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浅谈电算化会计档案的利用服务

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  • 更新时间2015-09-22
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文/ 深圳第二高级技工学校 朱艳梅

【摘要】要想促进电算化会计档案利用服务工作合理化,应该健全电算化会计档案利用服务的制度体系,构建电算化会计档案利用服务的评价机制,更新电算化会计档案利用服务的思想观念,加强电算化会计档案利用服务的人才培训,完善电算化会计档案的安全保护。

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关键词 电算化会计;会计档案;档案利用服务

随着科学技术的发展,社会由原来的手工会计阶段逐渐向电算化会计阶段转变,电算化会计档案资料随之出现,“电算化会计档案不仅保留了传统意义上的会计档案,而且还包括了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘上存储的会计数据。”这表明会计档案管理工作的管理对象发生了变化,手工会计档案的管理制度与方法已经不再适用,这对电算化会计档案的利用也提出了新的要求。因此,如何做好新环境下电算化会计档案的利用服务工作,是一个值得深入探讨与研究的问题。

一、加强电算化会计档案利用服务的意义

加强电算化会计档案的利用服务工作有利于企事业单位实现持续经营的目标,促进单位会计职能的实现和转变,检验本单位电算化会计档案的管理质量,维持单位正常经济秩序,以及推动单位管理现代化的进程。

(一)实现单位持续经营目标的重要途径。通过加强电算化会计档案的利用服务工作,能够迅速汇总、分析、传送大量准确又及时的经济信息。“从微观上看,可利用机读档案对某一企业进行历史经济资料的比较与分析,从而制定出本企业经营与决策方案;从宏观上看可得出某一行业过去、现在与将来的发展情况与趋势,使企业的决策者从市场经济的发展规律中制定出本企业当前的企业行为规范,回避风险,展望未来”。相关部门可以对电算化档案进行会计年度对比和趋势分析等,预测未来的经营发展趋势,为单位决策者作出正确的经营决策提供及时依据,实现自身持续经营的目标。

(二)促进单位会计职能实现和转变的重要措施。在电算化环境下,“方便快捷的查询功能可以减少财务人员翻阅纸质档案的劳累,提高工作效率,网上对账等功能的实现,降低了财务人员查询工作压力,减少了外出对账时旅途的劳累”同时,由于计算机的精确性和确定性,手工操作下可能会产生的误差也会大量减少,有利于提高单位工作效率,解放劳动生产力,有助于会计档案的相关管理人员能够融入到单位决策管理,为提高单位的现代化管理水平和经济效益服务,促进职能的转变。

(三) 检验单位电算化会计档案管理质量的重要尺度。实践是检验真理的唯一标准。通过开展会计档案信息的利用服务工作,有助于管理当局有针对性地安排工作计划,逐步改变现行会计档案管理制度和规范中不适应会计档案管理的部分,逐步完善单位制度。同样,要了解电算化会计档案的管理质量如何,存在哪些不足和需要改进的地方,就可以通过电算化会计档案信息的利用服务工作来进行检验。通过对电算化会计档案信息的利用服务实践,管理当局可以发现电算化会计档案管理质量中存在的问题,并予以解决。

(四)维护单位正常经济工作秩序的重要数据源。电算化会计档案为打击经济领域的各种不法现象提供了有力证据,可以在很大程度上保护单位财产不受侵犯。通过利用会计软件的多种功能,可以从不同角度、不同层次去考察单位的电算化会计档案数据信息,从而掌握许多重要的数据指标,客观评价单位已实现的各项经济业务是否合法,是否遵守单位财务纪律,有助于打击单位经济领域的违法犯罪行为,揪出隐藏的经济蛀虫,维护单位正常的经济工作秩序。

(五)推动单位管理现代化实现的重要方式。我国各企业单位如果要与国际接轨,紧跟时代潮流,就必须学会对会计电算化系统加以利用,使用现代化方法去管理单位财务工作,不断提高单位的整体效益。加强电算化会计档案的利用服务工作可以有效地完善单位会计电算化系统在利用过程中的不足,推动单位财务工作的现代化。

