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浅谈油田档案资料有效管理措施

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  • 更新时间2015-09-21
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黄满

塔里木油田分公司塔西南勘探开发公司档案资料中心新疆喀什844804

摘要:档案资料是对一个企业或单位生产活动和经营过程的真实记录,具有很好的保存价值。尤其是对于油田企业来说,档案资料管理工作是一项长期而复杂的工作,科学性很强。新时期做好档案资料的管理工作对于促进油田企业的经营和发展都具有重要作用。本文首先分析了目前油田企业档案资料管理的现状及存在的问题,并进一步提出了提高油田企业档案资料管理有效性的措施。

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关键词 :油田企业;档案资料管理;有效性;措施

0 引言

油田档案资料是指油田在生产实践、经营管理等活动中所形成的、具有保存价值的文字、图表、影像资料等,它记录着油田企业的发展历史,也是企业文化发展的重要载体。油田企业档案资料管理工作作为企业管理的重要组成部分,对于油田企业的经营建设发展起着重要的作用,并且长期为油田企业经济的不断发展和各项工作服务。因此,为了更好地发挥油田企业档案在油田建设发展中的作用,最大限度地发挥油田企业档案资料的价值,油田企业应该改进档案资料管理的方式,不断提高油田档案资料管理的有效性。

1 油田企业档案资料管理的现状及存在的问题

1.1 档案的管理观念淡薄油田档案资料对于油田的开发具有重要的参考价值,是保障油田工作人员对油田实际情况进行分析的基础。然而,目前部分油田企业管理者没有认识到档案资料管理对于企业发展的重要性,管理观念淡薄,档案管理工作没有落到实处,不能切实保证企业档案资料的真实性、完整性。甚至部分油田企业的档案管理部门形同虚设,不能切实发挥作用,档案管理人员工作积极性不高,这不利于档案工作的顺利开展。

1.2 档案资料管理制度不健全目前,我国油田企业档案管理工作制度还不够完善,制度覆盖面并不全面,对已有的制度落实不到位,结果导致档案管理工作不规范,缺少系统的档案资料管理程序,很容易造成档案资料丢失、混乱等现象。

1.3 档案管理队伍整体水平较低随着知识经济的发展,油田企业面临的市场竞争归根结底是人才的竞争。特别是在竞争日益加剧的知识经济时代,对企业档案管理人才提出了更高的要求,既要有专业的档案管理知识,又要熟练基本的计算机操作等。而从目前油田企业档案管理人员的工作状况和业务水平来看,这种高素质的、专业的复合型人才还比较缺乏。因此,油田企业必须加快档案管理人才队伍建设,实现知识型人才战略,加快企业档案管理创新,挖掘档案管理工作人员的潜能,提升其工作能力,进而提升企业档案资料管理的整体水平。

1.4 档案管理信息化水平不高目前,油田企业普遍存在对于档案信息化的建设管理工作不够重视,认为档案信息化管理只是走个过场,响应现代化信息建设的发展要求,很难为企业的发展带来可观的经济效益,导致企业的档案管理工作不能满足企业信息化发展建设的要求。比如,企业档案资料信息化管理的基础设施严重缺乏,资金投入不足,大大降低了油田企业档案管理工作的整体水平,无法适应新时代的发展要求。

2 提高油田企业档案资料管理有效性的措施

2.1 强化档案管理意识油田企业要想切实做好档案管理工作,提高档案管理工作质量,最为关键的就是要强化工作人员的档案管理意识。首先,油田管理者要树立正确的管理理念,提高对档案资料管理工作的重视,加大对档案管理工作的投入力度。其次,还要加强油田企业文化建设,做到具有油田特色的档案资料个性化管理,根据油田的具体发展情况,扩大油田档案资料收集范围,丰富油田档案馆藏资源,从而提高油田企业档案管理工作的有效性。

2.2 完善档案资料管理制度建立科学、规范的档案管理制度是提高油田档案资料管理工作有效性的关键。首先,必须严格按照各类档案的分类、归档要求和管理办法,统一指导油田档案管理工作;其次,要建立档案管理人员的岗位责任制,明确档案管理范围、原则和方法,明确各岗位的职责。然后,规范档案的收集、整理和归档的程序,完善档案材料的传递、登记制度,提高归档质量,从而确保档案材料的完整性。

2.3 提高档案管理人员的综合素质为了适应档案信息资源管理工作的需要,档案工作者一定要具备必要的信息能力。首先,档案管理人员必须加强对新知识和新技能的学习和积累,不断提高信息收集和管理的能力,充分发挥主观能动性和创造性,努力提高自身的知识水平和管理能力,由于设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革。其次,在思想政治方面,档案人员要认真学习档案相关的政策法规并在工作中严格遵守,热爱档案事业,在工作中做到严谨认真,求真务实,保证档案资料的真实性;然后,在业务方面,档案管理人员要熟练掌握档案资料管理方面的专业知识和技能,并不断学习新的业务知识,优化自身知识结构,提高工作技能,从而适应新时期社会对档案人员的需求;此外,油田企业要坚持以人为本,关心和激励档案管理人员,切实帮助他们解决生活和工作中的问题,从而让他们感受到企业的温暖,提高他们工作的积极性,从而保持档案管理人员队伍的相对稳定,保障档案资料管理工作的顺利开展。

2.4 完善档案信息数据库的建设,加强档案管理信息化建设档案信息数据库是实现油田企业档案管理信息化建设的重要内容,也是档案信息化管理体系建设的基础。因此,油田企业档案管理部门应该整合各类档案资源,建立功能完善的档案信息数据库,通过数据库的开发与建设,将档案管理工作逐步由纸质档案资料向电子档案资料进行过渡,并通过档案管理软件的应用,提高档案管理工作的效率。同时,还要加强档案信息化管理软硬件设施建设,不断提高信息化技术水平,实现档案资料数据库的共享与智能查阅,最终实现档案管理工作的信息化。

3 结语

综上所述,目前我国油田企业档案资料管理方面还存在一些问题,对档案资料管理的重要性认识不足,因此,油田企业应该不断提高档案管理意识,完善档案资料管理制度,不断提高档案管理人员的综合素质,从而更好的为提高油田企业档案资料管理的有效性服务。

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参考文献

[1]赵闽.档案管理存在问题与对策探讨[J].现代企业教育,2012(17):212.

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[3]张建国.浅谈油田企业档案管理工作[J].企业技术开发(下半月)2013,32(2):68-69.