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发展和利用“档案整理中间机构”利多弊少

  • 投稿钟可
  • 更新时间2015-09-21
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何庆芳

深圳市麒麟山疗养院 广东 深圳 518300

摘 要:“一天之计在于晨,一年之计在于春”,一年一度的档案整理工作均在每年春季进行,整理去年的综合档案,这时也是每个立档单位的档案工作人员最繁忙,最有收获的季节。整理档案是每个档案工作人员的重要职责,也是令其感到压力最大的繁重任务。因为只有把该单位应该归档的文件材料收集到档案部门,然后再按照分类方案来整理归档,才能使得整个综合档案管理与服务得以有序进行,档案的查准查全率才能提高,充分体现档案的积极作用。

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关键词 :档案整理、中介公司、弊端、优势。

0 引言

文件材料的分类与整理任务的紧迫性,客观上要求各立档单位配有足够的工作人手,但这是不实际的,也是不必要的。而让具备有资质技能的档案中介服务机构,以任务承包形式来完成,就十分客观和有效。不少学者及业内人士将这种“团体”“群体”称为“档案整理中介服务机构”(以下简称为“档案整理中介公司”)。这样定义,内涵上名副其实,外延上边际清晰。并呼吁国家档案行政部门应从政策上鼓励扶持,推进档案整理中介公司的快速健康发展。利用和发展档案整理中介公司利多弊少,理由如下。

1 发展和利用“档案整理中介公司”,是社会分工不断发展和完善的本质要求

社会化大生产客观上要求社会分工的不断深化和细化,也是市场经济条件下资源合理配置的有效体现。任何单位和组织,无论在人力还是技术资源的储备方面,没必要为短暂性、突击性作业任务而占有和闲置平时又派不上用场的这种资源,不求效率,不计效益是计划经济模式的顽疾。

2 发展和利用“档案整理中介公司”,为党政机构事业等单位的精兵简政,机构及人事制度改革提供了先决条件

中央和地方其所辖各部门在进行人员编制时,对档案从业人员数的设定,可以满足日常档案管理和提供利用的时间需要而定,而每年的档案整理可由“档案整理中介公司”来帮助完成。因人设事、因人设职、人浮于事、低能低效、遇事推诿的官僚作风,已严重危害了党政机关的形象。同时,精减冗员也为政府改善财政支出提供了条件,而单就利用“档案整理中介公司”一项的费用估算,每年约需一名在编人员的年工资费用就差不多。如果我们的财政支出能够算到人,既抓西瓜也拣芝麻,像私营企业家经营自己的公司那样那么精确到位,机关的廉洁之风方能盛行。

3 档案整理中介公司的作业特点为保证建档质量提供了可能

首先,档案整理中介公司人手较多,便于合理分工和步骤细化。例如,可有专人负责原件的完整性检查,如有缺附件、缺页、缺件、缺审批单、缺印章等,可在成卷之前得以发现和解决。其次,人员的作业目标具体熟练程度较高,便于形成流水作业的流程,从而大大提高工作效率,包括成卷之后的校对与整改,都会做得讯捷有序。再次,档案整理中介公司的主要责任人或经理,他们大都具有丰富的档案管理和专业经验,并随着现代科学技术发展的步伐,不断吸收和利用尖端的技术手段,在档案领域实践中加以运用和尝试。如扫描仪,档案软件的开发研制,都推动了档案管理科学化的进程。

4 发展和利用档案整理中介公司,有利于扩大社会就业,减轻行政压力

目前多数档案整理中介公司的规模较小,职员也少而不稳定,技术骨干员工的稳定性也差,他们既无固定的住居、生活、培训基地,也没基本的办公场所,所雇用的员工多数是家族关系、同乡或从劳务市场上招聘而来的散兵游勇。所以,笔者认为,培育和发展“档案制作公司”使其步入规范化运营轨道已是迫在眉睫了。

对此,笔者认为都是由于档案整理中介公司自身发展缓慢而导致的弊端,而非档案整理中介公司的经营宗旨有缺陷。同其他企业一样,公司盈利靠产品,档案的具体卷宗质量就是他的产品,保证产品质量是公司生存的唯一底线。所以在相同的市场需求条件下,营造公平的企业竞争环境,是提高档案整理质量的有效途径,同时也是防止权钱交易等腐败现象的基本条件。

5 档案整理中介公司的发展与利用建议

笔者就档案整理中介公司的发展与利用问题谈几点粗浅建议,以与档案同仁探讨。

5.1 档案整理中介公司本身需要一个合理的定位

一是在实体结构上,它必须是经工商管理部门注册或者地市级档案行政机关许可的法人实体,须在人员、财务等方面与任何行政管理部门、事业组织彻底脱钩,以独立的法人身份参与市场竞争,做到独立经营、自负盈亏。二是在业务经营范围上,应当以档案的整理与软件开发利用服务为主。那些诸如日常档案托管或派员长期为其他单位代理日常档案管理的做法,笔者认为都不妥当,有悖于我们发展城市档案馆、行业档案中心的初衷。任何实体单位的档案若需寄存,正是档案馆、行政档案中心的业务所在。如果在档案整理中介公司的业务范围上没有一个合理的界定,档案整理中介公司的主营业务技能不仅难以提高,还势必重蹈我国企业那种“大而全、小而全”的经营老路,是不科学的发展观。

5.2 档案整理中介公司的规范与发展需要政策上的优惠扶持

将文件材料整理为档案,是较简单而细致的手工劳作过程,公司的盈利能力依靠员工的熟练程度和劳动技能的提高。但从目前的档案整理中介公司经营状况来看,其盈利源自较少的资本投入和廉价的雇用劳动力。这是导致这类公司员工稳定性差的根本原因,也是这类公司迟迟不能壮大成长的根源所在。若在企业贷款与融资企业经营场所提供利用以及税收等方面给予必要扶持,使其走上健康发展的轨道,那么这类档案整理中介公司的预期会逐步实现。

5.3 提高公司员工素质和工作技能是当务之急

一是我们的教育培训部门,要从较多培养技能型人才的时间需要出发,在高职院校、技工学校开设诸如档案制作、档案编研、编纂等专业,使档案制作公司有新的员工力量可继。二是坚持已从业人员的技能培训。地方行政档案部门举办的档案人员培训班,必须要求档案整理中介公司每年要选派业务骨干参加培训学习,否则就跟不上时代档案发展的要求和应对能力,固守自闭是没有发展的。为此、档案整理中介公司必须舍得投资和注重人员的技能培育才能有所发展、有所壮大,有所作为。

6 总结

综上所述,发展和利用档案整理中介公司,是社会化大生产条件下专业分工与专业协作的客观要求,有利于精兵简政,缩减行政开支;有利于提高档案管理与服务效率;有利于促进先进技术手段的利用;有利于扩大就业等。