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论档案管理在办公室工作中的重要性

  • 投稿叶洛
  • 更新时间2015-09-22
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文/ 国家新闻出版广电总局无线电台管理局 蒙天池

【摘要】办公室档案管理工作对事业单位其他工作的完善具有辅助性作用,在新的历史起点上,如何认清档案管理在办公室工作中的重要性,找准事业单位档案工作的基本思路,是一个非常现实的课题。

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关键词 信息时代;办公室档案管理;创新研究

档案管理工作对于事业单位的发展是极其重要的,它能够展现一个单位的成长过程,并能够对其单位的未来发展以及决策进行有效的指导,而档案管理的工作效率以及质量直接影响着办公室的工作。各个单位必须要重视办公室档案的管理工作,才能够对单位的实际情况进行全面地了解,才能够为日后单位的发展以及决策提供可参考的依据,从而促进单位工作的有效进行。

一、要把档案工作列入办公室主要职能和议事日程

党的十四大会议中已经明确将档案工作列为政府工作的六项职能之一,并放在显著位置,为单位开展档案工作提供了广阔的前景,这是我国对档案管理工作认识上一次重要的转折。以往的档案管理工作都是依靠工作人员的经验,通过各项汇报以及单位领导的指示来进行档案工作,而这种工作模式已经不能够适应经济市场的新形势,会直接影响工作质量,导致领导不能够进行科学的指导和决策。

然而作为事业单位需要重视办公室的工作,这就需要依靠档案管理工作。而这并不只是口头上说说而已,需要明确工作的性质,将其列入工作计划中,从而落实到行动上。领导的决策需要将档案管理工作作为依据和基础,同时,必须将档案管理工作列为办公室工作的一项主要职能,可以为各级行政领导在决策时作为一项可靠的依据。最重要的是档案管理工作并不是一个独立的部门,他需要各相关的部门进行统一的协作,为行政领导服务,进而为社会服务,使档案工作能够更有效地发挥最大的作用。

二、档案管理在办公室工作中的地位

根据档案管理工作的不断改革与深化,办公室管理工作人员已经将档案管理工作列为重点工作,并进行大力宣传与推广在办公室工作中的优势,从而能够让工作人员更清楚地了解到档案的管理对办公室工作既能够提高其工作效率和也直接带动工作的质量,这就促进和协调事业单位能够稳定有序地发展。更加积极地参与到档案管理工作的改革中去,由于对档案管理工作编制的相应的激励措施能够不断地加快档案管理工作改革的步伐,从而鼓励办公室工作的效率与质量。

(一)档案管理是办公室领导了解情况和实施决策的重要依据。毛主席曾这样说过:“领导机关的基本任务需要遵循这两条:一是了解情况;二是制定政策”。这句话直接阐明了档案信息资料与决策之间的关系。其一了解情况就是对事物需要掌握足够的信息,有了信息作为依据才能够制定相应的政策来作决策。随着我国制度的不断改革,特别是在机关事业单位中,要加强档案管理就显得非常重要了。档案客观、真实地记录了事物发展的过程,这不仅仅具有借鉴的作用,也是对其进行查询以及评价的重要依据。同时办公室档案工作作为辅助其他部门工作的主要载体,做好档案管理工作对事业单位的决策以及管理有着重要的作用。

(二)档案管理是提高办公室工作效率的有效工具。档案管理工作既是行政部门的枢纽也为整个决策部门发挥着重要的指导作用。档案工作不仅仅需要完成自己的工作任务,还需要及时地对档案信息做出加工与处理。档案管理的工作在行政事业机关的日常工作中发挥着重要的作用时,需要进一步建立档案数据网络来提高办公室工作的工作效率,加速办公室自动化的建设,使事业单位对一系列的文书以及文稿的修改和起草以及人事、财务等后勤工作都逐渐走向现代化、数字化、信息化。让档案工作人员从手工劳动中解放出来,既能够节约相应的人力和物力,也能够提高事业单位的工作效率,更好地为人民服务。

(三)档案工作是维护事业单位稳定发展的保证。由于事业单位的档案种类相当的繁杂,纸质的档案存档占用的地方较大,这就给档案工作人员带来了困难。事业单位档案的内容和性质各不相同,而且档案的重要性也是各有不一,对于内部机密文件,档案人员必须做好保密工作,防止机密文件的泄露,影响工作的正常进行。档案在办公室工作中主要是加强对档案的管理以及对于事业单位未来发展的重大影响。另外,办公室档案是对某一业务的指导,是业务部门的工作思路和方法,那么加强对此档案的管理就保障了单位的发展。为了提高档案管理工作的效率,方便借阅档案文件,档案管理工作,运用计算机来进行工作已经成为必要,这不仅能够节约存放档案而花费的资金,还方便任何地方对资料的查询,当然我们可以对档案查询设置权限,以保证档案的机密性。

综上所述,随着信息时代的不断发展,对办公室档案管理工作有着更多的要求,相关的事业单位要想让档案管理工作更好地服务于社会,就需要引起档案管理在办公室工作中的重视,利用现代化的信息、技术结合相关管理制度辅助档案的管理,可以有效地推动档案的科学化管理,从而使档案管理工作能够更好地适应社会的发展,有效地提高档案管理在办公室工作中的效率。

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参考文献

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[2]范霞,张淑华.浅谈新形式下的档案管理工作[J].科技信息,2009(31):736.

[3] 黄玉敏. 知识经济时代档案管理工作的几点思考[J]. 中小企业管理与科技,2009,(12):66.