二、当前电算化会计档案的利用服务过程中存在的问题

作为一种新型的经济档案,在电算化会计档案的利用服务过程中还存在不少问题,具体来说主要包括以下几方面:

(一)制度体系不够健全。一方面,国家在会计档案信息资源尤其是电算化会计档案信息资源利用服务方面的相关制度体系尚不完善,对电算化会计档案信息的开发利用尚缺乏具体的可操作的法律制度依据。另一方面,企事业单位在电算化会计档案的利用与服务方面也缺少切实可行的管理制度。一是向信息需求者提供电算化会计档案信息利用服务的业务制度不完善。二是电算会计档案的归档和保管制度不健全。并且“没有制定相应的电算化会计档案保管人员职责、电算化会计档案管理任务以及电算化会计档案的库房管理要求,从而造成电算化会计档案人为和自然损坏”。三是用户反馈机制不完善。

(二)领导认识存在不足。许多单位虽然建立了会计档案的收集、整理等工作规范,但是这些单位的部分领导没有意识到电算化会计档案利用的重要性,片面地认为电算化会计档案只能够用来应付各种检查,这种片面的认识直接导致了单位管理者对电算会计档案利用事业的不重视。管理者的不重视,容易造成单位在拨付给电算会计档案利用方面的资金等方面不够重视。一旦资金等其他要求投入较少时,在一定程度上将直接导致电算会计档案信息资源利用事业的经费不足,严重地限制电算会计档案的充分利用。

(三)人员素质普遍不高。首先,工作人员业务能力偏低。很多单位会计档案管理人员“对电算化会计档案的组成内容不甚清楚,缺乏对电算化会计档案的管理经验,造成存有会计数据、会计软件的磁盘介质会计档案和其他会计文档资料不能及时归档”,导致单位不能够充分利用电算会计档案来为单位的发展服务。其次,工作人员综合素质不高。比如,很多会计档案管理人员对计算机操作的相关知识比较匮乏。再次,工作人员积极性较低。

(四)安全性能不尽完善。第一,数据内容的安全问题。一是在电算化环境下,不法分子可能利用计算机和网络来窃取、变造、伪造一些至关重要的数据,会计信息的安全性因此受到威胁。二是在拷贝过程中,多数单位很少有系统拷贝收回意识,加之拷贝用的软盘很可能携带计算机病毒,这也是威胁数据安全的一个重要因素。三是在软件升级过程中,很多单位没有把曾经使用过的会计软件系统完整保存,没有注意保持电算化会计文档与对应的会计软件的一致性,从而造成档案数据在某种形式下丢失。第二,数据载体的安全问题。目前一些单位条件受限制,没有按照国家规定的库房管理制度标准建立专门的电算化会计档案存储库房,磁介质只是随意堆放在普通库房里,没有专门保管存储载体,存在极大的安全隐患,使得会计信息存在毁坏的威胁。

三、促进电算化会计档案利用服务工作的合理举措

当前电算化会计档案的利用服务过程中存在诸多问题,极大限制了会计档案的利用价值发挥,促进电算化会计档案利用服务工作的合理举措,有利于改善电算化会计档案利用服务工作。

(一) 健全电算化会计档案利用服务的制度体系。第一,国家有关部门应当根据当前电算化会计事业发展的现状,逐步完善涉及电算化会计档案管理的法律法规,建立和完善与电算化会计档案资源利用服务有关的配套制度,增强已有法规制度的实际可操作性,建立起电算化会计档案信息利用服务在法规制度方面的保障。第二,各单位应当逐步建立起有关于电算会计档案利用的业务制度,比如建立严格的电算化会计档案使用权限制度和利用手续等。同时还应当建立起电算化会计档案的归档以及保管制度。比如明确规定电算化会计档案的归档内容、归档时间、归档要求、归档手续等,确认合法的会计档案内容,认真界定会计档案范围,并将归档工作落实到人,保证相关会计档案资料能够及时、完整、合理归档,同时明确规定保管人员的职责和保管任务,并明确磁性介质会计档案的保管要求,要求保管人员对打印输出的会计档案和磁介质档案按照相关规定进行分门别类的专业保管,并进行按期、按程序销毁。

