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浅谈办公室如何“升级”信息工作

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  • 更新时间2015-09-22
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文/ 渤海钻探工程公司 江涛 田金利 尚佳 季伟

【摘要】本文结合工作实际,论述了对办公室搞好信息工作的认识。介绍了本单位“升级”信息工作的经验。

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关键词 办公室;信息工作;经验

新形势下,办公室如何更好地发挥信息工作“服务决策、沟通情况、推动工作”的职能作用?这就需要办公室在“优化服务、精细管理、完善机制”上下功夫,创新方法,严细管控,精心打造信息工作“升级版”。

一、发挥“三个作用”,凸显信息工作新作为

参政设谋是办公室的一项重要职能,而信息工作是体现水平和成效的重要工作之一。办公室要高度重视并充分发挥信息的重要作用,努力在三个方面狠下功夫,不断提升信息服务水平。

(一)以文辅政,发挥“参谋部”作用。一是辅助决策要力求设谋全局。要善于从领导的角度和全局的高度去挖掘和编写信息,既做到“参之有道、谋之有方”,又做到“言之有效”,更做到“领导未思有所谋,领导未闻有所知,领导未示有所行”,实现信息工作与企业的中心工作和领导思路合拍共振。要注重调查研究,摸清实情,找准与本单位、本部门工作实际的“结合点”,深入挖掘高质量信息,不断提高参谋辅政质量。二是信息服务要力求高标准、高质量。信息工作的着力点是让领导掌握真实的情况,为决策打基础,是领导的“千里眼”。必须把领导时刻关注的、正在思考的、有待了解的问题,作为信息工作的切入点,切实把握各阶段重点工作,有选择性地采编能够带动全局的信息,为领导科学决策提供第一手资料。渤海钻探公司办公室每年集中一个多月的时间,编发基层单位贯彻落实年度工作会议精神情况,帮助领导了解面上工作进展,为公司调整有关政策、采取针对性措施提供依据。三是信息编写力求精益求精。要树立精品意识,尽可能地用最明确的形式反映最真实的情况,用最简短的篇幅容纳最丰富的内容,用最朴实的语言表达最深刻的道理,不断增强信息的指导性、针对性和有效性。编写信息要突出时代特征,避免老生常谈、旧话连篇,要充分体现新思想、新语言、新风格。要紧紧抓住实际工作中的亮点、热点、难点和盲点,深入挖掘信息的价值,不断提升信息质量,使信息更好地服务决策。

(二)精优服务,发挥“情报部”作用。信息作为领导的“情报部”,既能够使领导及时、准确、全面地了解决策实施、工作部署的情况,及时调整决策,使之更加科学有效;也可以使领导精准全面地了解基层单位、基层职工的心声和想法,有针对性地解决问题。要充分发挥好信息的“情报部”作用,必须在“三点”上寻求突破。一是紧扣“关注点”。要“围绕中心、宣传中心、服务中心”,准确把握上级机关、各级领导关心、关注的事项,挖掘和提炼有价值、有深度的信息,全面服务重点工作。二是抓住“闪光点”。要把挖掘特色信息作为提高信息质量的重要抓手,紧紧抓住本行业的特色亮点、引人注目的工作经验、成果等信息进行编报,不断提高信息的“含金量”。2014 年,渤海钻探公司针对国际市场开发特色和新疆市场提速经验,先后编报了《渤海钻探国际市场推进“四个转变”实现跨越式发展》《渤海钻探出实招助力“新疆大庆”建设成效显著》等多篇信息,引起上级部门关注,分别被集团公司值班信息转发。三是捕捉“热难点”。要每天关注新闻,及时了解国际突发事件和重大社会动态中可能对本单位产生影响的情况,第一时间了解本单位应对措施,第一时间编写上报,确保时效。同时,注重捕捉本单位工作中隐藏或逐步暴露出来的一些事关全局的矛盾和问题,编报各种潜在性、苗头性和倾向性的信息,服务领导决策。

(三)深挖细寻,发挥“信息部”作用。深入开展“精品信息工程”,在精挑细选收集信息,精雕细刻编写信息,精益求精报送信息上下功夫,加大综合信息、调研信息编报比例,实现信息由数量向质量数量并举、由单一信息向调研类综合性信息、由“等”信息向“找”信息的升级转变。一要扣准“上情”。紧紧围绕上级中心工作、重点工作和信息报送要点,准确、及时编报反映本单位重点工作动态、重大项目进展等信息,确保上报的信息质量高、路子对。二要吃透“企情”。围绕本单位中心工作,主动服务大局,及时反映领导关注重点、基层工作亮点、工作热点难点。三要把脉“下情”。全面服务基层一线,按照每个时期公司确定的工作主线,采取“层层剥笋”的办法,深挖信息,深究根源,在提升、增厚、拓宽上做文章,不断增强采编信息的深度。

二、完善“四个机制”,开创信息工作新境界

机制活则满盘皆活。搞好信息工作,创新机制是引得“活水”的关键。要善于发现信息工作中存在的共性问题,有针对性地加以解决。通过对基层信息工作的分析研究,可以完善四个方面的工作机制,确保信息工作高效高质开展。

(一)资源共享机制。信息工作的重要一环就是搜集材料,让巧妇“有米”下锅。但要拓宽信息的渠道,多渠道“找水”“寻米”,必须要建立“大信息”格局,实现信息资源共享。有条件的单位可以整合资源,尽力实现政务信息、党务信息、网络信息等各类信息的归口管理,统一由一个部门负责,实现抓总。如一时无法实现企业各类信息的统一归口管理,也可组织与信息业务有关的部门,定期召开联系会议,共商信息要点,共建信息资源库,共通工作经验,实现政务信息、党务信息、新闻报道的互享互通,使信息的“源”更多、“流”更广。

