实性、有效性则无从谈起,后续的分类、归档、处置等工作将变得毫无意义。因此,ERMS的开发一定是基于前端的(指文件的形威阶段),必须做好前端控制,它是后续工作的基础。

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责任编辑:宛志亮