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论文书档案电子化管理

  • 投稿明月
  • 更新时间2015-09-21
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  [摘 要] 本文从文书档案电子化的基础理论入手,分析文书档案电子化管理的收集、归档、存储等办法,进而提出文书档案电子化的发展趋势。
  [教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词] 文书档案;电子化;管理
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
  [中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2015)05- 0246- 02
  文书档案是企业档案的一个重要组成部分,是我们了解国家和行业政策法规,执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一,也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展,在办公环境不断电子化的趋势下,组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高,档案工作的重点从面向档案实体管理为主,逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化,文书档案电子化管理模式应运而生。
  1 文书档案电子化的理论基础
  (1)文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变,管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托,以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之,是一种手工模式向智能模式的转变。
  (2)文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁,或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程,是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论,是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段,即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。
  (3)前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则,对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求,把可以预先设定的监控功能和档案管理功能,嵌入协从办公系统(OA系统)和各业务系统,对文件、档案工作的业务流程进行重组,并在文件形成和维护阶段进行有效地监督,从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。
  (4)文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础,通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接,借助计算机等现代信息技术,把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统,从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理,确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理,从文书处理工作开始实行规范化,对文书档案进行超前控制,使文书档案在经过规范化的处理后,形成一个最终归宿和最长久的价值体现,从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化,充分发挥档案的真正效果。
  2 文书档案电子化的管理办法
  (1)文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用,文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的,其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔,因此电子文件就有被更改的可能,而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹,所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档,然后移交综合档案室集中管理,不得由个人分散保管。此外,电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息,以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录;动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录,以加强档案原始性的认定,确保电子文件的有效利用。同时,电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据,不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主,减少人为干预。
  (2)文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物,它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件,应采取通用的主流存储格式,对非通用格式的电子文件,应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性,尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障,应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上,至少一式两套,一套封存,一套供查阅利用,必要时复制第三套,异地保存。
  (3)文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性,虽然电子档案的利用有很多优点,但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点,以及在计算机网络环境下,电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题,容易使人们对电子档案的原始性失去信任,而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此,文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“双套制”,即纸介质与磁光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案,这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失,那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见,纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期,随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为档案,多种介质并存的状况将长期存在。
  3 文书档案电子化的发展趋势
  (1)建立标准规范体系。文书档案电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于档案电子化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。目前电子档案工作尚无统一标准,这就需要国家档案行政部门制订一整套系统化、规范化的规则,以保证电子文件、档案信息的统一规范和资源共享。档案电子化标准规范作为一个规范化的系统软件,必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理功能。它不是简单地模拟手工作业,而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程,结合计算机硬件特性来实现的,一个具有高效率、高质量、简捷及合理化的工作模式,能够把原有档案信息管理系统的数据库,平滑转入新的信息平台并投入使用,使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。