(二)目标考核机制。要提高信息工作人员的积极性和质优性,必须推行目标考核机制。每年都要结合本单位实际,给信息工作人员下达信息量化考核指标。指标既要考核数量,更要考核质量。每年给各基层单位下达报送信息最低指标,同时,通过考核报送数和采用率两个指标,并对采用率实施加权计分方法,推动信息报送数量与质量同步运行。同时,对考核结果实行季度通报、年度评比、年终表彰的方法,每季度对各部门、各单位信息采用情况进行排名通报。每年评出“十佳信息工作先进集体”和优秀信息员,给予表彰奖励,并将信息工作作为各部门、各单位办公室年度绩效考核和评先的重要依据之一,充分调动各部门和各单位报送深层次、精品信息的积极性。

(三)素质提升机制。人员素质的高低决定了信息工作的质量。在提高信息工作人员素质方面,要突出做到“四个结合”。一是坚持综合培训与单项培训相结合。在集中组织综合培训的基础上,采取一对一、上门式的培训方式,针对需求开展特色化培训,找准短板补短板,提升专项工作能力。二是坚持内培与外培相结合。每年召开一次信息工作会,举办一期信息部门负责人和信息骨干培训班。与此同时,坚持走出去,多参加上级部门、兄弟单位、业务部门组织的外部培训,开拓视野,扩充知识面。三是坚持现场交流与观摩学习相结合。组织各片区办公室之间在业务上进行交流、观摩,相互学习,借鉴经验,取长补短,共同提高。四是坚持岗位实习与业务指导相结合。组织有岗位业务提升需求的基层办公室工作人员到本单位办公室进行岗位实习交流,以轮训的方式,专项指导和快速提升办公室工作人员素质。经过“四个结合”,实现基层信息员培训全覆盖。

(四)全员办信息机制。人多力量大、心齐泰山移。要注重发挥全员参与信息编报的积极性,在以信息工作人员为主收集、编报信息的基础上,坚持全员办信息制度不动摇,集中群策、凝结群力、发挥群智,多渠道、全方位编报信息,形成上到办公室主任、下到办公室系统每名工作人员“人人肩上有胆子、人人参与搞信息”的全员办信息格局,确保好的信息及时发现、高质量编写、快速度上报。

三、搭建“五个平台”,打造信息工作新载体

随着知识经济、网络经济的蓬勃发展,各种信息传递、传播的载体不断涌现。如何充分利用好这些新媒介为信息工作做支撑、当保障,需要办公室着重搭建“五个平台”。

(一)网络信息平台。网络信息的传播速度和广度是所有信息无法比拟的。要提高信息工作的效率,必须建立自己的网络信息平台。要充分利用本单位网站,在“扩版、增容”上下功夫,时时筛选各部门、各单位在网页上发布的各类信息,将重要信息分门别类地编审至新闻栏目,依托网站拓展信息源,发挥网络信息传播速度快的优势,不断增强“第一时间意识”,努力做到“四个一,两个高,一个确保”,即:第一时间获得第一手资料,第一速度提炼、加工、整理出一流的信息,高效高量上报信息,确保信息“站位高、内容实、编报精、把关严、报送快”。

(二)经验交流平台。经验类的信息最能体现信息的质量。要善于总结、收集、整理本单位和基层单位的先进经验和优秀做法,汇编成册,印发基层,共享经验,互学做法。渤海钻探公司办公室2011年至2013年,先后编著《精细管理经验汇编》《平安之路——渤海钻探公司安全文化建设与实践》《工法创新集》3 本书,收录、整理、编撰了精细管理、安全文化建设、管理创新等方面的经验200 余篇,起到了互学经验、共同提升的良好作用。

(三)专题简报平台。专题简报是动态总结、反映阶段性工作进展、工作经验的一种信息媒介,是掌握基层动态的“显示屏”,反映各类问题的“预警器”,推进工作落实的“助推器”。要结合上级部门重点工作部署,围绕本单位全年重点工作,编写专题简报,烘托活动氛围,提升工作效果。2014 年,渤海钻探公司办公室围绕公司开展的“节支降耗、挖潜增效”活动,编发专题简报13 期;结合公司开展的“三比”劳动竞赛,分大港、华北、冀东3 个市场推出“三比”劳动竞赛专题简报30 余期,为领导掌握基层动态,单位之间相互学习提供了依据。

(四)行业专报平台。行业专报是让领导在第一时间了解到最新行业信息而设立的内参信息,对辅助领导决策具有重要意义。办公室可以结合实际,紧盯行业发展前沿,创办《行业信息参考》,及时对国内外本行业市场开发、科技进步、管理创新、工作成果、技术指标、安全管理等方面重要信息进行跟踪搜集分析,为公司决策层和所属单位提供有价值的专报,成为管理者的“千里眼”“顺风耳”。

(五)电子杂志平台。与传统媒体相比,电子杂志具有表现形式多样、内容反映生动、发行传播快、面广、互动性强、成本低等优势,既有利于企业各种群体之间的信息交流和信息发布,又有利于宣传企业、助推营销。企业办公室可根据实际情况,创办图文并茂、生动活泼、视觉冲击力强的内部电子期刊杂志,及时反映一线生产前沿不同时期改革发展、市场开发、经营管理、安全环保、队伍建设等方面的经验和成果,增强信息的受众面,吸引更多的眼球,进一步提升信息工作的综合效能。