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影响档案信息资源开发与利用的因素

  • 投稿二月
  • 更新时间2015-09-22
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文/ 中电投河南电力有限公司开封发电分公司 路凤敏

【摘要】档案信息资源开发和利用可产生社会效益和经济效益,如何解决存在的问题,大力开发档案信息资源、充分收集整理档案信息资源,发挥档案信息资源的查考利用价值,最大限度地利用档案信息产生很好的社会效益和巨大的经济效益。

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关键词 档案信息资源;开发;利用

档案信息作为一种资源已成为共识,如何充分开发档案信息资源、更好地为社会服务、为企业发展服务已成为档案工作中的重要课题之一。

一、档案信息资源开发利用的必要性

在激烈的市场竞争中,大力开发和利用档案信息资源,积极主动提供利用和服务,发挥档案信息社会效益和经济效益,使企业快速发展。

(一)为领导的正确决策提供依据。大力开发档案信息资源,提供丰富的档案史料,是社会主义精神文明建设的重要内容。档案人员通过对国家政策、法律法规等信息的收集、整理,及时提供给领导,为领导科学决策提供可靠的依据。

(二)为公司科研生产提供理论依据。只有积极开发利用档案信息资源并同时把档案信息与市场流通有机地结合起来,才可能作出正确决策,才能有效地搞好综合服务。档案人员通过对企业设备系统、生产流程的深入了解,不断地收集、整理设备更新改造信息资料,并及时提供给科技人员,为公司科技人员技术改造提供理论依据。

(三)为公司的营销决策提供依据。档案人员利用计算机、缩微技术等现代化设备和技术手段,提高对档案信息的存储、处理、检索能力,通过对以往、现在国内外市场信息的收集、整理,去粗取精,有效地提供给公司的领导及营销部门,使企业的营销活动紧跟市场,避免盲目性,为企业直接或间接创造经济效益。

(四)为公司提拔后备干部、广大干部职工晋级晋职、享受优惠政策提供可靠依据。档案部门作为档案信息汇集、交流的中心,通过建立档案信息网络,利用库存资料编制编研材料、汇集专题目录,使档案信息资源成为统一的、开放的信息资源系统,提供给领导、人事部门及社保部门,帮助他们了解各类人员信息,使广干部职工得到实惠,在工作中发挥积极作用,真正达到档案信息资源的共享,从而提高档案信息资源开发利用工作的效率。

二、档案信息资源开发利用工作中存在的问题

(一)档案管理人员薪档待遇低,人员调整频繁。档案管理人员薪酬待遇普遍低,造成合格的档案管理人员不安于现状,等待时机向待遇高的岗位应聘。使得档案管理人员频繁换岗,新的档案管理人员接手后,有的刚刚熟悉基本工作,有的连培训工作还没有完成,就又跳槽到了其它高薪档岗位上。档案资料整理由传统的案卷改为现在的件,档案人员把大量的时间和精力用在档案的分类、整理、缝制、编目,提供借阅利用上,并根据利用者和企业的需求,提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同层次的档案信息,建立完善检索工具等繁琐工作,工作量增加了,收入却没有增加,晋升职称较其他专业难度大,没有结合工作实际。在任的档案管理人员,由于薪档低,情绪低落,使档案工作仅停留在对档案的收集和保管上,根本就谈不上档案信息资源的开发。

(二)档案资料不齐全完整。档案资料不齐全、完整。部分人员对档案认识不到位,开会带回的资料及往上级报送的报表等没有移交至档案部门,虽然多次催促仍然不愿归档,使档案部门的室藏资源不齐全完整,直接影响信息资源的开发与利用。

(三)对档案的重视程度不够。相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就像仓库保管员保管物资一样,没有技术含量,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要档案不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。由于人们对档案工作缺乏了解,轻视档案工作,使档案工作无法适应现在的管理需求,影响信息资源的开发利用。

(四)档案管理的模式改变,档案人员任务加重。随着信息化技术的发展,信息资源正在迅速实现数字化、网络化。档案管理的模式也发生了根本性变化,由原先单纯的纸质档案管理转变为纸质档案管理和电子档案管理并存,档案管理由手写目录逐步演变为计算机打印目录,在纸质档案拆钉、装订、分类、整理、归档的同时,又增加电子档案的分类、整理、归档,虽然电子档案检索方便、快捷,为档案利用者提供了便利,满足了利用者各种需求,但增加了档案管理人员任务,一份文件需归档二次:纸质文件归档,电子文件归档。

三、如何做好信息资源开发利用

(一)提高档案管理人员待遇,保持档案队伍稳定。多年来,档案管理制度一直强调:档案工作人员属于专业管理人员,科技档案管理人员按档案专业或工程技术专业评聘专业技术职务,享受工程技术管理人员同等待遇;其他专业档案管理人员按档案专业或相关专业评聘专业技术职务,享受相关专业人员同等待遇。但现实生活中,往往得不到相应的待遇,造成档案员不能安心本职工作,档案队伍不稳定。众所周知,档案工作专业性强,工作量大且繁琐,业务能力要求相对较高,不仅要科学分类、整理、保管,还要运用现代信息技术采集、处理、传递和使用信息资源。为此,电力企业应结合工作实际制定档案高级职称专业技术岗位规定,提高档案管理人员的待遇,激发调动档案人员的工作积极性,使之在轻松的工作环境中愉快地工作尤其重要。提高档案管理人员待遇,保持档案队伍稳定,才能使档案管理工作有连续性。

(二)提高档案人员素质,加强业务培训。在现阶段档案信息数字化的过程中,迫切需要现代化的综合性的人才,档案人员不仅要具备较高的专业水平,而且要精通现代网络技术,提高档案人员素质,加强业务培训十分必要。档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。档案工作人员应通过学习,熟悉档案工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,掌握计算机应用,提高工作效率,提高档案质量。用人单位应加大培训力度,培训形式应多样化,利用网络培训,采取走出去、请进来的方法,到档案目标管理好的单位参观学习、相互交流,积极探索新的管理模式,使档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的资源。

(三)加强宣传,提高各级人员对档案重要性的认识。档案事业的发展,必须面向社会、面向基层。档案资料不完整,就无法利用库存进行深层编研、加工,档案信息品种少,无法满足利用者,造成人们对档案及档案工作缺乏了解。因此要加大档案信息资源的开发力度,将无序信息加工成形式多样的信息产品提供给广大用户;必须加大宣传力度,使各级人员对档案工作有新的认识,并能按业务要求定期向档案部门移交有保存价值的文件材料,只有档案部门存放内容丰富、结构合理的档案信息资源,才能有效为广大利用者提供全面、完善的档案信息资源。

(四)赋予档案管理人员奖惩建议权。积极主动按时完成移交档案的部门和兼职档案人员,档案管理人员应有奖励建议权;部分人员对档案认识不到位,催促后仍然不愿归档,造成档案资源不齐全完整,影响档案信息资源开发与利用的部门和责任人,档案管理人员应有处罚的建议权。

档案工作既是一项专业性很强的工作,又是一项管理服务性工作。这就要求档案人员既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识。在认真履行好档案管理工作各项职责的同时,不断加强自身政治理论知识和业务知识的学习,提高对政策的理解能力,在档案信息资源的开发利用方面,从公司发展实际出发,真正发挥出档案的查考利用价值,最大限度地发挥档案效益,满足档案利用者,实现资源共享,更好地为社会、为企业、为职工服务。