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高校办公室工作中的互联网思维

  • 投稿李成
  • 更新时间2015-09-22
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文/ 南京信息工程大学党委校长办公室 郭杨 张明菊

【摘要】高校办公室工作要围绕用户为中心的服务理念、创新思维导向、平等开放参与三个方面,围绕学校党政中心工作,不断提升服务水平、业务能力和工作效率,为学校改革发展作出积极贡献。

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关键词 高校;办公室;互联网思维;创新管理

习近平总书记在中央网络安全和信息化领导小组第一次会议上指出:“信息化和经济全球化相互促进,互联网已经融入社会生活的方方面面,深刻改变了人们的生产和生活方式。我国正处在这个大潮之中,受到的影响越来越深。”着眼当下,互联网思维不断突破产业界的商业思潮范畴,逐渐成为自下而上的全民共识,在中国经济社会发展的各个领域发挥着影响力。互联网思维在商业上的成功运用,为高等教育管理工作提供了新的视野和借鉴意义,高校办公室因其承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位,在高等教育管理的互联网进程中首当其冲,运用互联网思维进行自我革新,契合时代精神,是高校办公室工作创新的必然选择。高校办公室工作中的互联网思维主要体现在:一是树立以用户为中心的服务理念。二是坚持以创新思维提升服务水平和业务能力为导向。三是注重平等基础上的开放和参与。需要强调的是,我们在此研究互联网思维,应当有别于商业领域里“逐利性”的互联网思维,而是围绕服务学校党政中心工作这一核心任务,在履行服务、参谋、协调、督办、执行等各项职能的过程中,主动适应、主动融入互联网思维。

一、以用户为中心,提升管理服务工作水平

高校办公室服务工作的“用户”,在校内主要是广大师生、学校领导、各职能部门和院系等;在校外主要是各级主管部门、兄弟院校、社会机构、学生家长等。树立以用户为中心的服务理念,从广大用户的需求和感受出发,围绕他们为中心设计办公室各项服务工作,包括办公室的服务机构设置、办公室的工作人员配置、办公室各项业务办理流程等都时刻高度关注并考虑师生们的业务办理习惯、预期的交互方式、直观服务感受等方面。

以笔者所在的学校办公室为例,为更好地服务全校师生,办公室整合综合管理、文秘、信息等工作职能,设立综合服务大厅,优化流程完善制度,实施全年无休轮值制,并将传统的“线下”服务搬至“线上”,不断完善“首问负责”“全程跟踪”制度,听取用户体验和反馈,持续改进各项管理服务工作质量,不仅方便了师生咨询办理业务、也营造了良好的窗口单位形象、提升了管理服务工作效率,宣传了“服务周到、工作高效、精细管理”的管理文化,获得了较高的群众满意度。

二、以创新为驱动,不断提升业务能力和工作效率

高校具有人力资源、智力资源高度集中的特征,对于办公室管理工作的创新行为具有更高的激励和更多的包容。高校办公室工作创新,要以“知行合一”为目标,知,即观念和知识;行,即行为和实践。知行合一,就是要深入理解高等教育作为科技第一生产力和人才第一资源的重要结合点,遵循高等教育管理的内在规律,坚持育人为本,实施素质教育,围绕提高质量,改革创新、优化结构、办出特色。

在互联网思维里,创新的基础来自于对信息的广度掌控和深度认知,高校办公室作为上传下达的中枢,在对某项具体决策影响的深度上不及具体职能部门,但是办公室对全局的把握又具有先天的优势,办公室开展工作必须主动获取各种信息,成为“数据化”的工作者,掌握多种数据调研、数据分析的软硬件工具,把握多维度数据,纵向数据传达上级政策和指导意见,横向数据借鉴同行兄弟单位的成功做法,时间轴数据记载历史经验教训。在办公室内部营造“研究型”开展工作的氛围,实现岗位相对固定、分工轮换交流的良性用人机制,培养多面手,个人工作能力得以全面提升,办公室整体工作效率大幅提高。

三、以平等为基础,加强信息公开和互动交流

互联网思维强调“开放、共享、参与、协作”,从社会学角度看互联网,作用体现在让社会交流变得更加高效,是一种基于人机交互之上的人际沟通交流。高校办公室工作要充分利用互联网的精神、价值、技术、方法和规则来指导、创新和处理工作。[2]学习借鉴别人的长处才能提升自己的智慧,高校办公室工作的服务对象,无论是学校领导,还是教师或学生,文化修养和知识水平都较高。办公室工作人员只有兼容并蓄、博学多知,才能在工作中得心应手、赢得信任,在知识积累的层次上不断提升自身气质和内涵,在内外交往中展现出扎实的综合素养与思想水平。

根据信息公开的原则,学校师生及社会公众也享有平等的获取、使用学校信息的权利。通过切实推进信息公开,主动释放办学信息,加强与师生的沟通交流,能够集思广益,吸纳民智,真正落实“问需、问智、问计”,提升学校决策的质量和公信度,为学校发展寻求新的突破点。笔者所在学校办公室早在2007 年便建成学校信息公开网站,其间历经两次全新改版,现已成为展示学校事业发展的重要网络平台。

互联网使人们接受教育的途径和范围得到了极大拓宽,为传统教育的变革带来了新的机遇,为现代教育的未来带来了新的希望。高等教育应当顺势而为,积极拥抱教育新时代的变化,高校办公室工作要把互联网思维研究好、运用好,为学校改革发展作出积极的贡献。

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参考文献

[1] 总体布局统筹各方创新发展努力把我国建设成为网络强国[N]. 人民日报,2014-02-28.

[2] 董立人. 互联网思维与国家治理能力现代化[J]. 党政干部论坛,2014,11:36~38.