(二)构建电算化会计档案利用服务的评价机制。电算化会计档案利用服务评价体系的构建主要包括三方面的内容。第一,工作人员的自我评价。这是工作人员认识自我、分析自我进而提高自我的促进自身发展的内在机制,档案工作人员应该充分认识到自己服务工作做得好与不好之处,不断发扬优点,改正缺点。第二,档案使用者使用反馈的评价。一是要健全利用服务制度,加强制度的可操作性。二是确保利用服务程序清晰明了,工作人员服务态度良好。三是确保利用服务途径充足,能充分满足需求。四是确保利用服务工作设备先进,成本合理,检索工具多样化、检索路径专业等。第三,有关评价的奖惩规则。应该将职工的自我评价和档案利用者的使用评价分值化,达到一定分值予以奖励,未达到规定最低分值则予以惩罚。

(三)更新电算化会计档案利用服务的思想观念。首先,单位管理者应当转变以往完全依赖于利用手工会计档案的作法,充分理解并推动电算化会计档案的科学化利用服务,积极推动单位相关制度的建立,加强财务人员的业务素质培训,着力解决电算化会计档案为单位利用服务过程中所遇到的问题,如资金问题、硬件软件配套问题、部门间的协调与合作问题等,促进本单位电算化会计档案管理事业的进一步发展。其次,单位各部门职员应充分明确档案用户在信息利用服务过程中的主体地位,档案工作人员应当树立起“服务”的理念,改变以往不正确的工作服务理念,树立起正确的服务价值观和良好的服务精神,以档案使用者为中心,以其需求为导向,围绕解决用户的实际问题来开展工作。

(四)加强电算化会计档案利用服务的人才培训。首先,要加强相关工作人员思想品德素质的培训。教育培训内容应该包括法制教育与职业道德教育,以培养他们依法管理电算化会计档案的观念和遵守国家经济法律的意识,督促相关工作人员忠于职守,爱岗敬业,遵纪守法,严守机密,博学求进,公正服务,依法行使自身的权力和履行相关的义务。其次,要加强相关工作人员的业务技能素质培训。应该要求电算化会计档案工作人员要熟练掌握会计、档案两门专业知识,同时还要对相关工作人员进行计算机基础的培训,促使他们掌握一些基础又实用的现代化技术,增强其在电算化会计系统环境下的适应能力,从而更好地对电算化会计信息以及最终形成的档案资源进行专业化处理,保证电算化会计档案的利用服务工作能够正常开展。最后,要加强工作人员的服务能力培训。这主要包括加强相关工作人员的咨询接待服务能力、业务服务能力、管理服务能力等能力,使其适应单位各部门对会计信息开发、利用的需求。

(五) 完善电算化会计档案的安全保护。首先,从载体的安全来说,为了保证新型载体的安全,单位应该根据国家《磁性载体档案管理与保护规范》的规定,提供温湿度均稳定适宜的专用会计档案存放仓库,存放地点要注意防止灰尘,保持库房和载体的清洁卫生,还应防止外来磁场的作用,防止机械磨损和强烈震动。另外,要注意防光和有害气体。在日常的管理维护中要注意将光盘磁盘等新型载体进行垂直放置,严防重物挤压和变形,还要定期对磁带进行倒带,避免磁带出现发霉现象,如果对盘片进行清洁,要用干净的药棉和高纯度酒精擦洗,不能随意擦拭,避免划伤盘片。其次,从信息内容的安全来说,保存在计算机和网络上的会计档案信息主要通过以下的方式来进行保护。一是建立信息安全规范;二是采用信息加密技术;三是采取信息认证技术;四是防治计算机病毒。

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