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新时期档案利用服务工作的创新和发展

  • 投稿赵小
  • 更新时间2015-09-22
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文/ 唐山市丰润区档案局 陈艳

【摘要】随着我国社会主义市场经济的不断发展,各个单位对档案的利用也越来越多,越来越规范。在新时期,要求档案工作者能够树立起创新的意识,与时俱进,对档案信息资源进行开发和利用,在服务方式上进行改善,使得服务机制不断创新发展,促进经济的建设。同时,档案工作者还需要提升自己的服务能力,改变以往简单的服务方法,向更加现代化的方向前进,使得档案能够发挥其自身的社会效益。

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关键词 新时期;档案工作;服务工作;创新发展

一、档案利用服务工作创新的必要性

(一)档案利用服务工作的创新是信息社会发展的客观要求。近年来,社会在不断地发展和进步,科学技术也日新月异。随着时间的推移,我国各行各业的服务已经趋于信息化服务。而信息化的进程又推动了文件档案的生成,推动了档案的运用和管理方式的发展。

(二)档案利用服务工作的创新,是推动档案事业和档案信息化建设的必然要求。新时代的中国已经完全进入了信息时代。档案工作是用来存储信息的,并且需要在必要时调取档案来对其进行利用,那么档案利用服务就显得尤为重要,需要得到强化。

(三)档案利用服务工作的创新,是提高档案部门社会影响的重要手段。我国改革开放以来,虽然时代在不停地进步,但是很多人的观念还没有得到转变。人们受到传统意识的影响,具有比较陈旧的文化观念,所以很多公民认为档案是非常神秘的。绝大多数的公民对于档案的概念没有清楚的认识,对档案的意识也相当薄弱,把档案部门当成一个非常神秘的部门。造成这一现状的原因比较多。

二、档案利用服务工作中的漏洞

(一)档案部门比较封闭。自从档案开始使用,档案部门对档案的管理工作就比较严密,使得档案部门直到目前还处于封闭状态,并没有主动上门为公民服务的意识。在一部分档案部门中,还保持比较传统的工作方法,其工作比较固定,主要有四个方面,分别为接收档案、编目立卷、入库上架和查阅调卷等。换言之,档案部门目前只是一个保管档案的部门,类似于图书馆管理图书;而在利用服务方式方面,档案管理部门的服务也很被动,保持在问和查两个方面。虽然目前我国已经强调档案的利用工作,但是大多数档案部门还没有做好对档案的利用工作,档案成为不能够利用的资源,自然就体现不出档案的价值。

(二)馆藏结构单一。在我国大多数的档案部门中,比较重视对文书方面、科技方面和专业方面的档案,但是却对名人方面、专利方面、实物方面和声像方面的档案收集不到位,甚至有一些档案部门对后者的存储量为零,这就体现出我国档案部门的馆藏量非常少的现状,自然在利用档案时,就会受到局限。

(三)档案管理的技术手段比较落后。目前而言,我国大多数的档案管理部门对档案的接收仍然还停留在纸质档案,却缺乏对一些新型载体中档案的接收,比如光盘或是磁盘中存储的档案。然而目前我国各个服务部门都趋于信息化,如果还停留在纸质档案的管理,将大大降低档案部门对档案的管理效率。目前而言,我国的档案管理工作还停留在传统的操作方式中,主要依靠手工操作,所以其管理效率比较低。然而当今信息技术在飞速发展,这一操作方法与目前信息技术的发展背道而驰。这一技术上的差距导致档案工作的发展受到制约。

三、新时期档案利用服务工作创新的对策

(一)档案工作人员服务理念的更新。档案管理部门工作人员的工作理念不能够停留在陈旧的状态中,还应该不断地更新自己的服务理念。档案管理部门的工作人员应该主要从两个方面入手。其一,要转变自身的服务意识,重视起上门服务。在管理档案的实际工作中,需要加强服务意识,不仅仅要对自己所服务的部门提供服务,还需要关注整个社会的服务意识,培养自己对社会各方面的服务能力。其二,档案工作人员需要适当地对档案中的资料进行开放,使得档案不仅仅是被收藏的纸张,而是作为一种资料被广泛传播。同时,工作人员不能仅仅等着利用者主动对档案进行查询,还需要将资料在社会上开放传递,使得档案成为公民的资料库。

(二)档案利用工作模式的创新。我国的很多档案管理部门还使用传统的管理模式对档案进行管理,但是传统的管理方式只是停留在对档案的查询、借阅,使得档案利用的发展受到极大的制约。所以档案部门的工作人员可以从以下方面入手,在档案利用工作模式上进行创新。

其一,档案部门的工作人员需要加强对档案作用的宣传工作,利用自身的特点,将一些重大展览等重要信息传播出去,让社会各界的人员都能够参与其中,从而加深对档案的了解,使得档案在公民们心中不再是神秘的资料,而是可以随时利用的资源。同时,有助于大家对信息进行有效的收集。另外,工作人员还可以利用好其他载体对档案进行宣传,比如通过电视或者网络、报纸、广播等,让社会各界的人士都可以增加对档案的利用。

其二,在档案部门中,供人们查阅的资料大多是档案的原件。如果使用的时间较长,查阅的人数较多,就会使得档案材料受到损坏。而档案管理部门要做到完好保存材料,所以工作人员需要具有较强的编纂能力,将档案材料中的文献材料进行准确的编纂,这样既保证档案材料完好,又不影响人们查阅资料。工作人员需要保证编纂材料的准确性,保证材料的结构严谨,内容充分。同时,档案管理部门也可以发展技术手段,将材料通过网络发送给利用者。