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关于基层单位档案工作管理精细化的探究

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  • 更新时间2015-09-22
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文/ 河北省秦皇岛市海港区档案馆 范春媛

【摘要】本文以基层单位档案工作为研究对象,根据笔者的理解和工作经验,对如何做到管理精细化作出一番探究,并提出建设性意见供参考

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关键词 基层单位;档案工作;管理;精细化;问题;措施

基层单位,在过去很长的一段时间内,其运行和管理工作都没有得到外界的关注和重视,作为记录基层单位工作和发展的主要文献资料——基层单位档案的管理有着十分重要的现实意义和社会价值。如何才能够做好基层档案工作管理、如何才能够在减少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建档、管理以及查阅等各项工作内容,如何才能够让基层单位档案工作与时俱进的同时最大程度地做好各项工作,管理精细化或许就是解决这些问题的答案。

一、基层单位档案工作管理存在的问题

档案的管理,是一个单位、企业十分重要的一项工作,但是对于绝大多数单位,特别是在人力资源以及软硬件等方面存在严重不足的基层单位来说,档案管理工作基本上都是名存实亡。就基层单位档案工作中存在的问题而言,主要分为以下几大类:第一,社会、单位到员工对于档案管理的重视程度不够,认识不够,投入也不够;在单位中,档案管理工作基本属于“冷门”,都不是大家愿意接手进行管理的工作;导致这一问题的原因有许多,上至企业领导下至每一个单位的职工都需要对自身的这种错误认识以及信息的传递负责。第二,基层单位档案管理体系不完善、管理意识不够强;大家认为档案管理是可有可无的内容,不到使用的时候基本不会接触到,同时对档案管理的相关方法以及措施也很少有所涉及,这些问题间接地反映出基层单位在档案管理工作中没有具体的管理措施,也没有日常的检查和管理工作,对于档案管理工作相关内容知识的培训机会也是少之甚少。第三,档案管理的软、硬实力都不够,在信息更新上严重滞后,没有专业的人才进行具体的工作管理,也没能做到与时俱进,引入先进的管理方法以及管理设备更是遥不可及,在档案管理上存在着严重的不标准、不到位等一系列的问题;专业人才的缺乏是基层单位档案管理工作中存在的最大问题之一,而企业档案工作管理认识不足的同时也导致企业中每个职工对于档案管理工作一知半解;而没有统一的管理措施和管理体系机制则使得管理方式落后,年限久一点的档案资料在保存的过程中发生丢失,给相关工作的展开带来了巨大的影响。总而言之,基层单位档案工作管理问题严重,发展以及改革势在必行,任重道远。

二、基层单位档案工作精细化管理措施

要想解决基层单位档案工作管理中存在的问题,那么对基层单位档案工作管理做出相应的改革是十分有必要的。具体言之,需要采取一系列的精细化管理的措施才能够将基层单位档案工作做好。首先,无论是基层社会、单位还是单位的职工都需要从思想上以及实际行动上对单位档案的管理工作提高重视以及关注度,投入更多的人力、物力和财力对本单位的档案管理工作进行全面的改革和管理,将档案管理工作列入日常的主要检查内容,而这项深入改革的措施则需要落到实处,如何才能做到让全体员工和整个社会都对基层单位档案工作能够有一个更高的关注度呢。第一,我们需要改变对档案管理工作的旧思想、过去式的认识,从社会认可度、岗位职称、工作内容重视度等方面给档案管理工作一个更为轻松的环境;在保证外部环境相对宽松的同时,我们需要从内在因素着手对基层单位档案工作管理展开改革,在统一对基层单位档案管理工作的重视思想的基础上,我们还需要在实际行动中有着强力的表现,这需要我们的单位领导发挥自身的带头作用,在日常工作中将档案管理工作放到一个较为重要的位置上,自己带头学习档案管理工作的相关知识和技能,自己带头对单位档案管理工作进行负责,甚至在人数不多的单位中,可以采取轮班的方式对档案工作进行管理。其次,引入专业的档案管理人才以及管理方法和手段,定期对单位的员工开设相关的讲座以及学习的机会,让职工对档案管理工作以及档案的认识有一个更为系统、全面的提高,使得档案管理工作能够在发展的过程中更好地传递下去。档案管理工作看似十分的简单,甚至在外人看来就是一个可有可无、没什么技术含量的工作,但是深入到具体的工作中会发现这是一个庞大的工作体系,包含了许多工作内容,需要我们从点滴做起,从小事做起,构建合理的管理方式和系统才能够将档案管理工作行之有效地一直延续下去。因此专业的技术人才对于档案管理工作是十分有必要的,而让每一个职工了解和认识档案管理工作的实质和内容则可以使得本单位的档案管理工作以及相关手续的办理更为高效。同时,完善档案管理的体系,结合互联网、计算机平台等先进的技术,让档案管理能够做到标准化、系统化,进一步推动档案信息化建设。

三、基层单位档案工作管理发展展望

基层单位由于自身的特殊性,在档案工作管理上存在较大的局限性,在发展中遗留下来的问题也非一朝一夕能够解决的。但是从发展的角度来看,只要我们能够从点滴做起,从小事做起,那么,将基层单位档案工作的管理做得更精细化、标准化乃至系统化并非痴人说梦。但是,这也需要我们把握好方向和原则,对基层单位档案工作管理存在的问题不能视而不见,应该痛下决心进行深层次的改革和完善,在改革的过程中应该克服各个方面的困难和问题,努力将各项改革措施和手段执行下去,推行开来。当改革措施取得一定成效后,需根据具体的实际情况,对管理措施进行适应性的调整,但工作不能够半途而废,而应推行到底。只有这样,发展之路才能走得更为长久;同时,对于档案管理工作我们需要在全国的基层单位建立一个适用性较为广泛的管理体系和机制,推行一些管理效率和较为先进的管理措施,让各个基层单位在档案工作管理中学习和参考,根据自身单位的自身具体情况,发展出符合自己单位实际情况和发展需求的档案工作管理方式,形成档案工作管理“百花齐放”的局面,让基层单位档案工作管理体系更全、更新、更好。

四、结语

通过上文,从基层单位档案工作管理存在的问题、基层单位档案工作精细化管理措施以及基层单位档案工作管理发展展望等方面展开一番剖析可以看出,我国基层单位档案管理工作在发展的过程中遗留下来许多的问题,深化改革难度较大,发展之路任重而道远,基于基层单位档案有着十分重要的价值,改革的形势更是刻不容缓,因此,在未来的发展过程中,我们需要从普及社会对档案管理的重视度、重新建立档案工作管理体系和机制,让其成为基层单位工作中的重要组成部分,并成为大家的共识,共同将单位的档案管理工作做得有声有色。

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参考文献

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